Хитрости работы в Excel

Excel - это одна из самых популярных программ в мире: согласно данным Microsoft, ей пользуется около 1 млрд человек в 140 странах мира, то есть каждый 7-ой человек на Земле! Тем не менее, мало кто знает, насколько мощным инструментом является эта программа. А ведь при правильном подходе знание нужных формул и трюков позволяет сделать одну и ту же работу в десятки раз быстрее!

Практически все офисные работники сталкиваются с необходимостью обработки массивов данных и часто для анализа используют ручную обработку и базовые функции Excel, такие как фильтрация, сортировка и вычисление суммы. Номало кто знает, что использование специальных формул повышает скорость обработки информации.

Продемонстрируем это на примере.

Перед нами таблица с данными по продажам в разрезе города, месяца и суммы продажи. Руководителем была поставлена задача – проанализировать регионы по объёму продаж, т.е. нам надо по каждому городу выяснить, на какую сумму мы реализуем продукции. Таблица насчитывает тысячу строк, и, если мы не знаем формул, то на её выполнение можем потратить целый день.

В конце статьи приводится ссылки на видео «Формулы Excel против ручного труда», где показано 2 способа решения этой задачи: первый - привычный, но медленный – с помощью фильтров и сортировки, второй - практически мгновенный - с помощью одной формулы. Посмотрите видео и попробуйте данный метод для решения похожей задачи. И вы убедитесь, как знание всего одной формулы может облегчить вам работу и сократить время решения задач в несколько раз.

Представителям каких профессий расширенные функции Excel наиболее полезны?

Как правило, это экономисты, бухгалтера, аналитики, менеджеры различных уровней. Если Вы большую часть рабочего времени анализируете данные Excel-таблиц, то без расширенных функций Вам никуда!

Какие волшебные возможности есть в Excel, о которых простые пользователи не догадываются?

Многие не знают о сводных таблицах, условном форматировании, разбиении текста по столбцам, построении «живых» графиков. Кто-то слышал, что такие инструменты и возможности в Excel есть, но вот как они работают, не догадываются, а если и используют тот или иной инструмент, то лишь на 5-10%.

К примеру, сводные таблицы вроде бы как научились строить, а про группировку данных, создание собственных полей, фильтрацию с помощью срезов не слышали. Аналогично с графиками: простые строим, а как тратить меньше времени на их построение - не знаем.

Сколько времени занимает у пользователей с базовыми навыками овладеть расширенными возможностями Excel?

Овладеть расширенными возможностями можно в течение 2 ч., просто посмотреть видеокурс и всё. Но это не будет значить, что человек научился применять это на практике.

К обучению необходимо подходить методично:

• посмотрел видео;
• сделал то, что было на видео (при необходимости пересмотрел его несколько раз);
• сделал дополнительное задание;
• попытался применить в своей практической деятельности.

В таком случае изучение расширенных возможностей Excelдолжно занять 10-14 дней (1-2 темы в день). Только так Вы раз и навсегда усвоите тему, и не надо будет каждые полгода проходить обучение снова.

Есть ли преимущества обучения с преподавателем по сравнению с самостоятельным обучением?

Большая часть тех, кто посещает очные тренинги – это люди, которые начинали изучение Excel через просмотр роликов на Youtube, чтение статей в сети. Многие из них добились определённых успехов в освоении формул и инструментов Excel. Но, чем больше узнаешь о возможностях Excel, тем больше вопросов у тебя возникает.

По мнению специалистов, обучение один на один с преподавателем считается самым продуктивным и коротким путём освоения Excel. Однако надо понимать три момента.

Во-первых, сам факт занятий – это только старт. Недостаточно посидеть рядом с преподавателем решить задания. Важно прийти домой, самостоятельно пройти, что было на занятии, и выполнить дополнительные задания.

Во-вторых, цена индивидуальных занятий самая высокая по сравнению с обучением в группе и тем более с самообучением.

В-третьих, будьте максимально сосредоточены на занятии. Вы же платите деньги, поэтому задавайте вопросы, говорите, что понятно, а что нет, какую тему Вам ещё 3 раза надо повторить, а какую поняли слёту, и не надо больше задерживаться ней.

Идеальный ученик – изучил много самостоятельно, накопил конкретные вопросы по своим рабочим задачам, знает темы, которые ему точно нужны. Обучается в группе или индивидуально с преподавателем, задаёт много вопросов, делает все задания.

Имеют ли преимущества на собеседовании на работу люди с хорошими знаниями Excel?

При прочих равных, более уверенное и глубокое владение Excel – решающий фактор в выборе кандидата. Просто представим, что мы берём в штат экономиста, который на построение простой таблицы тратит полдня. Согласен, что научить работать в Excel можно, но кто его будет обучать?

Есть ли существенная разница между Access и Excel? Что более удобно в работе?

Всё зависит от решаемых задач и объема данных. Excel – мощная программа, однако, никто не отменял ограничение на количество строк на листе. Если Вы работаете с таблицами более 1 млн строк, то Вам точно стоит уходить в Access. Переход на Access может быть обусловлен требованием одновременной работы нескольких пользователей над одним файлом (в Excelтоже есть такая возможность, но в Accessвсё работает стабильнее). Вот самые очевидные преимуществами Access:

• Хранение огромных массивов данных (более 1 млн строк);
• Поддержка одновременной работы до 50 пользователей;
• Жесткое ограничение по вводу некорректной информации;
• Связывание несколько таблиц в одну.

Резюме: если Вам надо хранить большие массивы данных о разнородных объектах и каждый Ваш сотрудник должен иметь возможность онлайн доступа к этим данным – используйте Access.

В заключение небольшой бонус для читателей – решение задачи из примера, которое показывает, насколько удобны и быстры формулы по сравнению с ручными подсчетами.

Видео «Формулы Excel против ручного труда»

При подготовке материала было использовано интервью с Дмитрием Якушевым (сертифицированный тренер Microsoft по продуктам MS Office, автор корпоративных тренингов по Excel, специалист, который обучил более 2500 сотрудников крупнейших компаний России), опубликованное на сайте «Смотри. Учись».

Видеокурсы Дмитрия на сайте «Смотри.Учись»:

«Топ-20 формул на каждый день» http://smotriuchis.ru/it-kursy/ofisnye-programmy/top-20-formul-na-kazhdyj-den

«Мастер формул Excel» http://smotriuchis.ru/it-kursy/ofisnye-programmy/master-formul-excel

«Хитрости стандартных диаграмм в Excel» http://smotriuchis.ru/it-kursy/ofisnye-programmy/hitrosti-standartnyh-diagramm-v-excel

«Нестандартные графики в Excel»http://smotriuchis.ru/it-kursy/ofisnye-programmy/nestandartnye-grafiki-v-excel