Плакат на тему "Электронный документооборот"

Электронный документооборот (ЭДО)

Роль информационных технологий в работе правовых органов значительно усилилась после введения ЭДО. Электронный документооборот совместно с его электронной подписью (ЭП), были разработаны и внедрены в результате выполнения целевой программы «Электронная Россия».

На сегодняшний день ЭДО постоянно совершенствуется, трансформируясь в электронные доказательства и систему их оценки. Это допускается такими нормативными документами, как ГПК, УПК, а также АПК России.

Электронный документооборот в юридической сфере выступает в форме:

электронных доказательств;

электронной системы, оценивающей эти доказательства.

Электронными доказательствами являются аудио- и видеозаписи, электронные переписки, SMS-сообщения и т. д. К рассмотрению они принимаются в том случае, когда несут на себе следы каких-либо правонарушений. Это могут быть письма с угрозами, SMS-мошенничество и т. д.

Преимущества ЭДО.

Во-первых, это прозрачность бизнес-процессов. Контроль над исполнением, получением, созданием и, вообще, существованием документов в электронной системе осуществляется быстрее и проще, что позволяет следить за бизнес-процессами руководству и линейным руководителям.

Также несомненным преимуществом электронного документооборота является повышение исполнительской функции. По статистике достаточно  большой процент поручений не выполняется работниками. В системе электронного документооборота руководитель может контролировать все рабочие процессы, скорость и качество выполнения, а, главное, результат работы.

Сокращает временя на обработку и исполнение самих документов. Электронный документооборот обеспечивает более быстрое создание, поиск, обработку и рассылку документов, а также автоматическое составление сводок, отчетов и реестров, что позволяет оперативно и качественно выполнять работу и, в конечном итоге, оптимизировать бизнес-процессы.

Следует отметить, что электронный документооборот имеет и свои недостатки.

Существенным минусом системы электронного документооборота является проблема сохранности документов. Ведь в любой момент в компьютер может проникнуть вирус, не сработать система сохранения документов. Проблему можно решить созданием  системы резервирования.

Одним из минусов системы электронного документооборота являются кадры, или персонал, который занят в системе. В процессе автоматизации документооборота, возможно, не удастся избежать стрессов среди сотрудников, привыкших к ручному труду и обладающих недостаточными знаниями об электронном документообороте.

В системе электронного документооборота особенно важен грамотный  ввод данных. Человеческий фактор здесь особенно важен, ведь от качественной работы квалифицированного персонала будет зависеть дальнейшее бесперебойное функционирование системы.