Делопроизводитель Общая характеристика профессии
Содержание труда Делопроизводитель – специалист по работе с документацией. Делопроизводитель может работать в любой организации, имеющей документооборот.
Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя, при этом основные функции заключаются в следующем: ведение документооборота компании; регистрация и обработка корреспонденции; ведение телефонных переговоров и работа с клиентами; контроль своевременного исполнения документов; ведение архива документов; знание основных положений ЕГСД (Единой государственной системы делопроизводства) и нормативно-правовых актов, содержащих правила ведения документации в определенной организации; В некоторых компаниях делопроизводитель занимается переводом корреспонденции и документов с английского на русский и наоборот.
Личные качества Умение ладить с людьми. Общительность. Доброжелательность. Эмоциональная устойчивость. Самообладание. Ответственность. Организованность. Хорошая оперативная память. Способность концентрировать и распределять внимание. Хорошая зрительно-моторная координация. Общая культура и правильная речь. Часто - знание иностранного языка.
Квалификационные требования Высшее (средне-специальное) образование Владение ПК и офисной техникой Знание делопроизводства Умение вести коммуникации с клиентами
Медицинские противопоказания Заболевания органов дыхания Заболевания сердечно-сосудистой системы Заболевания нервной системы
Родственные специальности Диспетчер на телефоне Секретарь-машинистка Секретарь-референт Сотрудник справочной службы
Родственные специальности Диспетчер на телефоне Секретарь-машинистка Секретарь-референт Сотрудник справочной службы
Немного истории… Исторически профессия делопроизводителя сложилась из родственных профессий: писаря, секретаря, личного помощника представителя власти. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в X веке в древнерусском государстве была культура написания документов. В конце прошлого века появилась профессия «делопроизводитель».
Считается, что термин ≪документ≫ в русский язык ввел Петр I, применив его в значении ≪письменное свидетельство≫, подчеркнув тем самым правовой аспект понятия. Управленческий характер документа как носителя информации, предназначенной для организации координации совместной деятельности людей, утвердился в XIX в. Однако в практической работе учреждений дореволюционной России, а затем в советское время вплоть до 20-х годов XX в. термин ≪документ≫ почти не употреблялся. Использовались в качестве тождественных такие понятия, как ≪грамота≫, ≪акт≫ и в особенности — ≪деловая бумага≫.
Позднее в 30-х годах XX в. в нормативных актах Советской власти появился термин ≪служебный документ≫, затем, по мере накопления знаний о закономерностях образования и функционирования документов, внедрения новых видов материальных носителей информации, термин ≪документ≫, постепенно эволюционируя, стал наполняться современным содержанием и закрепился сначала в формулировках государственных стандартов СССР, а затем, с учетом уточнений и необходимости удостоверения официальности документа (его идентификации), — в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
Историческая справка
Становление делопроизводства в России Содержание вида деятельности, которая традиционно именуется делопроизводством, может быть представлено тремя составляющими: — документирование сведений (сообщений, данных) о фактах, событиях, явлениях частной и общественной жизни людей; — организация и технология работы с документами в учреждении, на предприятии, фирме, именуемые термином ≪документооборот≫; — хранение документов после окончания работы с ними как особая сфера деятельности, обозначаемая термином ≪архивное дело≫. Такое понимание делопроизводства сложилось не сразу, оно формировалось длительное время, без преувеличения, на протяжении веков.
Становление российского делопроизводства от стихийного зарождения деловой переписки до появления той или иной системы работы с документами историки, ученые-документоведы тесно увязывают с преобразованиями в области государственного устройства, реформирования аппарата управления страной, отраслями деятельности людей, нуждающихся в документировании результатов своей работы 1. Делопроизводство в дореволюционной (до 1917 г.) России: — от появления первых документов до приказного делопроизводства включительно (Х-ХУ вв.); — коллежское делопроизводство (XVIII в.); — министерское (исполнительное) делопроизводство (XIX- начало XX в.). 2. Делопроизводство в СССР (1917-1991 гг.): — от разрозненных усилий по упорядочению делопроизводства до разработки Единой государственной системы делопроизводства (1917-1973 гг.); — от традиционного делопроизводства к документационному обеспечению управления. 3. Современное российское делопроизводство.
Самой древней формой документа на Руси была грамота — лист пергамента шириной около 3,5 вершка (15-17 см). Пергамент представлял собой специальным образом выделанную телячью, баранью или козлиную кожу. Размеры документа могли быть разной длины (десятки метров) за счет подклейки следующих листов, образуя собой столбец. Отсюда название данной технологии работы с документами — столбцовое делопроизводство. Российское делопроизводство как система начинает складываться с середины XV в. по мере превращения Московского княжества в великорусское государство.
