Инструктивно-методические материалы к домашней контрольной работе по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ГОРЛОВСКИЙ КОЛЛЕДЖ ПРОМЫШЛЕННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ЭКОНОМИКИ»

Комиссия профессиональной учетно-экономической подготовки

ИНСТРУКТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ

к домашней контрольной работе

по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Специальность: 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)

г.Горловка, 2015

Инструктивно-методические материалы к домашней контрольной работе по дисциплине «Документационное обеспечение управления». Подготовил преподаватель 1 категории Т.В. Кучеренко - Горловка: ГПОУ «Горловский колледж промышленных технологий и экономики», 2015. -28с.

Представлены инструктивно-методические материалы для выполнения домашней контрольной работы студентов заочной формы обучения, включающие в себя задания, которые объединяют аспекты теоретической, практической и творчески-поисковой работы.

Методическая разработка содержит методические указания по выполнению контрольной работы, задания практического и теоретического характера, пример выполнения заданий, перечень литературы и электронных Интернет – источников.

Для студентов.

Одобрено к использованию на заседании цикловой комиссии профессиональной учетно-экономической подготовки и рекомендовано к утверждению

Протокол № 4 от «02» 12.2015 г.

Председатель комиссии __________________Н.В.Горбатовская

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

Дисциплина «Документационное обеспечение управления» предназначена для того, чтобы обучить студентов навыкам заполнения и оформления ряда основных документов, чаще всего встречаемых в организационной деятельности предприятия, а также дать основные знания по оформлению реквизитов документов, организации работ с документацией, ее оформлением, составлением и хранением.

В соответствии с назначением основной целью дисциплины является – научить студентов оформлять, составлять, пользоваться различной документацией, которая есть в учреждениях.

Исходя из цели, в процессе изучения дисциплины решаются следующие задачи:

- научиться различать отдельные группы документов и знать основные правила их оформления и составления;

- знать весь процесс документооборота в учреждениях от регистрации документов до их списания или передачи в архив;

- уметь работать с документами (их разбор по отделам, по значимости, конфиденциальность, срочность и тд.);

- научиться составлять основные документы по личному составу, правила их хранения и использования.

Контрольная работа, ее написание и защита является важным звеном в формировании у студентов практических навыков творческого, самостоятельного изучения «Документационного обеспечения управления», в выработке современного управленческого мышления, умении формулировать и выражать свои мысли и идеи.

Контрольная работа выполняется для закрепления и проверки знаний студентов, полученных в результате изучения дисциплины и является формой контроля текущей успеваемости, направленной на развитие навыков самостоятельной работы.

Целью методических указаний по выполнению контрольной работы является помощь студентам в подготовке и написании самостоятельной работы.

Методические указания определяют общие требования, предъявляемые к контрольной работе, указывают последовательность ее подготовки, требования к содержанию и оформлению.

Методические указания составлены с учетом действующей нормативной документации.

Общие методические указания по выполнению контрольной работы

Контрольная работа является формой закрепления и контроля теоретических знаний и практических навыков, полученных студентом во время изучения данной дисциплины. Она выполняется студентами 1 курса заочной формы обучения во 2 семестре в сроки, предусмотренные учебным планом.

Предусмотрено 10 вариантов контрольной работы. Номер варианта задания выбирают по номеру в списке журнала учебных занятий. Произвольное изменение варианта не допускается.

Контрольная работа состоит из теоретической и практической частей. В теоретической части контрольной работы излагаются ответы на предусмотренные в варианте вопросы. Перед написанием контрольной работы следует обратиться к конспекту лекций по раскрываемым в них вопросам, ознакомиться с ними в учебной и специальной литературе, в периодических журнальных изданиях.

В практической части контрольной работы студент должен ответить на поставленные вопросы, выполнить соответствующее задание, дать пояснения и сделать выводы.

Оформление работы.

Контрольная работа должна быть выполнена в печатном варианте по следующим требованиям к оформлению текста:

- формат А 4;

- текст должен быть набран в текстовом редакторе Word;

- поля: верхнее, нижнее, правое - 2 см; левое – 3 см;

- страницы следует нумеровать арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту. Номер страницы проставляют в центре нижней части листа без точки. Титульный лист включают в общую нумерацию страниц, но номер на нем не ставят. Если иллюстрации и таблицы располагают на отдельных листах, то они также включаются в общую нумерацию страниц.

