Статья «Использование Microsoft Word в организации документооборота образовательного учреждения. Достаточно ли сегодня офисного пакета для организации документооборота в учебном заведении?»

Появление компьютеров вызвало глобальный интерес к применению их во всех сферах жизни общества. Процесс компьютеризации представляет собой необратимый процесс развития, при котором происходит качественные улучшения, способствующие рационализации рабочего времени, если это время связано с процессом пользования офисного пакета программ, предназначенных для той или иной цели. Информатизация различных сфер общества является процессом привычным на сегодняшний день, с которым трудно спорить. Современный мир диктует новые требования, предъявляя новые способы и технологии средства. Компьютер давно не является экзотикой, а компьютерная грамотность становится компетентностью, который должен обладать современный и востребованный работник той или иной отрасли. В мире информационных технологий наметилось немало положительных тенденций. Претерпели изменение и усовершенствовались электронно-вычислительные машины, позволяя осуществлять человеку все больше операций с информацией и ее обработкой. Информация сегодня является очень актуальным звеном в работе практически во всех сферах жизни общества. Ее объем существенно растет и позволяет говорить об ее избыточности. В таком режиме человеку необходимо грамотно использовать данные и уметь создавать новые с помощью соответствующих программ. Обработка и передача информации имеет решающее значение как для повышения качества и доступности, так и для повышения эффективности процессов управления на различных уровнях. С помощью программных средств человек осуществляет эффективный синтез, анализ и структуру имеющихся данных, используя при этом интерфейс и функциональные возможности программного обеспечения. В каждой из отраслей используется разный набор программ, учитывая специфику данных и тип учреждения. В системе образовательного пространства внедрение информационных технологий является само собой разумеющейся необходимостью, поскольку вызвана целью систематизировать, упорядочить и обработать имеющийся набор данных. Образовательное пространство состоит из большого класса подразделений, в каждой из которых существует определенный набор данных, которые поддаются обработке и систематизации. Каждая такая отдельная микро организация имеет свой пакет документов, который представляет собой различные формы представления данных. Согласованная слаженная работа служб одной организации по обмену информацией в виде отчетов, списков и прочих нормативных документов является документооборотом. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов. В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях государственного управления, где и образовательная система не становится исключением. Документооборот своего рода движение документов с момента создания и отправки по месту требования до момента его получения интересующей стороной. Вопрос использования средств деловой коммуникации сегодня является актуальным. Для этих целей в образовательном учреждении используется то или иное программное обеспечение с имеющимся пакетом лицензионных программ. Одной из таких программ, позволяющих создавать текстовые документы является текстовый редактор Microsoft Word, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов.

Текстовый редактор Word позволяет, благодаря своему функционалу, осуществлять операции с текстовыми данными. При необходимости создавать документ в данной программе пользователь использует три основные группы операций:

Операция ввода данных;

Операция редактирования;

Операция форматирования;

Операция сохранения документа и его распечатки.

Текстовый редактор прошел длительный путь развития от элементарной программы, выполняющей несколько операций до программы, имеющей целый набор функций, позволяющих осуществлять ряд важных для пользователя преобразований. Благодаря своему набору усовершенствованных функций текстовый редактор до сих пор пользуется популярностью у работников различных сфер, поскольку удобный интерфейс и возможности программы позволяют создать нужный фрагмент текста, представить его в нужной интерпретации.

Говоря о документообороте в образовательном учреждении, нужно заострить внимание на конкретных письменных формах, которые имеются в структуре документов. Каждый документ, находящийся в структуре документооборота имеет установленный состав и порядок расположения реквизитов. Существуют внутренние документы - официальные бланки, не выходящие за пределы образовательного учреждения, как правило, это акты, справки, устав, положение, документы, создаваемые для оперативных вопросов. В образовательном учреждении имеется секретарь, в обязанности которого входит контроль по делопроизводству. ответственный за соответствие всем нормам и правилам, согласно ГОСТу.

Спецификации формата Word не разглашаются. Доступ к ним имеют лишь официальные партнеры корпорации Microsoft, а также правительства некоторых государств. Современные технологии позволяют организовать полностью безбумажный обмен документами, однако на практике электронные документы часто выступают всего лишь двойниками бумажных документов. Говоря о документообороте, можно выделить несколько его видов.

Бумажный документооборот означает, что этапы передачи из одних рук в другие осуществляется посредством бумажной формы. В связи с появлением компьютеров и программных средств появился смешанный документооборот, принципом которого является передача электронного документа между компьютерами локальной сети, который в свою очередь был создан в соответствующей программной среде. Последним является безбумажный документооборот. Принцип этого вида заключается в полном его электронном компоненте, где сила документа подтверждается электронной подписью.

Рис.1. Смешанный документооборот

Использование программы Microsort Word в структуре образовательного учреждения регламентируется принятыми в организации уставом пользования лицензионным программным продуктом с одной стороны и бытующей привычкой принятия одной формы документооборота с другой. Программные продукты как и технологии значительно изменяются по мере требований пользователей и заказов общества. Сегодня существуют новые способы организации документооборота, которые сделают процесс передачи менее затратным с точки зрения пользования бумагой. Сегодня на рынке программных средств существуют другие возможности, которые предлагают целый ряд удобных для пользователя функций. Речь пойдет об офисе Microsoft Office 365. Данный пакет средств предлагает пользователям новый формат организации образовательного пространства в перспективе создания удобных сценариев реализации деятельности.

Рис.2. Организация коллективного документа online

Современный подход к совершенствованию документооборота с целью рационализации образовательного пространства создает новые условия работы, при которых возможны совместная деятельность, коллективные формы организации. Такой подход позволяет одной группе людей выполнять одновременно преобразования файла, находясь в режиме «здесь и сейчас», достаточно просто настроить доступ.

