Конспект лекций по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

ДОНЕЦКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ

ГПОУ «ГОРЛОВСКИЙ КОЛЛЕДЖ ПРОМЫШЛЕННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ЭКОНОМИКИ»

УТВЕРЖДАЮ:

Зам. директора

_________О.Ю.Цыба

__.__.2015

КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ

по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Специальность: 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)

г.Горловка, 2015

Конспект лекций по дисциплине «Документационное обеспечение управления». Подготовил преподаватель 1 категории Т.В. Кучеренко - Горловка: ГПОУ «Горловский колледж промышленных технологий и экономики», 2015. -79с.

Представлены теоретические основы учебного материала по курсу «Документационное обеспечение управления» в виде тематически лекций в соответствии с рабочей программой учебной дисциплины. Конспект содержит контрольные вопросы к каждой теме, список использованной литературы.

Предназначен для использования при организации аудиторного учебного процесса и самостоятельного изучения программного материала студентами специальности 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям) дневной и заочной форм обучения.

Рецензенты:

Н.В.Горбатовская, председатель цикловой комиссии профессиональной учетно-экономической подготовки;

А.В.Курчева, главный бухгалтер ГП «ШСМУ № 9»

Для студентов и преподавателей

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

Успешное управление любым процессом, бизнесом, предприятием невозможно без использования современных технологий делопроизводства или документационного обеспечения управления (ДОУ). Процесс управления базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия любого решения. ДОУ возникает только тогда, когда возникает процесс управления, но сам процесс управления может существовать только тогда, когда в нем поставлено ДОУ, то есть, определен порядок документирования и работы с документами. По существу ДОУ – это технология управления.

Организация ДОУ на уровне современных требований предусматривает создание единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). ДОУ является эффективным инструментом контроля исполнения, достаточно простым средством ведения общего делопроизводства и решения различных вопросов при работе с документами.

Руководитель каждой организации должен владеть информацией о работе его подчиненных и вовремя принимать решения по устранению проблем и координации деятельности персонала организации.

Необходимо отметить, что с документами работают все сотрудники организации. Документы всегда создаются исключительно в каких-либо целях: либо для закрепления информации при выполнении поставленных задач, либо по требованию контролирующих органов.

Сотрудник организации стремится к закреплению информации в документах при решении следующих задач:

управление текущей работой, когда это связано с поступлением и передачей большого количества информации,

управление ресурсами организации во времени и пространстве в текущем режиме и с перспективой на будущее,

управление (координация) работой подчиненного ему персонала,

реализация договоренностей с внешними организациями,

отражение хода мероприятий, событий,

анализ различных данных и их оценка,

подведение итогов работы за определенный период,

планирование рабочего времени,

прогнозирование развития определенных процессов и определения наиболее оптимальной последовательности и содержания действий.

Таким образом, сотрудник, составляя тот или иной вид служебного документа, осуществляет определенную функцию, в соответствии со своей ролью в организации. Качество и своевременность подготовки документов влияет на показатели работы, как сотрудника, так и фирмы в целом, а значит и повышает ее конкурентоспоспособность.

Знание основ ДОУ необходимо любому современному специалисту. Именно документ, как зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта деятельности в различных отраслях, в том числе при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Раздел 1 Документирование деятельности предприятий

Тема 1.1 Содержание и основные задачи современного документационного обеспечения управления

 

1.1.1. Предмет, содержание и задачи ДОУ

Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.

Информация – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Цель изучения дисциплины   заключается  в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Основные задачи ДОУ:

отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;

обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства  выбирают с учетом размера  предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма). 

1.1.2. Место и роль документов в управлении на современном этапе

Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:

- существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.

- Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.

Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются.   Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.

Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования:

1. Она должна быть своевременной.

2. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.

Если  информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.

Любое предприятие, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации в большинстве случаев является документ. Как свидетельствует опрос, проведенный в США, более 90% информации хранится на бумаге. Поэтому во многих развитых странах организации работы с документами уделяется большое значение.

ИНФОРМАЦИЯ - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Рассмотрим свойства и функции документа.