- шрифт – Times New Roman;

- высота шрифта - 14 пунктов (в таблице допустима высота 12);

- красная строка –1,25 см;

- междустрочный интервал - одинарный;

- выравнивание текста - по ширине страницы;

- исключить переносы в словах.

Объем работы не должен превышать 15 страниц, набранного на компьютере текста. В конце работы приводится список использованной литературы с выходными данными (место издания, издательство, год издания).

Работа должна быть сдана для проверки не позднее, чем за 2 недели до начала экзаменационной сессии.

На титульном листе указываются: специальность, название дисциплины, номер варианта, Ф.И.О. студента, курс, номер группы, Ф.И.О. преподавателя (приложение 1).

Работы, выполненные небрежно (содержащие зачеркнутые строки, сокращения слов, вписанные слова, стилистические и грамматические ошибки и т.д.) будут возвращены для исправления. По результатам проверки контрольной работы выставляется оценка «Зачтено» или «Не зачтено».

Оценка «Зачтено» выставляется за контрольную работу в случае:

1) ее выполнения в полном объеме: теоретическая часть выполнена верно – вопросы раскрыты в полном объеме, нет ошибок в тестах, практическая часть выполнена в соответствии с требованиями и не имеет замечаний.

2) ее выполнения в полном объеме при некоторых замечаниях: недостаточно полно раскрыты теоретические вопросы, имеются незначительные ошибки в оформлении документов.

Работы, по которым выставлена оценка «Не зачтено», выполняются повторно с устранением всех отмеченных недостатков и предоставляются на проверку вместе с первой контрольной работой.

Задания контрольной работы

Вариант 1.

Теоретическая часть

1.История развития делопроизводства.

2. Документация по созданию организации.

3. Тесты:

1. Документ – это:

Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Носитель информации, используемой в целях регулирования социальных отношений.

Информация, зафиксированная любым способом на любом носителе.

2. Подлинник документа – это:

Первый или единственный экземпляр документа.

Экземпляр документа, с которого снята копия.

3. Юридическая сила документа – это:

Особенности внешнего оформления документа.

Свидетельство наличия в документе положений нормативного характера.

Способность документа порождать определенные правовые последствия.

4. Имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсимильной связи?

Да.

Да, по соглашению сторон информационного обмена.

Нет.

Практическая часть

Составьте докладную записку в адрес руководителя предприятия о том, что в связи с утверждением и введением Инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и с целью повысить качество работы с документами, необходимо обновить автоматизированную систему документооборота и делопроизводства.

Недостающие реквизиты придумайте самостоятельно.

Вариант 2.

Теоретическая часть

1. Основные виды документов, их классификация.

2. Экспертиза ценности документов.

3. Тесты:

1.Какой из перечисленных реквизитов не относится к реквизитам удостоверения?

1. Гриф утверждения.

   Печать.

   Отметка о заверении копии.

   Виза согласования.

   Подпись.

2. В какой последовательности должны быть расположены наименования в бланке письма филиала организации?

1. 1. Открытое акционерное общество.

      (ОАО «Сибнефть»).

      Филиал в городе Ханты-Мансийске.

      «Нефтяная компания “Сибнефть”».

3. Какие реквизиты включаются в бланк письма?

1. Место составления или издания документа.

   Заголовок к тексту.

   Наименование организации.

   Товарный знак (знак обслуживания).

   Наименование вида документа.

   Адресат.

   Справочные данные об организации.

4. На каком экземпляре делового письма, подготовленном для отправки адресату по почте, проставляются визы?

1. 1. На подлиннике, отправляемом адресату.

      На копии, помещаемой в дело организации.

Практическая часть

Составьте и оформите приказ о переводе на другую работу Коростылева Николая Сергеевича с его согласия, постоянно с04.03.2015 с должности кладовщика склада №2 в отдел маркетинга менеджером с окладом 10500 р. в месяц. Основание: заявление Коростылева Н.С. от 25.02.2015.

Недостающие реквизиты придумайте самостоятельно.

Вариант 3.