Пока сложно говорить о том, сможет ли такая монолитная формальная образовательная структура перевести свою деятельность в облако, но думаю, со временем информатизация возьмет свое первенство в каждой структуре, где она будет уместна.

Ряд улучшений, предлагаемых разработчиками в совокупности составляют благоприятные условия для пользования иным пакетом программных средств и технологий, помимо заявленных стандартных ранее форм работы, которые плотно закрепились в структуре различных подразделений.

Документооборот в образовательном учреждении будет эффективным, поскольку в новом пакете предлагается:

- совместная работа в реальном времени. Если сохранить документ в OneDrive или SharePoint и поделиться им с коллегами, которые используют Word 2016 или Word Online, можно сразу же видеть изменения, вносимые другими. После сохранения документа в Интернете нужно щелкнуть значок "Общий доступ" для создания ссылки или приглашения, отправляемого по электронной почте. После того как другие участники группы откроют документ и согласятся автоматически отправлять изменения, можно будет видеть их работу в режиме реального времени.

- представлена полезная информация на основе имеющихся данных. Интеллектуальный поиск на основе Bing позволяет изучать информацию прямо в Word 2016. Выделив слово или фразу, нужно щелкнуть их правой кнопкой мыши и выбрать команду "Интеллектуальный поиск". Откроется область "Аналитика" с определениями, вики-статьями, а также популярными поисковыми запросами по соответствующим темам.

- рукописные уравнения. Вводить в документы формулы стало намного проще. Можно в любой момент выбрать команду Вставка > Формула > Рукописное уравнение и добавить в документ сложное математическое уравнение. Если используется устройство с сенсорным экраном, вводить уравнения можно пальцем или пером от руки, и Word 2016 преобразует их в текст. Если нет такого устройства, для рукописного ввода можно использовать мышь. По мере ввода также можно удалять, выделять и исправлять ошибки.

Так как в структуре образовательного учреждения преподаватель при составлении конспекта урока использует редактор формул, то для него такая функция будет вполне приемлема.

- улучшенный журнал версий. Теперь с помощью команды Файл > Журнал можно просмотреть весь список изменений, внесенных в документ и получить доступ к предыдущим версиям.

- более удобный общий доступ. Команда "Общий доступ" позволяет делиться документом с другими людьми в SharePoint, OneDrive или OneDrive для бизнеса или отправлять его копию во вложении электронной почты.

- интеграция с OneDrive. Пользователь может получать доступ к своим документам Office независимо от того, где находится и какое устройство использует. Для этого документы надо предварительно сохранить в OneDrive. Таким образом, можно продолжить работу над документами с того места, на котором остановились, а также работать совместно с другими пользователями, находясь в офисе, дома или даже в пути.

- быстрое форматирование фигур. При вставке фигуры из коллекции "Фигуры" можно выбрать готовую заливку и цвета темы, чтобы быстро получить нужный результат.

Использование привычных технологий, как посчитают многие сотрудники области образования, школы, институты, колледжи, обеспечивает привычную стабильность, выработанную многими годами.

На смену устало используемых технологий, которые крепко укрепились в структуре образовательного труда, в системе документа оборота, следует, на мой взгляд, отойти от традиционных форм работы и перейти к новым условиям организации образовательного пространства.

Следующими программными продуктами, которые следует использовать в документообороте образовательных организаций с целью облегчить, рационализировать и максимально минимизировать транспортировку документов по структурным компонентам одного учреждения, является документы google.

По своим функциональным возможностям средства google для организации документооборота представляют больше возможностей, которые будут эффективными с точки зрения работы с документами. Среди таких возможностей можно выделить мгновенный анализ данных в виде графиков, статистических расчетов, процентного соотношения и т.д.

Функциональность онлайновых сервисов, которые предоставляет пользователям Google и прочие компании, расширяется день ото дня. Количество и многообразие различных проектов уже давно стало достаточным для того, чтобы большинство повседневных задач выполнялось с помощью всего одной программы - браузера. В режиме онлайн можно смотреть видео, работать с офисными документами, ну и, конечно же, общаться с другими пользователями.

Несмотря на то, что сервис "Документы Google" (Google Docs) ориентирован, главным образом, на тех, кто работает с документами и таблицами, его возможности уже давно вышли за рамки стандартных офисных задач. Сегодняшние "Документы Google" - это вполне легальный способ обмена файлами с другими интернет-пользователями, онлайновая система для распознавания текста, средство для быстрого просмотра своих файлов с портативных устройств и т.д.

Таким образом, на основании выше изложенного можно сделать вывод о том, что эффективными средствами организации образовательного пространства и документооборота станет эффективное средство информатизации, которое обладает прочным инструментарием, интерфейсом и функциональными возможностями, позволяющими качественно выполнять образовательные задачи.

Отвечая на вопрос темы: «Достаточно ли сегодня офисного пакета для организации документооборота в учебном заведении?», я отвечу, что не достаточно, обосновывая свое суждение на том, что технологии XXI века должны вести за руку учителя XXI века, действуя в едином тандеме, осуществляя образовательные задачи, не исказив при этом роль и значимость тех технологий, которые могут быть использованы в системе образовательных привилегий.

Литература

Документооборот и делопроизводство в школах. Москва. 2002.

Делопроизводство. В образовательных учреждениях. Правовое регулирование. Москва. 2004.

Фриш Г.Л. Годовая циклограмма приказов по школе. Москва. 1999.

Фриш Г.Л. Номенклатурная документация Общеобразовательного учреждения. Москва УЦ «Перспектива» 2001.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Москва. 2000.

Справочник руководителя Образовательного учреждения. № 4 2003 стр. 16–26

7. Справочник руководителя Образовательного учреждения. №5 2003 стр. 43–51