Документ имеет два свойства- информативное и эксплуатационное. Информативное свойство документа- это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др. К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

Основные функции документа:

- информационная (в документе фиксируются факты, события, явления..)

- организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности)

- коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия);

- юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов;

- воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки;

- учебная (Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).

Сохранять созданные документы необходимо для:

а) обеспечения преемственности и согласованности действий при принятии как текущих управленческих решений, так и оценки их будущих последствий и разработки соответствующих решений посредством:

сохранения информации о принятых в прошлом и настоя­щих управленческих решениях и реализуемых видах дея­тельности (как части корпоративной памяти) в целях ин­формационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем;

сохранения доказательств прошлой и настоящей деятель­ности для соблюдения подотчетности;

б) соответствия требованиям нормативно-правовых актов путем обеспечения документирования, разъяснения и внедрения нормативной базы, применимой к управлению документами с учетом особенностей деятельности организации;

в) соответствия текущим и будущим потребностям заинтересованных лиц посредством:

идентификации обоснованных законом интересов, кото­рые заинтересованные лица (сотрудники, деловые парт­неры, клиенты и другие лица) могут иметь в отношении со­хранения документов в течение более длительного срока, чем это необходимо самой организации. В состав заинтере­сованных лиц могут входить и те, кому организация должна предоставлять доступ к своим документам в целях подот­четности (аудиторы, регулирующие органы власти, органы следствия, архивные органы или исследователи);

идентификации и оценки правовых, финансовых, полити­ческих, социальных или других результатов от сохранения документов для соблюдения интересов исследователей и общества в целом;

соблюдения законодательно обоснованных требований со­ответствующей архивной организации.

Для непрерывного осуществления своей деятельности, соблю­дения требований нормативно-правовых актов и обеспечения не­обходимой подотчетности организации должны создавать и сохра­нять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать их целостность в течение требуемо­го времени.

Документ считается аутентичным, если можно доказать, что он является тем, чем претендует быть, о чем свидетельствует досто­верность значений его реквизитов, в частности, что он был создан или отправлен лицом, действительно создавшим или отправившим его; а также был создан или отправлен в то время, которое обозначено. Термин «аутентичный документ» равнозначен термину «подлинный документ».

Достоверным (надежным) является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением отобра­жаемых решений, деятельности или фактов и который как следствие безусловно может быть использован в последующих реше­ниях или деятельности.

Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

Пригодным для использования является документ, для которого можно определить его местонахождение (локализовать), получить к нему доступ, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен напрямую связываться с деятельностью или решением, в результате которых он был создан.

Документ имеет содержание, контекст и структуру.

Содержание {контент) — это фактическая информация документа, фиксирующая факты, решения, деятельность.

Структура — это внешний вид и расположение частей содер­жания (например, вид носителя, формат хранения, организация данных, расположение реквизитов, используемые шрифты, примечания, таблицы и т.д.), а также наличие в документе связей с другими документами (гиперссылок).

Контекст {внешняя среда) — это содержащаяся в документе или сопровождающая его информация, описывающая связи документа с деятельностью организации и с другими документами. Это данные о самом документе (например, заголовок, автор, дата со­здания), о создателе и целях создания документа (например, об управленческой функции или деятельности, учреждении-создателе), об использовании документа (кем, когда, почему).

Описание упомянутых компонентов документа осуществляется в виде так называемых метаданных, которые также содержат данные, связанные с управлением документами. Таким образом, к метаданным относятся не только реквизиты (элементы оформле­ния) документа, но и данные, сопровождающие документ (напри­мер, содержащиеся в регистрационно-контрольных журналах, учетных картотеках).

Различаются метаданные о: самом документе; принципах и пра­вилах управленческой деятельности; лицах, участвующих в про­цессе управления и документационного обеспечения управления; управленческой деятельности и ее процессах; процессах документационного обеспечения управления.

Управление документами

Управление документами определяется как область деятельности, включающая эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и отбора (передачи) документов, в том числе процессы включения в систему и сохранения (в форме документов) доказательств и информации о деловой и управленческой деятельности организации.

