Электронный документооборот (ЭДО)
Роль информационных технологий в работе правовых органов значительно усилилась после введения ЭДО. Электронный документооборот совместно с его электронной подписью (ЭП), были разработаны и внедрены в результате выполнения целевой программы «Электронная Россия».
На сегодняшний день ЭДО постоянно совершенствуется, трансформируясь в электронные доказательства и систему их оценки. Это допускается такими нормативными документами, как ГПК, УПК, а также АПК России.
Электронный документооборот в юридической сфере выступает в форме:
электронных доказательств;
электронной системы, оценивающей эти доказательства.
Электронными доказательствами являются аудио- и видеозаписи, электронные переписки, SMS-сообщения и т. д. К рассмотрению они принимаются в том случае, когда несут на себе следы каких-либо правонарушений. Это могут быть письма с угрозами, SMS-мошенничество и т. д.
Преимущества ЭДО.
Во-первых, это прозрачность бизнес-процессов. Контроль над исполнением, получением, созданием и, вообще, существованием документов в электронной системе осуществляется быстрее и проще, что позволяет следить за бизнес-процессами руководству и линейным руководителям.
Также несомненным преимуществом электронного документооборота является повышение исполнительской функции. По статистике достаточно большой процент поручений не выполняется работниками. В системе электронного документооборота руководитель может контролировать все рабочие процессы, скорость и качество выполнения, а, главное, результат работы.
Сокращает временя на обработку и исполнение самих документов. Электронный документооборот обеспечивает более быстрое создание, поиск, обработку и рассылку документов, а также автоматическое составление сводок, отчетов и реестров, что позволяет оперативно и качественно выполнять работу и, в конечном итоге, оптимизировать бизнес-процессы.
Следует отметить, что электронный документооборот имеет и свои недостатки.
Существенным минусом системы электронного документооборота является проблема сохранности документов. Ведь в любой момент в компьютер может проникнуть вирус, не сработать система сохранения документов. Проблему можно решить созданием системы резервирования.
Одним из минусов системы электронного документооборота являются кадры, или персонал, который занят в системе. В процессе автоматизации документооборота, возможно, не удастся избежать стрессов среди сотрудников, привыкших к ручному труду и обладающих недостаточными знаниями об электронном документообороте.
В
системе электронного документооборота особенно важен грамотный ввод данных. Человеческий фактор здесь особенно важен, ведь от качественной работы квалифицированного персонала будет зависеть дальнейшее бесперебойное функционирование системы.
