Презентация на тему «Работа с документами, как важная функция управления»

ГБПОУ города Москвы «Спортивно-педагогический колледж» Департамента спорта и туризма города Москвы Презентация “Работа с документами, как важнейшая обслуживающая функция управления” Выполнил: преподаватель информатики Макеева Е.С. Москва 2017

Содержание Введение Подготовка документов Регистрация документов и формирование дел Контроль за исполнением документов Систематизация и хранение документов Номенклатура дел организации Формирование дел Подготовка дел к архивному хранению Обработка корреспонденции Вскрытие почты Извлечение и проверка прилагаемых бумаг Сортировка почты Оформление документов и подготовка их к отправке Служебные письма Правила оформления деловых писем Телефакс Заключение Список используемой литературы

Введение Организация работы с документами – это важнейший фактор управления трудовыми правоотношениями в организации. Документ в организации после создания или поступления проходит много этапов: фильтрацию, регистрацию, индексацию, исполнение, контроль и так далее. Я считаю эту тему особенно актуальной, так как делопроизводство – одна из функций управления.

Подготовка документов Секретарь осуществляет «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Передача документов на рассмотрение должна осуществлять в день их получения. ВХОДЯЩИЙ документ – документ, поступивший в учреждение.

Регистрация документов и формирование дел В настоящее время находят применение три системы регистрации документов: - Централизованная - Децентрализованная - Смешанная При регистрации документы делятся на несколько групп, входящие документы исходящие документы внутренние документы коммерческие контракты документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально») Распространение получили две формы регистрации документов – журнальная и карточная.

Контроль за исполнением документов Документы подлежат исполнению в определенный срок, который может быть: Типовым Индивидуальным Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока. Срок исполнения входящего документа исчисляется с момента поступления его в учреждении, а создаваемого – с момента доведения его до исполнителя. После исполнения документ снимается с контроля.

Систематизация и хранение документов Оформленные дела сдаются в архив организации. Помещение архива должно быть безопасно в пожарном отношении, гарантировано от затопления и иметь запасной выход. Архив должен быть оборудован стационарными стеллажами.

Номенклатура дел организации . Для обеспечения порядка формирование и учёта дел составляется номенклатура дел. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации. Номенклатура дел составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров.

Формирование дел В дело документ направляется тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. При формировании дел необходимо – помещать в дело только исполненные, документы и группировать в дело документы одного календарного года.

Подготовка дел к архивному хранению В архив организации передаются: дела постоянного (свыше 10 лет), временного хранения, по личному составу. Законченные дела подлежат оформлению, а именно: подшивке или переплету; нумерации листов в деле; составлению заверительной надписи дела; оформление обложки дела; составлению внутренней описи документов дела;

Обработка корреспонденции Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.

Вскрытие почты Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день поступления документов. Документы оформляются на бланках. общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Извлечение и проверка прилагаемых бумаг Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. Документы регистрируются на карточках. Составляются следующие картотеки: справочные; контрольно-справочные; по географии поступающих документов; по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; тематические (приказы, решения) и др.

Сортировка почты Все документы делятся на две большие группы: Документы по общим и административным вопросам. Документы по функциям управления. Оформление документов могут быть совершенно разными: по виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты; по средствам фиксации – письменные, графические, фото-кинодокументы и т.д. По степени гласности различают документы открытые (несекретные), совершенно секретные (ДСП), с грифом «конфиденциально» По срокам исполнения срочные и несрочные.

Оформление документов и подготовка их к отправке Дела подлежат оформлению при их завершении и по завершении года. Обложка дела постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел производится четко черными чернилами или тушью. Описи дел составляются в двух или трёх экземплярах.

Служебные письма Бланки служебного письма состоит из следующих реквизитов: Государственный герб РФ; Герб субъектов РФ; Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); Код формы организации; Наименование организации; Справочные данные об организации.

Правила оформление деловых писем Деловые письма имеют определенный правила составления и оформления выделяются следующих этапы: Изучение существа вопроса; Подготовка и написание проекта текста письма; Согласование проекта письма; Подписание руководителем; Регистрация; Отправка. Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если стиль и оформление письма выбраны верно, получателю будет легко и приятно работать с ним.

Телефакс Телефакс является самым популярным средством для оперативного обмена информации, его достоинство – возможность передачи документа в любую точку земного шара за одну минуту. Факсимильная связь по-прежнему остается для бизнеса жизненно важным средством.

Заключение Организация работы с документами – ключевая технология управления любом учреждении: выполняя свою работу я ставила перед собой цель, рассказать о службе документационного обеспечения управления, эффективность деятельности ДОУ зависит от квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы и условий труда.