К управлению документами относятся:

- принятие основных организационных положений, направлений развития и стандартов в сфере управления документами;

- распределение ответственности и полномочий по управлению документами в организации;

- установление и распространение детальных процедур и ру­ководящих указаний по управлению документами;

- предоставление услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов (в целях удовлетворения потребностей и защиты интересов организации и ее клиентов);

- проектирование, внедрение и администрирование специа­лизированных систем для управления документами;

- интегрирование управления документами в управленче­ские системы и процессы.

Стратегия управления документами основывается на разработке и принятии основных организационных положений, направлений развития и стандартов, процедур и практики, а также на проектировании и внедрении систем управления документами в соответствии с потребностями организации и требованиями нормативно-правовых актов.

Стратегия управления документами в организации должна содержать как стратегию документирования деятельности организации (какие документы требуются; когда, как и где они должны быть включены в систему), так и стратегию внедрения соответствующей системы управления документами.

Организации следует устанавливать, документально фиксировать, поддерживать и распространять основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практику управления документами с тем, чтобы обеспечить необходимые для своей работы свидетельства, подотчетность и информацию о своей деятельности.

Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами должны иметь результатом официальные документы, обладающие аутентичностью, достоверностью, целостностью и пригодностью для использования.

Контрольные вопросы:

1. Что является предметом и объектом изучения дисциплины «Документационное обеспечение управления»?

2. Каковы основные задачи ДОУ?

3. Что такое информация и какие требования к ней предъявляются?

4. Что такое документ? Какие функции он выполняет?

5. Для чего необходимо сохранять документы?

6. В чем заключается управление документами?

Тема 1.2 Организация службы документационного обеспечения управления

1.2.1 Формы и структура службы ДОУ

От правильной организации службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления. Поэтому необходимо знать, из каких составляющих складывается организация делопроизводственной службы, как обеспечить ее эффективное функционирование, т. е. знать: - формы, структуру, функции и задачи делопроизводственных служб; - должностной состав; - квалификационные требования, предъявляемые к работникам делопроизводственной сферы.

Слово «ОРГАНИЗАЦИЯ» (латинское "organism") означает соединение частей в одно целое и упорядочивание их. В учреждении любой организационно-правовой формы и формы собственности обязательно создается специальная служба, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ или канцелярия; иногда ответственность за ведение делопроизводства возлагается на одного сотрудника - секретаря руководителя.

Наименование службы ДОУ, ее структура, должностной, численный состав устанавливаются вышестоящими организациями в государственных организациях, а в негосударственных - их руководством. В совместных предприятиях решение этого вопроса осуществляет правление, в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативах - общее собрание членов кооператива.

Делопроизводственные службы (службы ДОУ) рекомендуется создавать в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций. В министерствах и ведомствах – это управление делами, которое, как правило, имеет структуру, показанную на рисунке 1.2.1.

Рисунок 1.2.1 – Структура службы ДОУ в министерствах и ведомствах

На различных предприятиях (государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских), в высших учебных заведениях создается отдел ДОУ или канцелярия. Их структурные подразделения могут называться отделом, сектором, группой. Названия этих подразделений показаны на рисунке 1.2.2. Ведение конкретного участка работы также может быть поручено конкретным исполнителям (исполнителю). В исполнительных органах власти и органах местного самоуправления создают общий отдел, который занимается также вопросами делопроизводства. Структура общего отдела включает подразделения, показанные на рисунке 1.2.3.

