Методические указания и рекомендации «Сложные документы в MS Word»

 

 

 

МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ

ПО ИНФОРМАТИКЕ

 

СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ СЛОЖНЫХ ПО СТРУКТУРЕ И НЕСТАНДАРТНЫХ ПО ФОРМЕ ДОКУМЕНТОВ MICROSOFT WORD

 Разработчик: Шеметова Л.В. - преподаватель информатики Белгородского правоохранительного колледжа имени Героя России В.В.Бурцева

 

Содержание:

 

Вставка текстовых и графических элементов на поля страниц документа:

Работа с документами большого объема:

1. Вставка сносок;

   Вставка колонтитулов;

   Вставка номеров страниц;

   Вставка примечаний и заметок.

1. Вставка файлов;

   Установка закладок;

   Создание гиперссылок;

   Вставка номеров формул, иллюстраций и оглавления.

Электронные формы:

Печать документа.

3. создание электронных форм;

   вставка элементов управления;

   завершение создания электронных форм;

   сохранение электронных форм.

   Проверка правописания тезаурус;

   Установка параметров страницы;

   Установка параметров печати.

Вставка текстовых и графических элементов на поля страниц документа

 

Вставка сносок.

 

тексте большом по объему и сложном по своей структуре, как правило, имеются элементы, размещаемые вне рабочей области страницы, т.е. на полях. К ним относятся сноски в нижнем поле страницы, примечания на правом поле, колонтитулы и номера страниц, размещаемые как в верхнем, так и в нижнем поле страницы.

 

Сноски используются в печатных документах для оформления различных уточняющих сведений и ссылок. Один документ может содержать и обычные, и концевые сноски. Например, обычные сноски можно использовать для разъяснения вводимых терминов, а концевые — для ссылки на первоисточники. Обычные сноски печатаются внизу каждой страницы документа. Концевые сноски обычно помещаются в конец документа.

 

Сноска состоит из двух связанных частей: знака сноски и текста сноски. Допускается автоматическая нумерация сносок, а также создание для них пользовательских знаков. При перемещении, копировании или удалении автоматически нумеруемых сносок оставшиеся знаки сносок нумеруются заново. Это происходит автоматически.

 

Ограничения на длину и оформление текста сносок отсутствуют. Допускается также изменение разделителя сносок — линии, отделяющей текст документа от текста

 

сноски.

Если необходимо установить сноски, то нужно:

Переключиться в обычный режим.

 

Расположить точку вставки там, где нужно поместить сноску.

 

Вызвать Меню  Вставка  Ссылка  Сноска. При этом откроется окно «Сноски», котором необходимо установить:

 

1. вид сносок («Сноски» или «Концевые сноски»);

 

«Символьный» или др.);

 

порядок нумерации;

 

как вести нумерацию («Сквозную» или «На каждой странице свою»).

Для редактирования сносок необходимо:

 

• Переключиться в обычный режим;

  Дважды щёлкнуть на её знаке, чтобы открыть область сноски;

  Внести нужные изменения;

  Щёлкнуть на кнопке «Закрыть».

 

Для удаления сноски достаточно выделить её и удалить знак сноски в тексте документа.

 

Создание колонтитулов в документе.

 

Колонтитулами называют области, расположенные в верхнем и нижнем поле каждой страницы документа. В колонтитул обычно вставляется текст или рисунок (номер страницы, дата печати документа, эмблема организации, название документа, имя файла, фамилия автора и т. п.), который должен быть напечатан внизу или вверху каждой страницы документа.

 

Чтобы начать работу с колонтитулом, выберите в меню Вид команду Колонтитулы.

 

Так же с помощью данной команды можно создать или вставить графику в документ как водяной знак.

 

Для создания водяного знака необходимо:

 

Вывести панель инструментов «Рисование» на экран.

Вызовите команду «Колонтитулы».

 

Нажмите кнопку «Основной текст» на панели «Колонтитулы» для скрытия текста документа, это нужно для того, чтобы видеть водяной знак в процессе его создания.

 

Нарисуйте водяной знак.

Свяжите разрозненные части знака с помощью кнопки панели инструментов

«Выделить несколько объектов».

Перенесите водяной знак в нужное место документа.

 

Поместите водяной знак позади текста документа. Для этого нужно на панели инструментов «Рисование» найти пункт «Обтекание текстом» и

 

выбрать раздел «За текстом».

 

Или находясь на рисунке щёлкнуть левой кнопкой мыши и выбрать пункт «Порядок» и среди предложенных вариантов выбрать «Поместить за текстом».

 

Или Меню  Формат  Объект  вкладка «Положение».

