Методические рекомендации по созданию и основным способам преобразования текстового документа

Методические рекомендации по созданию и основным способам преобразования текстового документа

Автор: преподаватель КТПС

Ацута В.Е.

г. Красноярск, 2020

Теория

Текстовый процессор – это программа обработки текста, которая используется для создания новых документов или изменения уже существующих.

Текстовый процессор позволяет вводить, редактировать, форматировать и оформлять текст, грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы, диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки.

Текстовый редактор (процессор) обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов.

ЭТАПЫ СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА НА КОМПЬЮТЕРЕ

1. Черновой набор - ввод символов, без красной строки, шрифтового выделения, соблюдают только отделение абзаца от абзаца, нажатием клавиши <Enter>

2. Редактирование (корректировка, преобразование) текста – исправление, изменение, дополнение текста. Редактирова­ние может быть применено к любому фрагменту документа, который был предварительно выделен.

3. Форматирование символов, абзацев – изменение внешнего вида текста, документ приобретает окончательный вид

4. Вывод на печать

ПРАВИЛА НАБОРА ТЕКСТА

Ввод текста начинается в активной точке экрана, на которую указывает текстовый курсор.

Набирая текст на клавиатуре, не задумывайтесь, насколько правильно и красиво он выглядит, но при этом строго соблюдайте следующие правила:

1) Не заботьтесь о переходе на новую строку - текстовый курсор сам переходит на следующую строку;

2) Клавишу <Enter> надо нажимать только в конце абзаца;

3) Точку, запятую набирают вплотную к слову, после этих знаков ставится один пробел;

4) Не надо делать центрирование, установку абзацного отступа (красная строка), сдвиг текста с помощью пробелов или знака табуляции (клавиша <Tab>);

5) Для оформление шрифта разрядкой: символы набирают через один пробел или <контекстное меню - Шрифт -  Интервал - Разреженный>;

6) Нерастяжимый пробел <Ctrl+Shift+Пробел> сохраняет пробел жестким - фиксированным (равным по ширине), и тогда при любом выравнивании абзаца такой пробел не позволяет словам располагаться на разных строках (Пример: 2017 г. – буква г. должна быть на одной строке с цифрой 2014; Иванов И.В. – неразрывно на одной строке должны располагаться фамилия и инициалы);

7) Для принудительного окончания страницы не заполняйте текущую пустыми абзацами (нажимая <Enter>), используйте комбинацию <Ctrl - Enter>. Лишние пустые листы можно удалить клавишей <Delete>;

8) Для принудительного завершения строки, без окончания абзаца (он употребляется в том случае, когда вам самим нужно определить конец строки внутри абзаца) применяется комбинацию <Shift - Enter>;

9) Чтобы произвести любые действия с фрагментами текста, предварительно фрагмент (участок, блок) надо выделить.

СПОСОБЫ ВЫДЕЛЕНИЯ (МАРКИРОВКИ) ФРАГМЕНТА ТЕКСТА

Фрагмент - это и весь текст в целом, и абзац, и строка, и сло­во, и символ, и таблица, и ее составляющие. Min размер фрагмента - 1 символ, max. - весь текст данного окна. Учтите: маркированный фрагмент подлежит замене и если после выделения, нажмете пробел или <Backspace> или <Delete> - выделенный фрагмент будет заменен пробелом или чистой строкой или будет удален!

Способов выделения множество:

- с помощью одной мыши - ведя мышью вдоль строки при нажатой левой кнопке,

- если дважды щелкнуть по слову, то оно выделится,

- если трижды щелкнуть внутри абзаца, то он выделится.

С помощью одной клавиатуры - установить текстовый курсор в нужном месте и далее, удерживая клавишу <Shift>, распространить выделение на нужное число символов (или строк) при помощи клавиш управления курсором клавиатуры.

Совместно - с помощью клавиатуры и мыши:

- удерживая клавишу <Shift>, щелкнуть мышью в начале и в конце выделения,

- удерживая клавишу <Ctrl> можно одним щелчком выделить все предложение.

Перемещение мыши с нажатой левой кнопкой и одновременно нажатой клавише <Alt> позволяет выделять блоки (вертикальный, горизонтальный).

С помощью полосы (поля) маркировки:

- если курсор мыши поместить левее начала текстовой строки (между первой буквой и левым краем страницы) то есть в левое поле страницы, то он приобретет вид вправо направленной стрелки - это и есть поле маркировки (или полоса выделения).