:

Рисунок 1.2.2 - Структура службы ДОУ на различных предприятиях

Рисунок 1.2.3 - Структура службы, отвечающей за ДОУ в исполнительных органах власти и органах местного самоуправления отделе, и в управлении делами, и в канцелярии

Каждая из вышеназванных служб ДОУ, как видно из схем, приведенных на рисунках, имеет структурные подразделения. Причем, часть структурных подразделений с одинаковым названием создается и в общем. К ним можно отнести: секретариат, подразделения по учету и регистрации документов (группа, сектор, отдел и др.); группу контроля (инспекция, отдел, бюро и др.); отдел (группа, бюро, сектор и др.) по работе с обращениями граждан; машинописное бюро (компьютерный центр изготовления документов); копировально- множительное бюро; архив. В структуру управления делами всегда включают экспедицию для организации централизованного приема и отправки входящих и исходящих документов. Экспедиция может быть создана и в канцелярии, и в общем отделе, если в организации много структурных подразделений и объем документооборота достаточно высок. Если руководитель понимает значение правильной организации документационного обеспечения деятельности вверенного ему учреждения, в структуру службы ДОУ включают подразделение, которое занимается совершенствованием форм и методов работы с документами. Это подразделение может называться отделом совершенствования работы с документами и внедрения технических средств или группой (сектором, бюро) совершенствования работы с документами.

Каждая служба ДОУ имеет особенные, характерные лишь для нее структурные подразделения. В управлении делами министерства, ведомства обычно создают отдел (бюро, сектор) правительственной переписки и инспекцию при министре.

Секретариат в управлении делами состоит из нескольких структурных подразделений; в него, как правило, входят:

• приемная;

• секретариат руководителя министерства (ведомства);

• секретариаты заместителей министра (руководителя ведомства);

• секретариат коллегии;

• протокольное бюро.

В состав управления делами включают канцелярию, которой подчиняются:

• экспедиция;

• бюро правительственной переписки;

• бюро учета и регистрации;

• машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов);

• копировально-множительное бюро;

• телетайпная;

• отдел писем (отдел по работе с обращениями граждан);

• центральный архив.

В канцелярии и общем отделе (отделе ДОУ) как самостоятельное подразделение может быть создан секретариат, в который входят все секретари руководителей организации.

В структуру общего отдела, создаваемого в органах местного самоуправления, имеющих постоянно действующий коллегиальный орган, включают протокольный отдел (группу) и приемную.

В тех организациях, где нет службы ДОУ, всю работу с документами выполняет специально назначенное лицо, например: инспектор, помощник руководителя или секретарь. Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. Деятельность этой службы устанавливается в положении.

Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением ее наименования. Служба ДОУ должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь строго установленный круг прав и обязанностей, а также взаимодействовать с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций (см.Таблицу 1.2.1).

Основная цель службы ДОУ - осуществить в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координацию, реализацию. Создание службы ДОУ должно обязательно сопровождаться выбором организационной формы работы с документами. Практика выработала 3 формы работы с документами в любом управленческом аппарате:

− Централизованную;

− Децентрализованную;

− Смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех функций ДОУ во введении одного структурного подразделения. Этим подразделением или этим сотрудником выполняется полный цикл технологических операций от момента получения или создания документа до сдачи его в архив: прием; обработка поступающих документов; регистрация; контроль за исполнением; отправка документов; справочно-информационная работа; систематизация и хранение документов; подготовка документов для передачи в архив.

Таблица 1.2.1 - Взаимодействие службы ДОУ со структурными подразделениями организации

Централизация позволяет наиболее эффективно использовать оргтехнику, добиться единства организационного и методического руководства ДОУ, но возможна централизация в небольших фирмах с объемом документооборота до 10 000 документов в год.

Децентрализованная форма представляет собой противоположность централизованной. Здесь каждое структурное подразделение создает свою службу для работы с документами. Эта служба автономно выполняет весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов своего структурного подразделения. Такая форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех организаций, у которых есть специфические особенности процесса документирования (например, необходимость тщательной защиты информации).

Смешанная форма самая распространенная. Часть операций сосредотачивается в центральной службе (прием, регистрация, обработка, тиражирование, хранение). А в каждом структурном подразделении выполняется операция по созданию документов, их систематизация, хранение и обработка перед сдачей в архив. Иногда предполагается, что регистрация документов производится для одних массивов документов централизованно, а для других децентрализовано. Разделение этих массивов может производиться по критерию адресования. Вопрос выбора формы для работы с документами один из самых сложных. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству. Все функции, задачи, права, ответственность службы ДОУ закрепляются в положении о ней.

