Консультация на тему «Correspondence - Деловая переписка. Общие правила»

Correspondence - Деловая переписка

О Б Щ И Е  П Р А В И Л А

Любое деловое письмо в Америке содержит четыре части. Сюда входят|

1. СВЕДЕНИЯ об отправителе (т.наз.'letterhead')- название фирмы

или имя и фамилия частного лица,адрес и телефон. Почти все американские

предприятия и официальные учреждения пользуются готовыми бланками

напечатанными наверху "letterhead". Частным лицам приходится печатать

эти сведения заново на машинке.

Под "letterhtad" ставится дата отправления. В письмах частных лиц

эта первая часть помещается в правой стороне листа. Приведем пример:

Joseph Stern

214 West 81st St., 34-A

New York, N.Y. 10024.

Tel.(212) 424-4600

March 6,1989

2. ВСТУПИТЕЛЬНА ЧАСТЬ письма (opening) расположена слева - на

несколько интервалов ниже первой части. В этой второй части делового

письма указываются учреждение ,фирма или частное лицо, к которым

письмо обращено. Приведем пример:

Mr.Robert Smith

Direktor of Marketing

Furniture Center

234 Main Street

Flushing ,N.Y. 11355

Как видно из приведенного примера ,перед именем и фамилией адресата

употребляется сокращение Mr. (а также Mrs.,Ms.,Miss).В первой части

письма ("letterhead") избегайте употребления сокращений Mr., Mrs.,Miss

или Ms., ибо речь идет о вас, а себя не принято называть таким обра-

зом. Если вы не знаете фамилии адресата, рекомендуется писать:

Attention (Attn.:Director of Personnel.Внимание: начальник кадров).

Если в вашем письме фигурирует "Attn...",то это следует напечатать

под названием фирмы или учреждения. Целесообразно также пользоваться

формулой Attention....(Atten...) на конверте. Таким образом ,вы

будете уверены в том, что ваше письмо будет передано лицу, которому

оно адресовано.

К вступительной части относится и обращение к адресату. Следует

отступить миниум на два интервала от последней строчки адресата по-

лучателя письма.Если вы не знаете фамилии адресата ,то следует ,напр.,

писать: Dear Sir:(ед. число); Gentlemen:(мн.число).

Иные случаи обращения к адресату (если фамилия известна):

Dear Mr.Jones:

Dear Mrs. Miller:

Dear Ms. Siberstein:

Dear Professor Lee:

Dear Dr. Richardson:

После обращения следует ставить двоеточие (в отличие от русского

языка ,где в этих случаях стоят восклицательный знак или запятая).

Желательно , чтобы письмо умещалось на одной странице. Следует

обращать внимание на то,чтобы начало и конец письма находились на

одинаковом расстоянии от верхнего и нижнего края листа(т.н. centering).

Таким образом, обращение к адресату следует поместить ниже, если

текст письма короткий. Если вам надо писать письмо,которое займет

большую часть страницы, то следует поместить обращение к адресату

соответственно выше.

3. ОСНОВНОЙ ТЕКСТ. После обращения к адресату следует оставить перед

основным текстом промежуток в два интервала. Оптимальный вариант

делового письма- текст,состоящий из двух обзацев. Между абзацами

следует также оставить промежуток в два интервала . Текст письма

печатайте через один интервал. Если ваше письмо очень короткое

(состоящее из нескольких строк), то лучше оставлять между строч-

ками два интервала и располагать текст письма в центре листа.

4. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ часть письма (closinng). Концовка письма состоит

из формулы-заверения в уважении, собственноручной подписи отправи-

теля письма и имени и фамилии отправителя,отпечатанных на машинке.

Примеры:

1) Yours truly

John King (собственноручная подпись)

John King (напечатано на машинке)

2) Sincerely yours

Richard White (собственноручная подпись)

Richard White (напечатано на машинке)

3) Cordially yours

George Smirnov (напечатано на машинке)

Vice President ( должность)

Как видно из третьего примера, отправителю,занимающему в фирме

или учреждении определенную должность, следует указать ее под своей

фамилией .

Среди разных формул-заверений в уважении, наиболее официальными

являются: yours truly или yours very truly. Менее официальными

но вполне вежливыми являются остальные формулы: sincerely yours,

cordialy yours.

Если вы посылаете письмо с приложением, то следует это указать:

Еnclosure (или Encl.).

How to write the business letter

Business letters are used as ways of communicating between companies. They may be used to request information, send information, sell products or for dozens of other reasons. Either way, business letters must look professional.

A letter from your company is often the first impression that a potential client receives about your business. You want that this impression to be a good one and the way to do that is to format your business letters correctly and professionally.

Each basic part of a business letter is listed below with a complete explanation of its purpose. An example letter is provided as a reference at the end of this article.

Heading

The heading of a letter is the address of the sender. Most businesses have a letterhead with this information already imprinted. If you do not have a pre-printed letterhead, you can create one on your computer that looks very professional. You should include the name of the company, the address, phone and fax numbers and e-mail address. You may also choose to include your company's logo. If you are not using a letterhead, you should enclose a return address (this is simply the address of the letter's sender).

Date Line The date line is just what it implies, the date. The month should be written out in full, followed by the date and the year, also written out in full. Example: January 1, 2000. If you are using a company letterhead, the date line should be typed three lines below the heading. If you are using a return address, type the date line directly below the return address, leaving no spaces.

Inside Address The inside address is the name and address of the person or business that you are sending the letter to. The person the letter is addressed to is also called the addressee. Type the inside address five lines under the date line. The inside address should contain the same information that will be used on the envelope.

Salutations

The salutation is the letter's greeting. It should be typed two lines underneath the inside address. Include the addressee's name and courtesy title along with the greeting.

Example: Dear Mrs. Pipes

Body of Letter

The body of the letter is where you discuss the purpose of the letter. The body begins two lines below the salutation. Usually the body paragraphs should be single spaced with two spaces between each paragraph. If the letter is very short, you may use double spaces between the sentences to give a balanced look to the letter.

Complimentary Close

The complimentary close is a courtesy signal at the end of each letter. It should be typed two lines below the body of the letter. Keep your complimentary close professional. Never close a business letter with Love, Your Friend or any other personal notation. Some good, professional choices are Sincerely, Cordially, Regards, and Respectfully.

Writer's name and title

The writer's name should be typed on the fourth line following the complimentary close. The writer's title should be on the line directly below the name. The space in between the complimentary close and the typed name, is to be used for the writer's signature.

Example: Jeremy Christopher

Vice President

EXAMPLE:

123 Any Street

Anywhere, FL 33333

January 1, 2000

Dear Mrs. Pipes:

This is where you will begin the first paragraph of your business letter. Do not indent any spaces in a block format. Start each line at the left margin. When you are ready, you may go on to your second paragraph.

This is where you will begin your second paragraph of your business letter. Just as in the first letter, you will not indent the paragraph. You should leave one line between the two paragraphs. After you have finished writing your letter, you are almost done.

Sincerely,

Rhonda Avery

Letter Writer