Положение о личном деле

1.Общие положения

1.1. Личное дело обучающегося представляет собой индивидуальную папку, в которой находится личная карта обучающегося (типографский бланк личного дела) и вложенные в личную карту обучающегося иные документы.

1.2.Информация личного дела обучающегося относится к персональным данным и не

может передаваться третьим лицам за исключением случаев, предусмотренных

законодательством.

1.2. Личное дело обучающегося является обязательным документом, которое оформляется на каждого обучающегося с момента поступления в школу и ведется до её окончания. 
1.3. При приеме ребенка в школу принимает документы в личное дело секретарь школы и передает классному руководителю для формирования личного дела обучающегося.

При поступлении ребенка в первый класс образовательного учреждения заполняется личная карта учащегося. В папку вкладываются иные документы в определенном порядке согласно данному положению. Заявление родителей секретарь регистрирует в Журнале регистрации заявлений в первый класс и делает отметку о наличие предоставленных документов .

1.4.Сформированные личные дела обучающихся 1-х классов классные руководители

передают секретарю в срок до 10 сентября текущего учебного года

1.5.Если ребенок поступает в школу в течение учебного года то в течение 3 дней с

момента передачи секретарем документов для оформления личного дела.

1.5.Категорически запрещается допускать обучающихся к работе с личными делами.

1.6. Личное дело имеет номер ( проставляет секретарь), соответствующий номеру в алфавитной книге записи обучающихся (например, № К-5 означает, что обучающийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).
1.7. Личные дела обучающихся ведутся классными руководителями. 
1.6. Заместитель директора по учебно-воспитательнойвоспитательной работе обязан систематически осуществлять контроль за правильностью их ведения. 
1.8. Записи в личной карте необходимо вести четко, аккуратно и только черным цветом ручки. 
1.9. Подпись директора школы и печать ставятся на следующие документы в личном деле:
на характеристику обучающегося, ( 4, 9 класс)
на табель успеваемости обучающегося,
на личную карту  по итогам года и на первую страницу при приеме в школу.
1.10. При выбытии обучающегося из школы переводных классов личное дело выдаётся секретарем на основании письменного заявления родителей или лиц, их заменяющих, при наличии запроса о выдаче личного дела из учреждения, в которое переходит обучающийся. Секретарь делает отметку в графе «Отметка о выбытии из школы» личного дела о дате и месте выбытия, директор скрепляет запись своей подписью и печатью. Личное дело может быть отправлено по почте при наличии письменного запроса из образовательного учреждения, в которое выбыл обучающийся.
1.11. По окончании школы личное дело обучающегося хранится в архиве школы 3 года.

2. Содержание личных дел учащихся

2.1.Перечень документов, содержащихся в личном деле при поступлении обучающегося на ступень начального или основного общего образования.

2.1.1.      Личная карта обучающегося.

2.1.2.      Копия свидетельства о рождении ребенка.

2.1.3.      Заявление  родителей (законных представителей) о приеме в школу.

2.1.4.      Договор о предоставлении начального и общего образования общеобразовательным учреждением.

2.1.5.       Копия свидетельства о регистрации ребенка по месту жительства на закрепленной территории.( акт о проживании без прописки)

2.1.6.      Другие документы по усмотрению родителей (законных представителей), обозначенные в заявлении о приеме в школу.

2.2.Перечень документов, содержащих в личном деле при поступлении обучающегося на ступень среднего (полного) общего образования.

2.2.1.      Личная карта обучающегося.

2.2.2.      Копия свидетельства о рождении ребенка (паспорта), заверенная.

2.2.3.      Заявление  родителей (законных представителей) о приеме в школу.

2.2.4.      Копия свидетельства о регистрации ребенка по месту жительства на закрепленной территории.( акт о проживании без прописки)

2.2.5.      Другие документы по усмотрению родителей (законных представителей), обозначенные в заявлении о приеме в школу.

2.2.6.      Копия аттестата об основном общем образовании (оригинал хранится у родителей).

2.2.7.      Договор о предоставлении общего образования  общеобразовательным   учреждением.

2.3.Родители (законные представители) ребенка, являющегося иностранным гражданином или лицом без гражданства, дополнительно предъявляют заверенные в установленном порядке копии документа, подтверждающего родство заявителя (или законность представления прав обучающегося), и документа, подтверждающего право заявителя на пребывание в Российской Федерации.

2.4.Документы подшиваются в личную карту обучающегося.

2.5. При приобщении в личное дело копий документов на них ставится заверительная надпись «Копия верна», подпись, указывается должность работника, дата подписи, инициалы и фамилия работника, печать.

2.6. Все документы иностранные граждане и лица без гражданства представляют на русском языке или вместе с заверенным в установленном порядке переводом на русский язык.

2..Не допускается хранение посторонних документов в личном деле обучающегося.

3. Порядок оформления личных дел

3.1. Если ребёнок ранее не учился в образовательном учреждении, классный руководитель заполняет личную карту обучающегося:
наклеивается на первую страницу личной карты обучающегося
фотография обучающегося 3*4; 
записывает общие сведения об обучающемся ( приложение 1);
располагает документы в соответствии с настоящим положением;

3.2. Если учащийся прибыл из другого образовательного учреждения, классный руководитель:
вклеивает фотографию обучающегося в личную карту, если её нет; 
располагает документы в личном деле в соответствии с данным положением;
проверяет личное дело на наличие всех документов в соответствии с данным положением. При отсутствии необходимых в личном деле документов, принимает меры к их восполнению.

3.3. Классный руководитель следит за актуальным состоянием документов в личном деле обучающегося.

