Материал для самостоятельного изучения для обучающихся объединения "Декоративно-прикладное творчество"

При подведении итогов любого проекта следует помнить ряд правил, которые позволят проанализировать результаты, как хорошие, так и не очень, и сделать правильные выводы для повышения качества исполнения в будущем. Такой анализ поможет выявить плюсы и минусы принятых решений, оценить роль, влияние и успехи участников проекта, получить полезную обратную связь и сформировать правильное отношение к итогам проекта.

Цели и задачи подведения итогов проекта

Итоги любого проекта можно и следует использовать для улучшения и умение извлекать уроки, как из своего, так и из чужого опыта. Основная задача — обогатить корпоративную управленческую базу знаний и ускорить приумножение и распространение опыта в организации. Вторичная, но важная задача – повысить уровень внутрикорпоративных коммуникаций и организовать конструктивные потоки обмена мнениями. Это послужит повышению открытости к сотрудничеству и качества совместной работы.

Когда следует подводить итоги?

Подведение итогов проекта нужно начать сразу же после сдачи результатов проекта или по завершению работ по проекту (в зависимости от того, что наступит ранее).

Для сложных, многоэтапных проектов подведение итогов начинается сразу же по завершению каждого существенного этапа. Это необходимо, чтобы успеть вовремя определить возможные проблемы и как можно быстрее исправить проблематичные процессы и методы работы.

Обратите внимание на эти советы:

Обсуждая итоги проекта, разделяйте проблемы и обстоятельства – проблемы нужно решать, а обстоятельства брать в расчёт.

Определяйте чёткие и выполнимые задачи по улучшению процессов и методов работы.

Фокусируйтесь на деле, а не «теле»

Будьте справедливы и объективны.

Отчет по итогам и распространение результатов

Отчет по итогам проекта, его презентация и обсуждение являются эффективнейшим методом распространения опыта в организации.

Письменный отчёт или презентация предназначаются не только для «внутреннего круга», но также для тех, кто незнаком с деталями проекта и его участниками. Отчет должен быть написан понятным, «человеческим языком». Важна логическая и последовательная структура документа презентации.

При проведении «очной» презентации и обсуждения важно предназначить информацию в первую очередь «внутреннему кругу» – прямым участникам проекта и непосредственному руководству.

Собрание по итогам проекта является подобающим форумом для обсуждения соответствующих вопросов, проблем проекта и предложений по улучшению бизнес-процессов. Необходимо содействовать поддержанию открытой дискуссии по результатам поведения итогов и задачам на улучшения процессов.

Итоговый отчет составляется согласно следующей структуре:

«О проекте» («Предыстория», «Цели и задачи проекта», «Ожидания» – что планировали и что получили);

«Участники и партнеры»;

«Планируемая и реальная активность»;

«Взаимосвязь и зависимость от других систем/проектов и внешних источников» (сюрпризы и проблемы – что произошло, когда обнаружилось, и на что повлияло); 

«Ход работ проекту» (план vs. факт по основным этапам и обязательным вехам проекта). Включает такие обстоятельства как ранняя /поздняя сдача, качество результатов работ, команда проекта и её загрузка; выполнения плана проекта, и т.п.);

«Основные проблемы проекта – что было плохо» (что произошло, почему так получилось, когда обнаружилось, на что повлияло, что сделали, как помогло, что надо сделать в следующий раз); 

«Достижения и успехи – что было хорошо/удачно» (успешно реализованные задачи, что повлияло на реализацию, как сохранить и закрепить результаты для следующего раза);

«Список отличившихся» – информация о учениках, которые внесли существенный вклад в успех проекта»;

«Предложения по улучшению работы».

Подведение итогов не означает поиск виноватых

Основная цель «разбора полётов» по проекту это улучшение работы корпорации и её бизнес-процессов. Важно помнить, что подведение итогов проекта ни в коем случае не должно скатиться в сведение персональных счётов. Поэтому на протяжение всего процесса подведения итогов и анализа результатов надо разделять понятия «ответственность за исполнение» и «вина» (за неисполнение).

Источник https://hr-tv.ru/articles/podvedenie-itogov-proekta.html