Закройте окно панели «Колонтитулы».

 

Теперь ваш водяной знак будет появляться на каждой странице печатаемого вами документа, содержащего колонтитул.

Для упрощения проверки документов в диалоговом режиме Microsoft Word предоставляет пользователю возможность просто пометить и просмотреть записи исправлений и примечания в документе. Для сохранения разметки документа некоторые пометки элементов отображаются в тексте, а другие — в выносках, которые выводятся в поле.

 

Выноски содержат вставленные или удаленные элементы, изменения форматирования и примечания.

 

Для ввода примечания:

 

Выделите текст или элемент, с которым требуется связать примечание, или перейдите в конец текста.

 

Нажмите кнопку Вставить примечание на панели инструментов Рецензирование.

Введите текст примечания в область примечаний внизу экрана.

 

Совет. После завершения ввода примечания нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть область примечаний.

 

Для вставки рукописных примечаний необходимо наличие системы ввода рукописного текста. Для этого:

 

Выберите команду в «Меню»  «Сервис»  «Настройка», а затем — вкладку Команды.

 

В списке Категории выберите категорию Вставка.

 

Перетащите команду Рукописное примечание из списка Команды на любую отображаемую панель инструментов.

 

Нажмите кнопку Рукописное примечание, а затем напишите текст примечания непосредственно в окне документа.

 

Для вставки звуковых примечаний на компьютере должны быть установлены звуковая плата и микрофон. Если они установлены, то:

 

Выберите команду Примечание в меню Вставка.

 

Если требуется вставить и текстовое, и звуковое примечание, введите соответствующий текст.

 

В области примечаний нажмите кнопку Добавить звуковой объект, а затем запишите звуковое примечание.

 

В ответ на предложение обновить звуковой объект нажмите кнопку Да.

 

Сведения о записи и изменении звуковых объектов содержатся в документации по установленной звуковой плате.

 

Записи исправления.

 

Если средство записи исправлений включено, то каждый вставленный или удаленный элемент и изменение форматирования, сделанные рецензентом, записываются. При просмотре исправлений их можно принять или отклонить.

 

 

Печать документа с пометками.

 

По умолчанию при печати документов с пометками Microsoft Word выбирает масштаб и ориентацию страницы, которые наиболее точно соответствуют печатаемому документу. Кроме того, можно напечатать только список всех пометок в документе.

 

Работа с документами большого объема

 

Вставка файлов.

 

Если документ очень большой по объему, то работа с ним обычно ведется по частям. При этом каждая часть может находиться в отдельном файле. Для подготовки этого документа к печати иногда все части документа собирают в один файл. Для того чтобы вставить файл в документ необходимо:

Установить курсор в место вставки;

 

В Меню  Вставка выбрать команду «Файл»;

Выбрать имя файла для вставки и нажать кнопку ОК.

 

Установка закладок в документе.

 

Для того, чтобы создать в документе закладку необходимо воспользоваться командой «Закладка» расположенной в меню «Вставка». Эта команда позволяет создавать закладки для выделения текста, графики, что является удобным для поиска какого-либо фрагмента текста.

 

Для добавления закладки нужно:

 

Установить курсор в то место, где необходимо поставить закладку;

 

Войти в Меню  Вставка  Закладка;

В поле «Имя закладки» ввести присваиваемое имя закладки;

 

Нажать кнопку «Добавить». После этого закладка будет добавлена к списку других закладок и при необходимости можно будет перейти к ней нажав кнопку «Перейти»;

 

Закрыть окно «Закладка».

 

Вставка гиперссылок.

 

Документ Word или Web-страница могут содержать не только текст или графику, но также гиперссылки. Гиперссылкой является ссылка на другой фрагмент документа, файл или Web-страницу. Гиперссылка в Web-странице имеет вид графического образа или выделенного текста. Когда щелкаете на гиперссылку, она переносит в другую часть той же самой Web-страницы или на совершенно другую Web-страницу.

 

Можно создать гиперссылку на существующий или новый файл. После задания имени для нового файла можно сразу открыть его для редактирования или вернуться к этому файлу позднее. Для создания гиперссылки нужно:

 

Выделите текст или графический объект, который предполагается использовать как гиперссылку, и нажмите кнопку «Добавить гиперссылку».

 

Выполните одно из следующих действий:

 

Чтобы создать ссылку на существующий файл или Web-страницу, выберите в списке «Связать c:» вариант «Имеющийся файл» или «Web-страница».

 

Чтобы создать ссылку на еще не созданный файл, выберите в списке «Связать c:» вариант «Создать документ».