3.4. Лицевая  сторона личной карты обучающегося   заполняется классным руководителем 

3.6.Общие сведения об обучающихся заносятся в личную карту обучающегося классным руководителем. Указывается статус родителей (законных представителей) – мать, отец, опекун, представитель по доверенности, попечитель, а также полностью имя, отчество и  фамилию на основании документов.

3.7. Сведения об обучающемся по мере их изменения уточняются и заносятся в личную карту классным руководителем.

3.8.При смене фамилии, адрес, формы обучения прежняя информация зачеркивается горизонтальной чертой, новая пишется рядом.

3.9.В конце учебного года классный руководитель:

3.9.1.Выставляет годовые оценки по учебным предметам в личную карту обучающегося

3.9.2.Делает отметку об итогах года:

3.9.3.Для обучающихся, не имеющих академическую задолженность по всем предметам

по  итогам учебного года вносится запись: «Переведен в ________класс»;

3.9.4.Для обучающихся, имеющих академическую задолженность по одному предмету по итогам учебного года вносится запись: «Переведен в ___ класс условно»;

3.9.5.Дя обучающихся завершивших основное общее образование, среднее полное общее образование вносится запись «Выпущен»;

3.9.6.Для обучающихся имеющих академическую задолженность по двум и более предметам вносится запись:  «Оставлен на повторное обучение в ______классе.»;

3.9.7.Для обучающихся отчисленных вносится запись: «Исключен».

3.9.8. Заносит сведения об изучении в текущем году факультативных курсов

3.9.9.Выполняет запись о наградах и поощрениях обучающегося по итогам текущего учебного года.

3.9.10. Пишет характеристику на обучающихся 4, 9 классов

3.10.По итогам ликвидации академической задолженности  в личной карте обучающегося:

3.10.1.Выставленная по итогам учебного года неудовлетворительная отметка по соответствующему предмету не исправляется;

3.10.2.Внизу страницы вносится запись: «Академическая задолженность по (название предмета) ликвидирована. Отметка по (название предмета) за ___ учебный год __ (__).  Протокол педагогического совета от___20  г. №___».

3.10.3.При не ликвидации академической задолженности в личной карте обучающегося:

- В графе итогов учебного года вносится соответствующая запись о решении, принятым  педагогическим советом, например: «Оставлен на повторное обучение в ______классе. Протокол педсовета от ___20   г. №___».

- Внизу страницы личной карты вносится запись: «Оставлен на повторное обучение в _классе в связи с тем, что академическая задолженность по (название предмета) за _учебный год не ликвидирована. Протокол педсовета от ___20  г. № ____»

3.11.По окончании каждого учебного года в графе «подпись классного руководителя» вносится подпись  классного руководителя и ставится печать школы.

3.12.Все записи в личной карте должны быть сделаны шариковой ручкой черного цвета четко и аккуратно, разборчиво.

4. Порядок выдачи личных дел

4.1. При переходе обучающегося на другое образовательное учреждение личное дело выдается на основании:

4.1.1.Письменного заявления родителей (законных представителей);

4.1.2.Обходного листа (обходной лист в библиотеке подписывается после полного возврата полученной литературы);

4.1.3.Документа, подтверждающего зачисление обучающегося в другое общеобразовательное учреждение.

4.2.В личную карту секретарем заносятся сведения о выбытии обучающегося из школы.

4.3. В личное дело при выбытии обучающегося из школы в течение учебного года вкладывается ведомость текущих отметок по всем учебным предметам, заверенная подписью директора и печатью школы.

4.4.Выдача личных дел производится секретарем.

4.5. Выдача личных дел осуществляется только родителям (законным представителям) обучающихся.

4.6. При выдаче личного дела секретарь оформляет запись в алфавитной книге о выбытии обучающегося.

4..Личные дела обучающихся, окончивших Гимназию или выбывших по иным причинам передаются в архив.

5. Порядок хранения личных дел

5.1.Личные  дела обучающихся в период обучения хранятся в строго отведенном  месте (приемной).

5.2.Доступ к личным делам обучающихся имеет только секретарь, отвечающий за хранение личных дел обучающихся;  классные руководители ответственные за ведение личных дел.

5.3.Право доступа к документам личного дела обучающегося имеют заместители директора по воспитательной работе, учебно-воспитательной работе.

5.4.Личные дела обучающихся одного класса находятся вместе в одной папке и раскладываются в алфавитном порядке.

5.5.Н торце папки записывается: класс, учебный год, ФИО классного руководителя

5.6.В папке личных дел класса находится список обучающихся с указанием фамилии, имени, отчества, даты рождения, номера личного дела, домашнего адреса и Ф.И.О. классного руководителя. В начале  учебного  года список обновляется. В течение учебного года в список вносятся изменения, дополнения в  соответствии с движением обучающихся.

5.7. В папке личных дел класса хранится Журнал регистрации инструктажей по технике безопасности обучающихся классным руководителем.

5.8.Контроль за состоянием и ведением личных дел осуществляется заместителем директора по воспитательной работе   и директором школы.

5.9. По окончании школы личное дело обучающихся хранится в архиве в течение трех лет, после чего уничтожается в установленном порядке.

Локальный акт действует до его замены новым.

ПРИЛОЖЕНИЕ №1

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ЛИЧНАЯ КАРТА ОБУЧАЮЩЕГОСЯ

N _____ __

Зачислен в _______________класс

«__» _________________ г.

________________________________

(подпись директора)

печать МОУ

М.П.

Личная карта обучающегося является документом, хранится в общеобразовательном учреждении и при переходе обучающегося в другое общеобразовательное учреждение выдается его родителям (законным представителям).