Теоретическая часть

1. Понятие о корреспонденции.

2.Процедура составления и оформления распорядительных документов.

3. Тесты:

1. Что должен сделать работник организации, визирующий документ, если он не согласен с его содержанием?

1. Отказаться от визирования документа.

   Завизировать документ, выразив свое мнение.

2. Какой вариант заголовка к письму вы считаете правильным?

1. 1. О договоре поставки.

      О невыполнении договора поставки от 12.08.2005 № 45/67.

      О невыполнении договора.

3. Как должна быть оформлена подпись, если заместитель руководителя организации имеет право подписывать документы вместо руководителя в случае его временного отсутствия?

Л.И. Садиков      Подпись           Генеральный директор

О.П. Ремизов     Зам. генерального директора          Подпись

О.П. Ремизов     Подпись       И.о. генерального директора 

4. Является ли задача совершенствования форм и методов работы с документами задачей службы ДОУ?

Да.

Нет.

Практическая часть

Оформить приказ по основной деятельности, используя следующие исходные данные: ПРИКАЗ от шестого декабря 2015 года за № 87. О введении Инструкции по делопроизводству. В целях совершенствования работы с документами на предприятии. ПРИКАЗЫВАЮ: 1.утвердить и ввести в действие с 1 января 2016 г. Инструкцию по ведению делопроизводства. 2. Структурным подразделениям и всем сотрудникам в работе со служебными документами руководствоваться утвержденной настоящим приказом Инструкцией по ведению делопроизводства. 3. Службе документационного обеспечения управления до 1 января 2016 г. предоставить руководителям структурных подразделений растиражированный экземпляр Инструкции по ведению делопроизводства на предприятии. 4. Контроль за выполнением приказа возложить на заместителя генерального директора. Генеральный директор В.П. Куприянов.

Вариант 4.

Теоретическая часть

1. Договорно-правовая документация, виды договоров, типовые формы договоров.

2. Номенклатура дел. Ее роль и значение для правильного оформления дел в делопроизводстве организации. Порядок составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел всей организации.

3. Тесты:

1. Нужно ли заверять печатью организации приказы руководителя?

Да.

Нет.

2. Какое письмо заверяется печатью?

Гарантийное письмо.

Коммерческое предложение.

Письмо-просьба.

3. Какой вариант оформления резолюции руководителя является правильным? 

4. Какой вариант оформления отметки о наличии приложения в сопроводительном письме является правильным?

Приложение: упомянутое на 3 л. в 1 экз.

Приложение: по тексту на 3 л. в 1 экз.

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Практическая часть

Разработайте положение о премировании работников фирмы.

Недостающие реквизиты придумайте самостоятельно.

Вариант 5.

Теоретическая часть

1.Документация кадровой службы по движению персонала.

2. Документирование информационно-справочных материалов.

3. Тесты:

1. Должен ли исполнитель, подготовивший текст письма, визировать документ?

Да.

Нет.

2. Какие нормы применяются для расчета численности делопроизводственного персонала?

1. 1. Нормы выработки.

      Нормы времени.

      Нормы управляемости.

      Нормы обслуживания.

3. Какой вариант формулировки пункта распорядительной части приказа является правильным?

Главному бухгалтеру подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки 
в 2015 г. в срок до 20.01.2015.

Главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки в 2015 г. в срок до 20.01.2015.

Главному бухгалтеру ООО «Агат» П.Л. Дмитриеву подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2015 смету расходов на командировки  в 2015 г.

Поручить главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2015 смету расходов на командировки в 2015 г.

4. Документооборот – это:

1. 1. Передача документа из одной инстанции в другую в процессе его рассмотрения.

      Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

      Движение комплекса документов в процессе выработки, принятия и исполнения решений.

Практическая часть

Составьте на свое имя приказ о поощрении вас за хорошую работу.

Недостающие реквизиты придумайте самостоятельно

Вариант 6.

Теоретическая часть

1. Документационное обеспечение в бухгалтерии.

2. Организация работы инспектора отдела кадров

3. Тесты:

1. Как должна быть оформлена подпись в письме, если коммерческий директор фирмы (Н.И. Старков) находится в отпуске, а исполнение его обязанностей приказом возложено на заместителя коммерческого директора (Е.Д. Табакова)?.

