Как оформлять документы

Для каждого вида документа (приказа, письма, уведомления, договора, акта и др.) существуют требования к реквизитам. Общие требования к оформлению реквизитов регламентированы пунктом 3 ГОСТ Р 6.30-2003, принятого и введенного в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст (ГОСТ Р 6.30-2003).

В обязательный набор реквизитов каждого документа входят:

• автор документа;
• дата создания документа;
• регистрационный номер;
• текст (содержание);
• подпись.

Бланк документа

Большинство документов образовательная организация составляет на бланках. Бланк включает постоянную информацию (реквизиты) об организации – авторе документа.

На бланках оформляйте только первую страницу документа, для всех следующих страниц используйте стандартные листы бумаги. Если документ рассылаете по нескольким адресам, то на бланке создаете первый лист каждого экземпляра документа, предназначенного к отправке.

Для изготовления бланков используйте формат бумаги А4 (210 × 297 мм). Можете также использовать формат А5 (210 × 148 мм). Меньший формат допустим для документов небольшого (до семи строк) объема.

Изготовьте бланки документов с учетом размеров полей: 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее.

Бланк может быть произведен типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или компьютера. В памяти компьютера храните шаблон бланка, на котором и печатайте текст конкретного документа.

В зависимости от расположения реквизитов установлены два варианта бланков – продольный и угловой. В первом случае все реквизиты бланка указывайте вдоль верхнего поля и выравнивайте либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении разместите реквизиты в левом верхнем углу листа и выравнивайте либо по левому полю, либо по центру.

Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в положениях, актах, инструкциях), грифа адресования (в письмах, докладных записках), а также для написания резолюции.

Выбор способа размещения реквизитов (углового или продольного) осуществите при разработке бланка. Наибольшее распространение получили угловые бланки для писем и продольные для приказов и других распорядительных документов.

Образовательная организация может создать как минимум два вида бланков: бланк письма и общий бланк. Если общий бланк дополните наименованием вида документа, он станет бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта).

На бланке письма школы или детского сада разместите реквизиты:

• эмблема организации (при наличии);
• наименование образовательной организации (автора документа) согласно учредительным документам;
• справочные данные образовательной организации (почтовый адрес, номера телефонов, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению школы или детского сада);
• код образовательной организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО);
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);
• отметка для размещения регистрационного номера и даты документа;
• отметка для размещения ссылки на номер и дату документа.

Для внутренних документов используйте общий бланк, поскольку состав его реквизитов идентичен для всех видов документов.

Общий бланк содержит следующие реквизиты:

• наименование образовательной организации (автора документа) согласно учредительным документам;
• отметка для размещения регистрационного номера и даты документа;
• место составления или издания документа.

Автор документа

Автор официальных документов – не должностное лицо, которое подписало документ, а организация. Поэтому наименование организации на любом документе – его главный реквизит.

Наименование организации укажите сначала полностью, а ниже – сокращенно, но в точном соответствии с теми нормативными актами или учредительными документами, на основе которых образована и действует образовательная организация (подп. 3.8 п. 3 ГОСТ Р 6.30-2003). Наименование организации указывают, как правило, без скобок. В скобках печатают только сокращенное наименование.

Дата документа

Дата документа – дата его подписания, для документов коллегиальных органов (протоколы) – дата проведения заседания, для утверждаемых документов (штатное расписание, положение, должностные инструкции и др.) – дата утверждения, для актов – дата события.

Это следует из подпункта 3.11 пункта 3 ГОСТ Р 6.30-2003.

Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа считайте наиболее позднюю дату подписания.

Установлено три способа оформления даты (подп. 3.11 п. 3 ГОСТ Р 6.30-2003). Даты в тексте документа, а также даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации оформляйте цифровым способом – арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц обозначайте двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца.

Текст документа

Образовательная организация составляет текст документа на русском языке или на государственных языках субъектов РФ (подп. 3.20 п. 3 ГОСТ Р 6.30-2003).

Текст большинства организационно-распорядительных документов состоит из двух частей:

• основания, в котором излагайте причины составления документа, факты, события, дайте описание возникшей ситуации;
• заключения, в котором формулируйте распоряжения, просьбы, предложения, выводы и т. д.

Не отделяйте основание от заключения. Документ может состоять из одной фразы, но и в этом случае в первой ее части сформулируйте причины обращения или создания документа, а во второй – просьбу или предложение.

При составлении текста таких документов, как положения, инструкции, доклады, отчеты, приказы, и т. д., можете разбить его на отдельные разделы (которые возможно разделить на пункты, подпункты и др.). Каждому разделу текста документа присвойте номер и заголовок.

Пункты раздела нумеруйте арабскими цифрами. Номер каждого пункта состоит из номера соответствующего раздела и порядкового номера пункта (подпункта).

Если документ содержит приложения, то после окончания основного текста, отступив два–три интервала, напечатайте слово Приложение (без кавычек).

Оформление подписи документа

Если документ оформили на бланке образовательной организации, то в реквизит «Подпись» включите краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию.

В таком случае документ оформите не на бланке и подпишите столько экземпляров документа, сколько организаций принимало участие в его разработке. Сделайте это для того, чтобы каждая организация имела официально оформленный подлинник документа.