1.2.2 Положение о службе ДОУ

В соответствии со сложившейся практикой текст положения о структурном подразделении содержит следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Задачи;

3. Функции;

4. Права и ответственность;

5. Руководство;

6. Взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» указывают: − точное наименование структурного подразделения, его место в структуре организации, степень самостоятельности; − наименование должности руководителя, порядок назначения и освобождения от должности, требования к квалификации и стажу работы; − перечень основных правовых, нормативных, нормативно- методических и распорядительных документов, которыми подразделение руководствуется в своей работе; − если служба ДОУ имеет свою печать, дается ее описание, условия хранения и использования.

Раздел «Задачи» формулирует основные задачи службы ДОУ и самые общие направления деятельности.

Раздел «Функции» является основным и включает детальное описание всех функций, выполняемых службой ДОУ. При написании раздела можно воспользоваться Примерным положением о службе ДОУ, приведенном в ГСДОУ.

Функции службы ДОУ можно разделить на три группы:

• документирование управленческой деятельности,

• работа с документами,

• организационные виды работ.

К первой группе можно отнести:

• разработку и ведение табеля форм документов учреждения и альбома унифицированных форм документов;

• разработку бланков документов: для письма, общего бланка, бланков отдельных видов документов; • составление документов по поручению руководства;

• оформление документов, их согласование, печатание, тиражирование;

• документирование работы совещаний;

• контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководству.

Вторую группу функций лучше расположить в порядке выполнения делопроизводственных операций. Сюда входит:

• отправка и прием документов по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте, от курьера и первичная (экспедиционная) обработка документов;

• регистрация документов;

• предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству;

• контроль за прохождением документов в учреждении;

• контроль за сроками исполнения документов;

• разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);

• подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка хранения документов в организации;

• формирование дел;

• подготовка дел для сдачи в архив и организация его работы;

• организация работы с письмами и обращениями граждан.

К организационным видам работ относится:

• организация и обслуживание совещаний;

• организация приема посетителей;

• организация телефонных переговоров;

• методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях;

• совершенствование делопроизводства,

• организация повышения квалификации работников учреждения в сфере работы с документами и др.

В настоящее время в большинстве организаций происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией, поэтому появляются новые функции у службы: − внедрение автоматизированных технологий и контроль за их применением, − проверка качества документационного обеспечения, − планирование информационных потребностей, − нормирование труда, − управление кадрами самой делопроизводственной службы.

Раздел «Права и ответственность» содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для того, чтобы она могла реализовать возложенные на нее задачи и функции.

Наиболее типичными правами является:

1. Запрашивать и получать от структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных функций.

2. Требовать от руководства создания условий, необходимых для выполнения своих функций.

3. Проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях и требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил составления.

4. Направлять своих представителей на совещания руководства или другие мероприятия.

5. Не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением.

При формулировки ответственности службы ДОУ в этот раздел достаточно включить довольно условные пункты об ответственности, которые можно отнести к любому структурному подразделению:

• за несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на службу функций.

• за нарушение действующего законодательства.

Ответственность за деятельность структурного подразделения несут должностные лица, поэтому ответственность работников службы ДОУ за должностные нарушения определяется должностными инструкциями.

В Положении о службе может быть раздел «Руководство», в котором фактически отражается должностная инструкция руководителя службы. В нем указывается, что он назначается и увольняется руководителем организации, которому непосредственно подчиняется, его обязанности, права. Например, руководитель:

• распределяет обязанности между работниками службы делопроизводства; •

принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы делопроизводства;

• подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции; докладывает руководителю о поступивших документах; •

представляет документы на подпись руководителю;

• докладывает и представляет посетителей и т.д.