В поле маркировки:

* один щелчок - выделяется строка напротив указателя мыши; * двойной - ...абзац;

* если, не отпуская кнопки мыши, повести мышь вверх или вниз, зона выделения расширяется

* один щелчок при нажатой клавише <Ctrl> выделяет весь документ

Чтобы снять выделение, надо щелкнуть мышью или нажать клавишу перемещения курсора.

Выделять можно клавишей <F8>, поэкспериментируйте, произведя 1, 2, 3, 4 нажатия на нее и смотрите, какие части текста будут выделяться и что будет, если нажмете клавиши.

Практическое задание №1

Проработайте ВСЕ способы выделения (маркировки) фрагмента текста:

- набираем фразу "Мама ушла на работу",

- добавляем 2 слова "Мама сегодня утром ушла на работу";

- прорабатываем разные способы выделения символа, слова, строки, блока, абзаца, документа с помощью меню, только манипулятором (мышью), только клавишами клавиатуры, а также используя вместе мышь и клавиатуру;

- прорабатываем изменение размера шрифта, выравнивание текста в строке, начертание символов, виды шрифтов (гарнитура);

- закрепляем правила редактирования (разбиение строки на две и более части, объединение частей; вставка/удаление чистых строк; вставка/удаление символа, слова, предложения, строки, абзаца, страницы документа).

Теория

ПОНЯТИЕ АБЗАЦА

Абзац - это фрагмент текста, являющийся основной структурной единицей текстового процессора. Минимальный размер абзаца 0 символов (чистая строка - пустой, без символов абзац). Текст разделяется на абзацы нажатием клавиши <Enter>. Абзац имеет 3 характеристики:

-  левая граница,

-  правая граница,

-  смещение начала первой строки абзаца (красной строки) относительно левой границы: положительное смещение (вправо) называют отступ (применяется в обычном тексте); отрицательное смещение (влево) называют выступ (применяется в словарях, определениях).

3 основных вида абзацев

с отступом с выступом без красной строки

Абзацные отступы

Помимо отступа первой строки, весь абзац целиком может иметь отступы слева и справа, которые отмеряются от границы полей. Так эпиграф к художественному произведению или реквизиты адресата в заявлении имеют отступ слева, а при изготовлении углового штампа можно использовать отступ справа.

Различие понятий <красная строка> и <отступы>:

- Красная (первая) строка абзаца - только на 1-ую строку абзаца,

- Отступ - на все строки абзаца и размер красной строки будет отсчитываться от установленного отступа (он будет левой границей абзаца).

Для словесного определения отступа никогда не употребляйте характеристику <куда отодвинут текст> (вправо, влево), используйте только формулировку <откуда>.

ФОРМАТИРОВАНИЕ СИМВОЛОВ, АБЗАЦА, ДОКУМЕНТА В ЦЕЛОМ

При открытии программы мы получаем заготовку документа с настроенными размерами листа, страницы, символа и др. Эти настройки размещены в образце документа, его шаблоне. Эти настройки мы можем изменить на этапе форматирования, когда документу придают желаемый окончательный вид. При создании и обработке печатных документов могут использоваться следующие виды форматирования:

- форматирование символов;

- форматирование абзацев;

- форматирование документа в целом.

Форматирование символов - изменение размера, цвета, видоизменений, стиля начертания символов (Ж К Ч), гарнитуры (вида) шрифта, интервала, масштаба и др. Для форматирования символов необходимо выделить нужный фрагмент, а затем производить изменения.

Форматирование абзаца - изменение границ, выравнивание абзаца, отступов, интервалов, межстрочного расстояния и др. Для форматирования одного абзаца выделять этот абзац необязательно, достаточно, чтобы он был текущим (в любом месте в этом абзаце находился тестовый курсор). Если форматируем сразу несколько абзацев, тогда они должны быть выделены.

Форматирование документа в целом. Форматирование документа в целом позволяет выполнять операции верстки, свойственные профессиональным издательским системам. При форматировании документа в целом могут выполняться следующие операции: установка параметров страницы (полей, размера бумаги, ориентации листа), разбивка на страницы, на разделы, вставка номера страницы, колонтитулов, сносок, создание или вставка формул, рисунков, таблиц, вставка видео или звуковых фрагментов, формирование оглавления и др.

НЕПЕЧАТАЕМЫЕ СИМВОЛЫ (СПЕЦСИМВОЛЫ)

На этапе форматирования документа должен быть активен режим непечатаемых символов.