Е.Д. Табаков Подпись   Коммерческий директор

Е.Д. Табаков Зам. коммерческого директора   Подпись

Е.Д. Табаков И.о. коммерческого директора   Подпись

2. Какой документ относится к нерегистрируемым?

1. 1. Письмо-запрос.

      Жалоба гражданина.

      Сопроводительное письмо.

      Рекламное письмо.

3. Должен ли работник службы ДОУ, осуществляющий контроль за исполнением документов, напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения находящихся у них документов?

Да.

Нет.

4. Каков максимальный срок исполнения обращений граждан?

15 дней.

30 дней.

45 дней.

60 дней.

Практическая часть

Составьте письмо о приезде Вашего представителя для участия в переговорах и заключения договора о поставке готовой продукции (по выбору).

Недостающие реквизиты придумайте самостоятельно.

Вариант 7.

Теоретическая часть

1. Реквизиты, используемые, для оформления документов.

2. Автоматизация процессов документационного обеспечения управления.

3. Тесты:

1. В каких днях устанавливаются сроки исполнения документов?

В календарных днях.

В рабочих днях.

2. Кто может перенести срок исполнения поручения, полученного из вышестоящей организации?

Руководитель организации, исполняющей поручение.

Руководитель вышестоящей организации.

Служба ДОУ организации, исполняющей поручение.

3. Какой из классификаторов может использоваться при регистрации поступающих документов?

Классификатор должностных лиц.

Классификатор видов продукции.

Классификатор единиц административно-территориального деления.

4. Какой документ составляется при необходимости зафиксировать сложившуюся ситуацию или обнаруженные факты?.

Протокол.

Справка.

Акт.

Практическая часть

Оформите самостоятельно письмо: Директору завода ПАО «Горловский завод строительных машин» О.А. Родионову ул. Комсомольская, 71а, г. Горловка Донецкой обл., 84601, Дата, № 12-145 на № 204-6 от 00.00.0000. О применении санкций за нарушение условий договора. Напоминаем, что согласно договору № 123 от00.00.0000 Ваше предприятие должно было выполнить заказ на поставку деталей к 00.00.0000. Предлагаем завершить предусмотренные договором работы до 00.00,0000. В противном случае будем вынуждены применить санкции за нарушение условий договора. Приложение: договор на 2 л. Директор завода А.П.Савельев. Главный инженер П.И.Степанов. Павлова 123 65 47.

Недостающие реквизиты придумайте самостоятельно.

Вариант 8.

Теоретическая часть

1. Регистрация, как составляющая часть технологии делопроизводства.

2. Классификация организационных документов, их назначение.

3. Тесты:

1. Какой документ требует утверждения руководителем организации?

Положение о бухгалтерии.

Справка о задолженности предприятия.

Письмо-запрос о предоставлении информации.

Протокол заседания совета директоров.

2. Каким образом в организации распределяются обязанности между руководством, в том числе право подписывать документы?

Устанавливаются в соответствии с устными распоряжениями руководителя.

Устанавливаются приказом руководителя.

Устанавливаются в инструкции по делопроизводству.

3. Сколько экземпляров приказа подписывает руководитель?

Несколько.

Два.

Один.

4. На кого может быть возложен контроль за исполнением в последнем пункте приказа?

На руководителя структурного подразделения.

На заместителя руководителя организации.

Практическая часть

Составьте акт, в котором сообщается о результатах проведения инвентаризации.

Недостающие реквизиты придумайте самостоятельно.

Вариант 9.

Теоретическая часть

1. Организация работы архивариуса

2. Делопроизводственные службы и их место в системе управления.

3. Тесты:

1. Какое утверждение является правильным?

В каждой организации должна быть сводная номенклатура дел и номенклатуры дел структурных подразделений.

В каждой организации должна быть сводная номенклатура дел.

В каждой организации должны быть только номенклатуры дел структурных подразделений.

2. Какие признаки отражены в заголовке дела: «Протоколы заседаний Совета директоров общества»?

Корреспондентский.

Номинальный.

Авторский.

Предметно-вопросный.

3. Какой заголовок дела вы считаете правильным?