 

Выполните одно из следующих действий:

 

Если на шаге 2 выбран вариант «Имеющийся файл» или «Web-страница», найдите и выделите файл, ссылку на который необходимо создать.

 

Если на шаге 2 выбран вариант «Создать документ», введите имя нового файла. Кроме того, можно указать путь к новому файлу, а затем либо сразу открыть этот файл для правки, либо сделать это позже.

 

Когда указатель задерживается на гиперссылке, на экране появляется подсказка. Чтобы назначить подсказку для гиперссылки, нажмите кнопку «Подсказка», а затем введите текст подсказки. Если текст подсказки не задан, вместо него отображается путь к файлу.

 

Дважды нажмите кнопку OK.

Для удаления гиперссылок выполните следующие действия:

 

Выделите гиперссылку;

 

Выберите команду «Вставка» далее «Гиперссылка» (Ctrl+K). Появится диалоговое окно «Добавления гиперссылки»;

 

Щелкните на кнопке «Удалить гиперссылку».

Вставка номеров формул, иллюстраций и оглавления.

 

Если нужно пронумеровать рисунки, таблицы или формулы, то:

 

Выделите нужный объект (рисунок, таблицу или формулу);

 

Вызовите опции Меню  Вставка  Ссылка  Название.

Откроется окно «Название», в котором установите:

 

Для рисунка – параметр подпись «Рисунок» и положение «Под выделенным объектом»;

 

Для таблицы – параметр подпись «Таблица» и положение «Над выделенным объектом»;

 

Для формулы – параметр подпись «Формула» и положение «Над выделенным объектом» или «Под выделенным объектом»;

 

Нажмите «ОК».

Здесь следует обратить внимание на то, что формулы принято нумеровать либо слева, либо справа от самой формулы. Поэтому указанная нумерация формул не дает окончательного результата, ее приходится в дальнейшем корректировать в ручную.

 

заголовков для разделов документа, включаемых в оглавление;

Установите курсор на строку выше, чем «Введение»;

 

Вызовите опции Меню  Вставка  Ссылка  Оглавление и указатели

 

….

В открывшемся окне «Оглавление и указатели» перейдите на вкладку

«Оглавление» (рис. 51.).

Выберите формат (стиль) оглавления, например «Из шаблона»;

Задайте остальные параметры;

Щелкните по кнопке «ОК».

Оглавление будет автоматически сформировано и

 

Электронные формы.

 

Создание электронных форм.

 

настоящее время почти все рабочие места в офисах в крупных городах оборудованы компьютерами и причём большинство компьютеров связаны с помощью сети. Таким образом, безбумажный документооборот становится обыденным делом. Одним из вариантов такой работы становиться применение электронных бланков.

 

Поскольку электронную форму предполагается использовать неоднократно, необходимо создать шаблон. Для этого необходимо войти в Меню  Файл  Создать и в открывшейся области задач перейти на вкладку «Шаблоны», затем в открывшемся диалоговом окне выбрать значок «Новый документ» (Blanc Document).

 

Или Меню  Файл  Создать  Откроется вкладка «Общие» и на ней выбрать «Новый документ», а в разделе «Создать» выбрать пункт «Шаблон». Откроется новый шаблон.

 

Для дальнейшей работы выведите на экран панель инструментов «Формы». Это можно сделать, войдя в Меню  Вид  Панели инструментов  Формы. Эта панель содержит кнопки, предназначенные для вставки полей, создания таблиц и рамок, а также некоторые средства защиты формы, обеспечивающие ввод данных только в те места, где это предусмотрено.

 

Вставка элементов управления.

 

разрабатываемую форму, после ввода текста, необходимо добавить поля и подстановочные символы, чтобы другие пользователи могли применять их при вводе своей информации. Существует три типа полей, которые можно создать с помощью кнопок панели инструментов «Формы» (Forms):

 

• «Текстовое поле»- это открытое поле любой длинны, куда пользователи вносят текст. При применении данного поля два раза нажав левой кнопкой мыши на него возможно изменение вводимой информации на текст, дату и др.

 

• «Флажок» - пользователи могут установить или сбросить флажок, в зависимости от выбранного варианта ответа.

 

• «Поле со списком» - пользователи выбирают вариант из списка предлагаемых ответов. Для ввода предлагаемых ответов при создании формы два раза нажмите левой кнопкой мыши на данном поле.

 

Для вставки элемента управления установите курсор там, где предполагается поместить элемент, и щёлкните на одной из трёх кнопок, расположенных в левой части панели инструментов: «Текстовое поле», «Флажок» или «Поле со списком».