Если документ подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи расположите одну под другой в порядке значимости занимаемых ими должностей.

На документах коллегиальных органов оформляйте две подписи – протоколы и выписки из них подписывают председатель и секретарь.

Документы, составленные комиссией (например, акты), подписывают председатель и все члены комиссии.

Подписи должны быть как на документах, которые направляете в другие организации, так и на своих экземплярах. Приложения к документам также должны быть подписаны.

Подпись расположите после текста и отметки о наличии приложений, отступив два–три межстрочных интервала.

Электронная подпись

В определенных случаях образовательная организация применяет электронную подпись:

• для сдачи электронной отчетности в контролирующие органы и внебюджетные фонды;
• для обмена бухгалтерскими документами в электронном виде;
• для участия в государственных закупках;
• для выставления счетов-фактур в электронном виде;
• для обмена электронными документами при взаимодействии организаций (договорами, актами и др.);
• в других случаях, предусмотренных законодательством России.

Требования к электронной подписи установлены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ .

Существует простая и усиленная электронные подписи (ч. 1 ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Также выделены усиленная неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная электронная подпись.

Простая электронная подпись – подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированная электронная подпись – электронная подпись, которая:

• получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
• позволяет определить лицо, которое подписало электронный документ;
• позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания.

Квалифицированная электронная подпись соответствует всем признакам неквалифицированной, и дополнительно ее ключ проверки указан в квалифицированном сертификате. При использовании неквалифицированной электронной подписи сертификат ключа проверки может не создаваться.

Электронный документ, который подписан квалифицированной электронной подписью, равнозначен документу на бумажном носителе. А подписанный простой или неквалифицированной электронной подписью равнозначен документу на бумажном носителе, если такие случаи прямо предусмотрены нормативными правовыми актами или соглашениями, договорами.

Об этом сказано в статье 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Одной электронной подписью можете подписать несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов).

Утверждение документов

Порядок утверждения организационных документов (положений, правил, порядков, инструкций, расписаний занятий и др.) закрепите в локальном нормативном акте образовательной организации (например, в инструкции по делопроизводству). При разработке такого порядка учитывайте нормы Государственной системы документационного обеспечения управления , одобренной коллегией Главархива СССР от 27 апреля 1988 г., приказом Главархива СССР от 23 мая 1988 г. № 33 .

Документы утверждают руководитель образовательной организации, вышестоящий или межведомственный орган, организация, в компетенцию которой входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Существует два способа утверждения документа:

• должностным лицом путем проставления грифа утверждения;
• специально издаваемым документом (например, приказом).

Документ утверждайте приказом, когда существует необходимость в дополнительных предписаниях, разъяснениях, проведении предварительных мероприятий.

При утверждении документа должностным лицом путем проставления грифа помещайте гриф утверждения в правой верхней части документа. Гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, которое утверждает документ, его личной подписи, ее расшифровки (инициалов, фамилии) и даты утверждения.

Можете в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи расположите на одном уровне.

При утверждении документа специально издаваемым актом (постановлением, решением, приказом, протоколом) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (-А, -О, -Ы), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуйте в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА.

В случае необходимости согласования текста проставьте также гриф согласования.

Гриф согласования расположите ниже подписи на лицевой стороне документа и включите слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования.

Грифы согласования можете расположить на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В таком случае на документе делаете отметку «Лист согласования прилагается».

Для получения согласия должностного лица образовательной организации с содержанием разработанного документа необходимо получить визу согласования. Она включает в себя должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.

Документ визирует исполнитель и заинтересованные должностные лица (заместитель руководителя, главный бухгалтер, руководитель отдела кадров и т. д.).

Замечания представляют на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к документу.

На документе, подлинник которого оставляете в образовательной организации, визы проставьте в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляете из организации, визы проставьте в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа.

Можете оформить визы документа на отдельном листе согласования. Возможно полистное визирование документа и его приложения.

Если в процессе визирования в проект документа внесли существенные изменения, он подлежит повторному визированию.

Заверение копий документов

Вопрос заверения копий документов урегулирован Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X , ГОСТ Р 6.30-2003 .

Образовательная организация самостоятельно заверяет копии тех документов, которые составлены в организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и др.). Копии других документов организация может заверить, только если хранит подлинник документа (например, трудовые книжки работников).

Для заверения проставьте на копии документа реквизиты:

• заверительная надпись (как правило, это слова «Верно» либо «Копия верна»);
• должность лица, заверившего копию (руководитель или иное уполномоченное им должностное лицо. Это может быть любой работник, главное, закрепить возложение на него таких обязанностей в приказе, в локальном нормативном акте или в доверенности);
• подпись лица, которое заверило копию;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
• печать (ГОСТ Р 6.30-2003 допускает копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, например, основная печать либо печать отдела кадров);
• отметка о том, что подлинный документ находится в организации (можно заверять копии собственных документов или копии чужих документов, но только если оригинал находится в организации);
• дата выдачи (заверения) (указание на дату важно для достоверности заверения, т. к. по прошествии времени подлинник документа может быть изменен).

Заверить копию многостраничного документа можете двумя способами:

• отдельно заверить каждый лист копии;
• прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда укажите количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».

Подробнее: http://1obraz.ru/#/document/16/21728/bssPhr1/?of=copy-ae5397a2c8