Документы о строительстве торгового центра.

Расчеты, сметы, планы работ, переписка и другие документы о строительстве торгового центра.

Документы о строительстве торгового центра (расчеты, сметы, планы работ, переписка и др.).

4. Допустимо ли формировать переписку в дела по принципу: «Входящая корреспонденция», «Исходящая корреспонденция»?

Да.

Нет.

Практическая часть

Найдите ошибки и оформите приказ по личному составу. Приказ. Дата. Индекс. Горловка. О приеме на работу. НАЗНАЧИТЬ: Королеву Людмилу Владимировну на должность старшего сектора информационного обслуживания предприятия и организаций сельского хозяйства с 00.0.00. с окладом 16000 рублей в месяц. Основание: заявление Королевой Л.В. с визами. Директор института А.И. Сергеев. Визы: начальник отдела кадров П.В. Смоляков; Начальник сектора М.Р. Лопатова. С приказом ознакомлен. Подпись.

Недостающие реквизиты придумайте самостоятельно.

Вариант 10.

Теоретическая часть

1.. Конфиденциальная документация, порядок работы с ней.

2. Процедура составления и оформления документов по личному составу.

3. Тесты:

1. Можно ли помещать в одно дело документы временного и постоянного сроков хранения?

Да.

Нет.

2. В какое дело помещается внутренняя опись?

Личное дело.

Приказы организации по личному составу.

Переписка с органами власти и управления.

3. В каком году можно уничтожить документы, созданные в 2000 г. и имеющие срок хранения 10 лет?

В 2010 году.

В 2011 году.

В 2012 году.

4. На каком этапе обработки дела проводится нумерация листов?

При обработке дела для передачи на архивное хранение.

По завершении делопроизводственного года.

При помещении исполненных документов в дело.

Практическая часть

Напишите краткую (не более 1,5 стр.) свою или вымышленную автобиографию, где примените свои знания в написании дат, сокращении слов и словосочетаний, чисел и физических величин. В конце автобиографии напишите, какие цели ставите в жизни духовные и материальные (иметь дачу определенной площади, ездить на машине такой-то марки, закончить ВУЗ и т.п.)

Пример выполнения варианта контрольной работы

вариант 10.

Теоретическая часть

1. Конфиденциальная документация, порядок работы с ней.

Конфиденциальная информация, как правило, содержится в документах — бумажных либо электронных.

Все документы в фирме делятся на три категории: входящие, исходящие и внутренние.

Первым шагом в обеспечении защиты информации является выявление из обшей массы документов, содержащих ценную для фирмы коммерческую информацию. Составляется перечень конфиденциальных документов. Затем вводятся степени конфиденциальности информации (или грифы ограничения доступа к документам) и каждому документу присваивается соответствующий гриф. Данный перечень составляется специальной комиссией (в крупных фирмах) либо секретарем-референтом фирмы (специальным сотрудником). Потом он согласовывается с начальниками отделов, служб и утверждается руководителем фирмы.

В перечне документов указываются категории работников, которые по должности могут пользоваться этими документами. Гриф ограничения доступа к документу устанавливается на определенный срок. Каждый документ, отнесенный к той или иной степени конфиденциальности, должен на титульном (первом) листе иметь в правом верхнем углу пометку о грифе.

Порядок работы с документами, составляющими коммерческую тайну, регламентируется специальной инструкцией по закрытому делопроизводству, которая регулирует порядок документирования и организации работы с конфиденциальными документами и содержит следующие разделы.

«Общие положения» — на основе действующего законодательства и нормативно-методических документов определяется понятие коммерческой тайны, устанавливаются цели данной инструкции, определяются сотрудники или подразделения, ответственные за работу с документами, составляющими коммерческую тайну.

«Документирование деятельности фирмы, составляющей коммерческую тайну» — определяются виды конфиденциальных документов, порядок их подготовки и оформления, присваиваемые грифы ограничения доступа к документам.

«Организация работы с документами» — устанавливается порядок присвоения грифов и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну.