При активной кнопки ¶ (непечатаемые знаки) на экране будут видны спец. символы, которые печататься не будут. Когда мы видим эти спец. символы, понятно, где, какая клавиша была нажата – то есть, виден весь процесс создания документа и легче, найти и исправить ошибку форматирования (не грамматическую и не стилистическую, а оформительскую).

Практическое задание №2

Используя все вышеприведенные теоретические знания, соблюдая поэтапность создания документа (черновой набор, редактирование, форматирование), соблюдая правила черного набора и редактирования создаем новый документ Упражнение 1.

Сначала выполняется черновой набор – ввод символов, без красной строки, шрифтового выделения, все строки выровнены по левому краю. Соблюдают только отделение абзаца от абзаца, нажатием клавиши <Enter>, а также правила делопроизводства (точку, запятую набирают вплотную к слову, если в документе есть Ф.И.О., то имя и отчество набираются слитно без пробелов (А.С.), пробел ставится только перед фамилией).

При черновом наборе надо соблюдать следующие параметры:

1) Шрифт Times New Roman

2) Размер 12, 13, 14 пт. (пт. – это пункт 1 пт = 0.35 мм)

3) Лист формата А4. Поля: верхнее и нижнее – 2 см., левое – 2,5-3 см., правое – 1-1,5 см.

4) Интервал перед и после абзаца – 0 пт.

5) Отступ слева и справа – 0 см.

6) Междустрочный интервал – одинарный

7) Первая строка – НЕТ

Черновой набор

Упражнение 1.

123456, г. Красноярск, ул. Павлова, 12, кв. 5

Дробышевой Анне Павловне

Согласно заключенному с Вами договору от 30 января 2017 г. Вы обязаны возвратить мне, Горбунову Алексею Сергеевичу, взятые Вами взаймы 45 000 (сорок пять тысяч) рублей в срок до 30 января 2018 г.

Сообщаю, что в настоящее время я проживаю по адресу: 600232, г. Красноярск, проспект Комсомольский, 55, кв. 65.

Прошу Вас выслать мне указанную сумму почтовым переводом за мой счет по моему адресу.

15 декабря 2017 г. А.С. Горбунов

==================================================================================

После форматирования документ приобретает окончательный вид

Упражнение 1.

123456, г. Красноярск, ул. Павлова, 12, кв. 5

Дробышевой Анне Павловне

Согласно заключенному с Вами договору от 30 января 2017 г. Вы обязаны возвратить мне, Горбунову Алексею Сергеевичу, взятые Вами взаймы 45 000 (сорок пять тысяч) рублей в срок до 30 января 2018 г.

Сообщаю, что в настоящее время я проживаю по адресу: 600232, г. Красноярск, проспект Комсомольский, 55, кв. 65.

Прошу Вас выслать мне указанную сумму почтовым переводом за мой счет по моему адресу.

15 декабря 2017 г. А.С. Горбунов

Второй вариант форматирования нижней строки

15 декабря 2017 г. А.С. Горбунов

==================================================================================

Форматирование данного документа рассматриваем по отдельным структурным его частям:

– реквизиты (обращение в письме) выровнены влево или по ширине, отступ слева; красной строки нет,

– основной текст выровнен по ширине, красная строка.

Прорабатываем два варианта оформления нижней строки документа:

1 вариант: с помощью клавиши <Tab>

15 декабря 2017 г.            А.С. Горбунов

2 вариант: при помощи нерастяжимых пробелов

15декабря 2017г. А.С.Горбунов

2 вариант оформления нижней строки - более профессиональный вариант при помощи нерастяжимых пробелов.

Нерастяжимый (неразрывный) пробел (Shift+Ctrl+Пробел) не позволяет слова, между которыми он вставлен, располагать на разных строчках (удобно употреблять в случаях: 2017 г.; Иванов И.В. и т.д.) и сохраняет этот пробел фиксированным (одинаковым по ширине) при любом выравнивании абзаца (нерастяжимый пробел не растягивается в отличие от обычного пробела).

Принудительный конец строки (Shift+Enter) употребляется в том случае, когда вам самим нужно определить конец строки внутри абзаца.

Итак: подпись выровнена по ширине, в конце строчки принудительный конец строки. Эффект растягивания текста по краям достигается за счет того, что все пробелы в этой строке, за исключением одного, нерастяжимые (обычный пробел не имеет фиксированной ширины и в данной строке становится больше 10 см., он расположен между г. и А.С.).

Проверьте себя:

ТАК БУДЕТ ВЫГЛЯДЕТЬ ДОКУМЕНТ ПРИ АКТИВНОМ (ВКЛЮЧЕННОМ) РЕЖИМЕ 