Раздел «Взаимоотношения» делится на пункты в соответствии с группами организаций, подразделений, должностных лиц, с которыми эти взаимоотношения осуществляются. Начинается он с внутренних взаимоотношений. И первый пункт этого раздела отражает взаимоотношения с руководством организации. Взаимоотношения заключаются в представлении и в получении документов и информации. Соответственно каждый пункт делится на подпункты: представляет/получает с перечислением документов.

Контрольные вопросы:

1. Что такое организация?

2. Как рекомендуется создавать службы ДОУ?

3. Каким образом происходит взаимодействие службы ДОУ со структурными подразделениями организации?

4. Какие выделяют формы работы с документами в любом управленческом аппарате?

5. Охарактеризуйте основные разделы Положения о службе ДОУ.

Тема 1.3 Основные требования к составлению и оформлению документа

1. 3. Бланки документов и требования к ним.

Большинство документов предприятия, в том числе исходящие документы, оформляются на бланке.

Бланк – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией.

Бланки документов можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники при создании конкретного документа. Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных бланках.

Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствие требованиям по плотности – от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне – от 88% до 98%.

Действуют такие единые требования по оформлению деловой документации

1 Для составления служебных документов в учреждениях следует использовать бумагу форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм) Составление документов на бумаге произвольного формата не разрешается

2 Как правило, все служебные документы должны оформляться на бланках учреждения Бланки изготавливаются согласно требованиям государственных стандартов с обязательным соблюдением следующих правил:

- устанавливается два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов;

- бланки каждого вида следует производить на основе углового или продольного размещения реквизитов Реквизиты заголовка размещаются центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно отдали карманы от границ площади) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом;

- бланки следует изготавливать типографским способом на белой бумаге или бумаге светлых тонов;

- бланки документов должны иметь следующие поля:

левое - 20 мм; верхнее - не менее 10 мм; правое и нижнее - не менее 8 миллиметров Некоторые внутренние документы (заявления работников, отдельные служебные справки и т.п.) и документы, создаваемые е ид имени нескольких или более организаций, оформляются на бланках.

 

1.3.2. Структура документа. Требования к оформлению документов по ГОСТ 638-90.

Каждый документ состоит из определенного набора реквизитов.

Реквизит - обязательный элемент любого официального документа.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

Формуляр-образец — модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец — это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

ГОСТ 638-90 устанавливает максимальный состав реквизитов и определенный порядок размещения их в организационно-распорядительных документах

1 - Государственный Герб Украины (порядок использования определяется законом)

2 - Эмблема организации, предприятия, учреждения

3 - Изображение наград

4 - Код предприятия, учреждения, организации по Украинскому классификатору предприятий и организаций (УКПО)

5 - код формы документа по Украинскому классификатору управленческой документации (УКУД)

6 - Наименование министерства, другого центрального органа исполнительной власти

7 - Наименование организации, учреждения или предприятия - автора документа

8 - Наименование структурного подразделения

9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, номер телетайпа (абонентского телеграфа), факса, номер счета в банке

10 - Название вида документа

11 - Дата

12 - Индекс

13 - Ссылка на индекс и дату входящего документа

14 - Место составления или издания

15 - гриф ограничения доступа к документу

16 - Получатель

17 - Гриф утверждения

18 - Резолюция

19 - Заголовок к тексту

20 - Отметка о контроле

21 - Текст

22 - Отметка о наличии приложения

23 - Подпись

24 - Гриф согласования

25 - Визы

26 - Печать

27 - Отметка о заверении копий

28 - Фамилия исполнителя и номер его телефона

29 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

30 - Отметка о переносе данных на машинный носитель

31 - Отметка о поступлении документа

Закрепление по реквизитам постоянных мест делает документы удобными для пользования, упрощает обработку их, дает возможность использовать при этом технические средства Реквизиты в документе размещают с учетом последовательности операций его подготовки, оформления и исполнения.