 

При создании формы удобно оставлять включённой кнопку «Затенение полей» на панели инструментов «Формы».

После ввода поля необходимо определить его параметры. Для этого щёлкаем дважды на поле, в результате чего откроется диалоговое окно с его параметрами:

 

Тип. Существуют следующие типы полей: Обычный текст (по умолчанию), число, дата, текущая дата, текущее время, вычисление.

 

Текст по умолчанию. Если имеется вариант ответа, который могут выбрать большинство пользователей, сделайте его задаваемым по умолчанию. Тогда ответ нужно будет вводить только в том случае, если он будет отличаться от заданного.

 

Максимальная длинна. Длина поля может быть неограниченной или задаваться числом символов, определяющим длину записи пользователя.

 

Формат текста. Определяется оформление: прописные буквы, строчные буквы и т.д.

 

Можно задавать выполнение макросов при входе в поле и выходе из него, также установить закладки или вычислять параметры при выходе.

 

Текст справки. В строке состояния можно задать отображение подробных инструкций для пользователя, которые будут появляться после нажатия клавиши «F1».

 

Уникальными параметрами для поля «Флажок» являются следующие:

 

Размер флажка. Может быть либо Авто – устанавливает размер флажка в соответствии с длиной текстовой строки, либо Точно – устанавливает назначаемый размер флажка.

 

Состояние по умолчанию. Определяет, будет ли установлен флажок при открытии формы.

 

Единственный уникальный параметр для «Поле со списком» - это список предлагаемых элементов. Для создания списка вводится текст в поле «Элемент списка» и щёлкается на кнопке «Добавить». После создания списка для упорядочения его элементов можно использовать кнопки «Порядок». Для удаления элемента из списка выделите его и щёлкните на кнопке «Удалить».

 

Завершение создания электронных форм.

 

Когда форма готова к распространению, отключите затенение полей. Дело в том, что использование затенения препятствует отражению реальной длины поля, что может сформировать у пользователя неверное представление о размерах ввода.

 

Если форма полностью сделана, остаётся только защитить шаблон от внесения изменений и разрешить доступ пользователям только к элементам формы. Для этого служит кнопка «Защита формы» на панели инструментов «Формы».

 

Сохранение электронных форм.

 

Шаблон электронной формы необходимо сохранить, чтобы не пропали внесённые изменения. Для этого выбираем Меню  Файл  Сохранить как, выбрать имя и сохранить в необходимой папке данный документ как «Шаблон документа» в разделе «Тип файла» вместо предлагаемого по умолчанию «Документ Word». По умолчанию все шаблоны сохраняются в папке «Шаблоны» (Templates).

 

Подготовка документа к печати

 

Проверка правописания тезаурус.

 

Для проверки правописания выберите опцию «Правописание» в меню «Сервис» или нажмите кнопку «Правописание» на панели инструментов «Стандартная» («ABC»), или нажмите на клавиатуре кнопку F7. Откроется окно «Правописание: Русский» и Word приступит к проверке текста.

Обнаружив в тексте ошибку, Word остановит процесс проверки правописания и предложит вам вариант исправления. Если вы согласны с трактовкой программы, щелкните кнопку «Заменить», если нет — «Пропустить».

 

Будьте внимательны. Проверка правописания не всегда работает корректно. Word обладает необъяснимым стремлением разбивать сложные слова на части. Последствия подобного разбиения могут быть весьма комичны. Классический пример - слово «мультиканальный».

 

Совет: Если открылось окно «Правописание: Английский», а проверяется русский текст - прервите проверку, выделите весь текст целиком, щелкните в меню «Сервис» пункты «Язык», «Выбрать язык». Откроется окно «Язык». Выберите в списке русский язык и щелкните «ОК».

 

Важно, чтобы работа была написана ВАШИМ языком. Иначе говоря, чтобы в работе использовался ваш словарный запас, т.е. те слова, значения которых Вы знаете. Когда Вы «заимствуете» фрагменты чужих работ и журнальных статей, в текст попадают несвойственные вам слова и обороты. Это будет заметно при защите работы. Чтобы не учить «чужой» язык, прочитайте текст с точки зрения: «А как бы сказал(а) то же самое Я?». При таком «литературном» редактировании текста существенную помощь может оказать тезаурус.

 

Тезаурус - это словарь синонимов. Чтобы воспользоваться им, выделите слово, которое не мешало бы заменить, и щелкните «Язык» в меню «Сервис», а затем «Тезаурус...» или нажмите на клавиатуре клавиши «Shift+F7». Откроется окно «Тезаурус: Русский»).