Процесс обеспечения сохранности информации в документах, содержащих коммерческую тайну, осуществляется в соответствии с основными стадиями «жизненного» цикла документа. Этими стадиями являются:

1. получение (отправка) документа. Документ, поступающий в фирму и содержащий гриф конфиденциальной информации, должен быть передан только секретарю-референту или инспектору закрытого делопроизводства и зарегистрирован. Далее он передается руководителю, который определяет непосредственного исполнителя по данному документу, имеющему допуск к этой категории документов, и адресует документ ему. Аналогичный порядок соблюдается при отправлении документа — подготовка документа, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале секретарем-референтом и отправка;

2. хранение документа.  Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в специально отведенных закрывающихся помещениях, в запертых шкафах, столах или ящиках; документы, составляющие коммерческую тайну, — только в металлических сейфах, оборудованных сигнализацией. Все помещения должны опечатываться.

По истечении срока конфиденциальности документа возможны следующие действия:

продление этого срока;

гриф может быть снят и документ становится открытым;

уничтожение документа;

3. использование документа. Система доступа сотрудников, не имеющих соответствующих прав по должности, к конфиденциальным документам должна иметь разрешительный характер. Каждая выдача таких документов регистрируется (расписываются оба сотрудника — и тот, кто берет документ, и тот, кто его выдает) и проверяется порядок работы с ними (например, нарушением считается оставление конфиденциальных документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений);

4. уничтожение документа. Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо правовой, исторической или научной ценности, срок хранения которых истек (либо не истек), подлежат уничтожению.

Для этого создается комиссия (в составе не менее трех человек), в присутствии которой производится уничтожение. Затем члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители — путем сожжения, дробления, расплавления и др.

Контроль над соблюдением правил хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью проверок. Они могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так и нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт и принимаются меры, позволяющие в будущем предотвратить нарушения такого рода.

Следует осуществлять контроль не только в отношении документов, содержащих конфиденциальную информацию, но и бумаг с печатями, штампов, бланков.

Особое внимание следует уделять охране так называемых бланков строгой отчетности, содержащих номер (серию), зарегистрированных одним из установленных способов и имеющих специальный режим использования.

2. Процедура составления и оформления документов по личному составу.

Документы по личному составу - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

Виды документов по личному составу: приказы, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.п.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

прием, перевод и увольнение работников;

предоставление отпусков;

командирование.

При приеме на работу фиксируются основные анкетно-биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно-биографических данных, условий и оплаты труда.

Рассмотрим отдельно процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, и создаваемые при этом документы.

Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено предъявление военного билета.

Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

прием на работу;

перемещение по работе;

увольнение с работы;

установление должностных окладов;

отпуска;

командировки;

изменение фамилии;

поощрения;

взыскания и т.д.

Особенности приказа по личному составу. Допустимы разные варианты его оформления (оговоренные в инструкции).

Номер (индекс) пишется с буквой "к", что значит приказ по кадрам.

Заглавие - "По личному составу".

Констатирующей части в приказе может не быть.

Распорядительные пункты оформляются в последовательности - прием на работу, перевод и перемещения, установление разрядов, предоставление отпусков и т.д.

Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка и т.д.).

В приказе (пункте) о приеме на работу следует указывать на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости - вид работы (постоянная, временная, по совместительству и т.д.), особые условия работы (материальная ответственность и т.п.).

При переводе сотрудника на другую работу в приказе указываются вид и причина перевода, устанавливаемый оклад; в случае временного перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении сотрудника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения; при наложении взыскания - ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении - причина (со ссылкой на статью ТК) и дата.

Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.

Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.

К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.

Приказы вступают в силу с момента их подписания.

Вместе с тем в распорядительной части текста приказа встречаются пункты со своими сроками вступления в силу приказа. Например, приказ подписан 13 сентября, а назначение работника на должность произведено 5 октября.

Нумеруются приказы в течение календарного года.

Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник ОК должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, в котором тот должен поставить свою визу: "С приказом ознакомлен", подпись работника, дата ознакомления.

Срок хранения приказов по личному составу обусловлен рациональными соображениями продолжительности работоспособности и самой жизни человека и составляет 75 лет.

Приказы оформляются на бланках формата А4.

Состав реквизитов приказа по личному составу:

наименование министерства или ведомства;

название организации;

наименование вида документа;

место составления;

дата, номер;

заголовок;

текст;

подпись;

визы;

подписи сотрудников, ознакомленных с приказом;

отметка о направлении в дело.