В период действия делопроизводства, получившего название приказного, царь издавал указы, акты, жалованные грамоты, Боярская дума — ≪приговоры≫, от приказов на места направлялись ≪памяти≫. На местах воеводы в подчинении имели свою ≪канцелярию≫ — приказную избу со штатом в виде ≪меньших≫ воевод, дьяков и подьячих. Из приказных изб ≪наверх≫ посылались ≪отписки≫ (отсюда родилось название бессодержательного чиновничьего ответа на какое- либо обращение). В приказной избе хранились деньги, городская печать, велось делопроизводство. Считается, что в этот период родились термины ≪дело≫ как собрание документов по какому-либо вопросу и ≪делопроизводство≫ как процесс производства (вершение) дел.
Еще в XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, и свиток из подклеенных друг к другу бумажных листов мог иметь большие размеры, создавая неудобства в обращении и хранении документов. Например, Соборное уложение 1649 г. имело в длину 309 метров Рис. 1.1. Соборное уложение 1649 г.
Еще в XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, и свиток из подклеенных друг к другу бумажных листов мог иметь большие размеры, создавая неудобства в обращении и хранении документов. Например, Соборное уложение 1649 г. имело в длину 309 метров Рис. 1.1. Соборное уложение 1649 г.
Таким образом, система государственного управления, сложившаяся к концу XVII в., вызвала к жизни систему приказного делопроизводства с ее обширным бумажным ≪ведением дел≫ — делопроизводством. В истории России появились служивые люди, которые стали профессионально заниматься документированием управления по установленным правилам. Новый этап становления российского делопроизводства связан с именем Петра I и его коренными реформами в управлении государством. Уже в начале своего правления (1700 г.) Петр I отменяет столбцовую форму документов, происходит всеобщий переход к листовой, бумажной форме.
В результате реформ в делопроизводстве и практике управления по примеру западных образцов появились многие новые термины и названия документов: указы, регламенты, архив, архивариус, протоколы, рапорты, корреспонденция, журналы, инструкция, реляция, прошения (вместо — челобитная), инспектор, администратор и др., которые находят применение и в наше время.
Гаврила Романович Державин Гаврила Романович Державин около двух лет прослужил личным секретарем Екатерины II и был так ретив в исполнении своих обязанностей, что его перевели из секретарей в сенаторы, дабы не надоедал государыне своими вздорными и запутанными делами.
Михаил Сперанский Один из самых справедливых политиков России Михаил Сперанский в начале своей блистательной карьеры был личным секретарем влиятельного вельможи, князя Куракина. Следующим этапом стала должность статс-секретаря при Александре I.
Михаил Глинка Первым рабочим местом композитора Михаила Глинки было место секретаря в канцелярии Совета путей сообщения. Он часами сидел за столом с пером и бумагой и писал. Что писал – это никого не интересовало. А Глинка писал романсы.
Антуан Галлан Секретарь французского посольства в Стамбуле Антуан Галлан в один свободный день купил на базаре старую арабскую рукопись «1001 ночь». Он перевел ее, издал и этим обессмертил свое имя.
Агата Кристи Секретарь английского археолога Макса Меллоуна писала романы, которыми зачитывались во всем мире. Тиражи ее произведений уступают только Библии. Но, тем не менее, она считала, что главной для нее является именно работа секретаря. Ее звали Агата Кристи.
Джоанн Роулинг Джоанн Роулинг стала работать секретарем сразу после окончания университета и была, по ее признанию, «самым худшим секретарем в мире», поскольку параллельно писала рассказы и забывала о своих прямых обязанностях.
Возможно, здесь будет ваша фотография…
В целом развитие делопроизводства советского периода, в особенности 70-80-х годов XX в., оценивается учены- ми-документоведами весьма положительно. Начав в 20-х годах с отдельных административных мер по упорядочению документирования, оно пришло к созданию общегосударственной системы делопроизводства, отвечающего на начало 90-х годов соответствующим требованиям научно-технического прогресса конца XX в., став основой формирования современного делопроизводства в Российской Федерации.
В целом развитие делопроизводства советского периода, в особенности 70-80-х годов XX в., оценивается учены- ми-документоведами весьма положительно. Начав в 20-х годах с отдельных административных мер по упорядочению документирования, оно пришло к созданию общегосударственной системы делопроизводства, отвечающего на начало 90-х годов соответствующим требованиям научно-технического прогресса конца XX в., став основой формирования современного делопроизводства в Российской Федерации.