 

приведенном примере осуществляется поиск синонима к слову «повышения». Как видно из примера, для выбора синонима

 

необходимо определить значение, в котором употреблено выделенное слово.

 

Установка параметров страницы.

 

Microsoft Word позволяет отображать на экране монитора набранный текст так, как он будет выглядеть на бумаге. Соответственно, если установлен в настройках размер бумажной страницы и размер полей документа, то в процессе работы над титульной страницей и остальным текстом

возможно оценивать и оперативно корректировать его внешний вид.

 

Для настройки параметров страницы выберите в Меню  Файл  Параметры страницы. Откроется окно «Параметры страницы». Окно можно условно разделить на две части. В верхней части

 

расположен список настраиваемых параметров, а в нижней - образец страницы

 

документа, в котором отображаются результаты изменения параметров. Слева от

 

образца размещено «окно меню», с помощью

которого можно указать, к какой части документа необходимо применить новые параметры. По умолчанию новые параметры страницы распространяются на весь документ.

 

Размеры полей документа устанавливаются на закладке «Поля» в разделе «Поля»

 

помощью кнопок «вверх» и «вниз» в меню «Верхнее», «Нижнее», «Левое» и «Правое».

 

Ориентация листа задается там же в разделе «Ориентация» кнопками «Книжная»

«Альбомная».

 

Выполненную работу обычно требуется переплетать. Переплет может закрыть часть поля страницы и даже часть текста. Чтобы этого не произошло, там же в разделе «Поля» с помощью кнопок «вверх» и «вниз» в меню «Переплет» надо установить размер дополнительного поля для переплета, а с помощью кнопки «вниз» в меню «Положение переплета» - выбрать положение переплета «Слева» (или «Сверху»). При выполнении более серьезных работ, типа дипломных, точный размер переплета лучше узнать в переплетной мастерской.

 

Если планируется распечатать работу на обеих сторонах листа бумаги, то необходимо тут же в разделе «Страницы» в меню «Несколько страниц» установить опцию «Зеркальные поля». В результате Word установит размеры левого и правого полей четной страницы документа зеркально относительно нечетной. Поле «Переплет» в этом случае будет добавлено к внутренним полям документа.

Размеры бумаги устанавливаются на закладке «Размер бумаги» в разделе «Размер бумаги» с помощью кнопок «вниз» в меню стандартных форматов бумаги А4 (или А5, …, разное) и с помощью кнопок «вверх» и «вниз» в меню «Ширина» и «Высоты».

 

Там же, используя закладку «Источник бумаги» можно поменять способ задания «Начала раздела», «Различать колонтитулы», и «Вертикальное выравнивание», задать «Нумерацию строк» и «Границы» страницы. Для этого

необходимо установить все необходимые параметры документа (отличные от параметров, заданных по умолчанию).

 

Для того чтобы запомнить новые параметры создаваемого документа, необходимо щелкнуть по кнопке «ОК».

 

Установка параметров печати.

 

Выберите опцию Меню  Файл  Предварительный просмотр и внимательно просмотрите документ, страницу за страницей. Где необходимо, внесите исправления и обновите оглавление. Убедитесь, что задан драйвер именно того принтера, с помощью которого будет печататься документ.

 

Выберите в Меню  Файл пункт «Печать». Установите черновой либо обычный режим печати. Убедившись, что текст и графика выглядят на бумаге так же привлекательно, как и на мониторе, распечатайте работу еще раз с высоким качеством печати.

 

Если требуется двусторонняя печать, распечатайте сначала нечетные страницы, а затем вновь заправьте бумагу в принтер и распечатайте четные страницы. Прежде чем печатать все четные страницы, убедитесь, что четко представляете, как заправить бумагу в принтер, чтобы четная страница не распечаталась поверх нечетной.

 

Контрольные вопросы.

 

Как вставить сноску и что это такое?

Что такое колонтитул и как он создается?

Как изменить номера страниц?

Какие способы вставки текста из других документов Вы знаете?

Как установить закладки и как ими пользоваться?

Что такое гиперссылка и какие виды гиперссылок Вы знаете?

Что такое примечание и как просмотреть примечания в тексте?

Как создать оглавление документа?

Что такое шаблон документа? Как создать и использовать созданный шаблон?

Какие типы полей можно создать с помощью панели инструментов «Формы»?

 

Каким образом можно защитить шаблон от внесения изменений и разрешить доступ пользователям только к элементам формы?

 

Каким образом сохраняются шаблоны электронных форм?

Что входит в команду «Параметры страницы»?

Как проверить правописание и обновить тезаурус?

Как установить параметры печати?