Следующим видом документа по личному составу является заявление.

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Правила оформления заявления:

Пишется от руки в произвольной форме.

На трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Реквизиты заявления:

название вида документа;

дата;

адресат;

от кого направлено;

текст;

подпись.

Документ "заявление" бывает разных видов. Например, заявление с просьбой о приеме на работу, с просьбой об увольнении, с просьбой о переводе на другую должность и т.д.

Реквизиты заявления о приеме на работу:

адресат (кому направлено);

от кого (Ф.И.О., адрес);

наименование вида документа;

текст;

дата составления;

подпись.

Особенность заявления о переводе на другую должность - в адресате сотрудник указывает занимаемую в данный момент должность, а в тексте - причины перевода. Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п. должны содержать в тексте указания на соответствующие документы.

Следующим видом документа по личному составу является трудовой контракт.

Трудовой контракт (договор) - соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. ТК употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы.

Основные условия договора включают соглашения:

о работе по одной или нескольким специальностям;

квалификации;

месте работы;

сроке действия;

виде трудового договора;

об условиях оплаты труда.

Дополнительные условия могут касаться любых вопросов оплаты труда и социально - бытового обслуживания работника. Все перечисленные данные взяты из комментария к Кодексу законов о труде РФ. Контракты заключаются на неопределенный срок; на определенный срок; на время выполнения определенной работы.

Срочные договоры заключаются в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы. Срочные договоры заключаются тогда, когда работа не имеет постоянного характера. Разновидностью срочных договоров являются договоры о временной и сезонной работе.

Основные условия, которые рекомендуется указывать в договорах:

место работы;

конкретная работа по профессии, должности;

дата начала работы и ее окончания;

оплата труда;

обязанности предприятия по охране труда.

Могут быть дополнительные условия сторон: испытательный срок, совмещение профессий, дополнительный отпуск, повышение квалификации и т.д.

Контракт составляется в 2 экземплярах (первый экземпляр в организации, второй - у работника), подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации. Трудовые контракты включаются в состав личных дел.

Если личные дела не заводятся, то контракты формируются в отдельное дело по алфавиту. Трудовые контракты хранятся 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу, или 5 лет после увольнения при наличии приказа по личному составу.

Следующим видом документа по личному составу является трудовая книжка.

Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС - военный билет.

В трудовые книжки вносятся следующие данные:

сведения о работнике;

сведения о работе;

сведения о награждениях и поощрениях;

сведения об открытиях, на которые выданы дипломы;

взыскания в трудовую книжку не вносятся.

Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа. Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополняется вкладышем. Без самой трудовой книжки вкладыш не действителен. При утере трудовой книжки выдается дубликат.

Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью "дубликат" в правом верхнем углу титульного листа.

Изменения записей производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов со ссылкой на номер и дату этих документов. Ссылки на документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя, ставится печать организации или отдела кадров. Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении.

В организациях ведется документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек.

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

Документы рекомендуется включать в личное дело в следующей последовательности:

внутренняя опись документов дела;

дополнения к анкете;

заявление о приеме на работу;

анкета с фотокарточкой;

трудовой договор;

приказ о приеме на работу (копия);

документы об образовании (копии);

характеристики или рекомендательные письма.

Вначале в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно - биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы). Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личное дело ведется в одном экземпляре, внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Заверительная надпись пишется только на листе - заверителе.

Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Реквизиты автобиографии:

название вида документа;

текст;

дата;

подпись и ее расшифровка.

В тексте освещаются вопросы: Ф.И.О., год рождения, образование, с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание, награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес.

Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве. Реквизиты резюме:

название вида документа;

дата;

Ф.И.О.;

почтовый адрес претендента;

телефон;

текст;

подпись.

Текст излагается по разделам:

Цель резюме.

Образование.

Трудовая деятельность.

Специальные знания.

Семейное положение.

Характеристика - документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение организации о нем. Реквизиты характеристики:

наименование вида документа;

текст;

подписи;

дата;

печать.

Текст состоит из двух частей:

вводной, где указываются Ф.И.О., год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии;

основной, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград и поощрений, отношения с сотрудниками.

Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяется печатью.

Личный листок по учету кадров - перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.п.

Анкета - аналогичная форма "личного листка по учету кадров", содержит те же графы. Дополнение к личному листку по учету кадров - документ, в котором отмечаются сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка. Первый раздел дополнения к личному листку фиксирует перемещение по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности. Второй раздел дополнения к личному листку фиксирует изменения в образовании, изучении иностранных языков; наличие воинского звания, пребывание в загранкомандировках, награждение, повышение квалификации.

Личная карточка - основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движения кадров.

3. Тесты:

1. b

2. a

3. b

4. a

Практическая часть

АВТОБИОГРАФИЯ

Я Николаев Иван Васильевич родился третьего ноября 1966 года в городе Сватово Луганской области, в семье работников сельского хозяйства. Мать Николаева Елена Николаевна 1931 года рождения, отец Николаев Пётр Леонидович 1935 года рождения.

По окончании, в 1981году Сватовской школы № 2, поступил в Лисичанское педагогическое училище, на трудовое отделение, по специальности учитель труда и черчения. В 1985 году закончил данное учебное заведение, и получил диплом учителя труда и черчения общеобразовательной школы. В этом же году, по распределению, поступил на работу учителем в школу №26 по своей специальности, в городе Красный луч Луганской области.

С 1985 по 1987 год, служба в рядах Советской Армии.

После службы в армии продолжил работу учителем в Сватовской СШ № 2, преподавал математику, физику, алгебру, геометрию, анатомию, физкультуру в 4 – 9 классах.  В летнее время, во время отпуска работал комбайнёром на зерноуборочных комбайнах в КСП Сватовского района. Всего стаж комбайнёра 11 лет.

В 1995 году поступил на работу в КСП механизатором широкого профиля, работал на колёсных и гусеничных тракторах, на силосном комбайне и прочем.

В 1998 году перешёл работать плотником, проработав пол года, был назначен, и работал прорабом в КСП.

В 2002 году был приглашён на работу в Сватовскую СШ № 2 компьютерщиком, в 2006 году оставил эту работу.

В настоящее время, работаю продавцом – консультантом по продаже компьютерной техники в магазине «Протон» города Сватово. Также выполняю обязанности ремонтника – наладчика, по обслуживанию и ремонту офисной техники.

Мечтаю открыть свой собственный бизнес по ремонту офисной техники.

Дата                                                                                                Подпись

Список рекомендуемых источников

1. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления. Учебник, 2010, http://znanium.com/catalog.php?item=bookinfo&book=228219

2. Делопроизводство. Учебник. под ред. Быкова Т.А., Санкина Л.В., Вялова Л.М.,2012,http://znanium.com/catalog.php?item=bookinfo&book=236384

3. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учебное пособие / Татьяна Александровна Быкова, Татьяна Вячеславовна Кузнецова, Лариса Владимировна Санкина. -2, перераб. и доп. -Москва : ООО "Научно-издательский центр ИНФРА-М", 2013. -304 с. http://inf.mesi.ru/d.aspx?id=390575

4. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Елена Валентиновна Гладий. -Москва: Издательский Центр РИОР; Москва: ООО "Научно-издательский центр ИНФРА-М", 2013. -249 с –http://inf.mesi.ru/d.aspx?id=304633

5. Басаков, М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: учеб. пособие для вузов / М. И. Басаков. - Ростов н/Д: Феникс, 2005. 320 с.

6. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие./ М. В. Кирсанова. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. - 304 с.

7. Кудряев, В. А. Организация работы с документами./В. А. Кудряев. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 575 с.

8. Сиганов, Т. В. Делопроизводство и документооборот/ Т. В. Сиганов. - Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. - 71 с.

9. Сокова, А.Н. Идеальное делопроизводство/ А. Н. Сокова// Секретарь-референт. - 2004. - №11. - С.28 - 33.

Приложение 1

ОБРАЗЕЦ ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ГОРЛОВСКИЙ КОЛЛЕДЖ ПРОМЫШЛЕННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ЭКОНОМИКИ»

домашняя контрольная работа

по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Вариант 10

 

 

 

г.Горловка, 2015