Каждый документ можно условно разделить на три части:

1) заглавная (к ней относят все реквизиты, предусмотренные в текст документа);

2) основная (реквизиты: \"Текст\", \"Отметка о наличии приложения\");

3) оформление (реквизиты, размещаемые ниже приложений)

Рассмотрим общие правила оформления важнейших реквизитов организационно-распорядительных документов

ГЭРБ Согласно Постановлению Верховной Рады Украины от 19 февраля 1992 г Государственный герб Украины изображается на бланках государственных учреждений, печатных органов государственной власти и государственного управления, на служебных удостоверениях, на штампах с обязательным соблюдением пропорций изображения герба.

Диаметр изображения должен быть не более 20 мм Изображают герб или посередине бланка, или в угловой части над серединой строк наименование организации

ЭМБЛЕМА ОРГАНИЗАЦИИ - условное символическое графическое изображение, регистрируется соответствующим образом Эмблемой организации могут быть действующий товарный знак, рисунок, аббревиатура, всевозможные комбинированные изображения.

При угловом размещении реквизитов эмблема располагается в верхнем левом углу листа, а при продольном - посередине верхней части страницы

НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ пишется строго в соответствии с названием, зарегистрированной в учредительных документах: в уставе предприятия или в учредительной сделке Сокращенное наименование употребляется только в том случае, когда в оно официально зафиксировано в положении об учреждении На бланке сокращенное наименование размещается вслед за полным.

индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефона, факса, счета в банке оформляются в соответствии с почтовых правил

Например:

252053, Киев-53

ул Ю Коцюбинского, 15

тел 216-20-32; факс 214-16-25

На бланке для писем указывается номер расчетного счета в отделении банка Эти сведения нужны для выполнения расчетно-денежных операций и освобождение от постоянной информации текста документа Например:

Расчетный счет

№ 4276509 в Октябрьском УСБ

г.Киева, МФО 406632

название вида документа приводится во всех документах, кроме писем, что способствует ускоренному восприятию содержания документа Согласно наименований вида документа делается перечень необходимых для его оформле ения реквизитов, определяются структура текста и особенности изложения, степень обязательности выполнения его требованиями.

Название вида документа указывается на бланке печатным или машинописным способом Она должна соответствовать компетенции учреждения, содержания управленческой деятельности

ДАТА Все служебные документы подлежат датированию

Датой документа является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия, для документа, который утверждается, - дата утверждения

Даты подписания и утверждения документа, а также те, что есть в тексте, следует оформлять цифровым способом Элементы даты приводятся трехчленными числами из двух арабских цифр каждый элемент в одну строку в следующей последовательности: день, месяц, год Например, 13 января 1998 следует писать: 130198

Если порядковый номер месяца или числа из одной цифры, то перед ней проставляется 0 Например, 3 апреля 1998 следует писать: 030498 В текстах нормативно-правовых актов и документов, содержащих ведомости финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: ЗО мая 1998 року.

Дата на документе проставляется лицом, его подписывает или утверждает, в момент подписания или утверждения

Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с прохождением и исполнением их (резолюции, согласования, визы, отметки об исполнении документа и направления его в дело.

Дата подписания проставляется в левой верхней части документа вместе с индексом на специально отведенном для этого месте на бланке Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже подписи слева Дата утверждения документа указывается в соответствующем пункте.

ИНДЭКС Этот реквизит позволяет обеспечить оперативный справочно-информационный поиск документа, его сохранность и контроль за выполнением

Индексация документов заключается в присвоении им условных обозначений - индексов, которые предоставляются документам при регистрации и указывают на место составления, исполнения и хранения документов

Индекс документа включает трехчленное число из арабских цифр - по две в каждом элементе: первый элемент - индекс структурного подразделения, второй - номер дела по номенклатуре для подразделения, третий - порядковый номер по журналу учета Например: входящий номер № 04-12/96, в котором 04 - шифр структурного подразделения автора документа, 12 - номер дела, в котором хранится копия входящего документа; 9 6 - регистрационный номер документа по журналу учета входящих документов и канцелярии.

ссылка на индекс и дату входящего документа Этот реквизит включает дату и индекс, указанные в документе организацией, заключившей или выдавшего документ, на который дается ответ Например:

на № 10-28/36 от 100598

место составления или издания Этот реквизит включает название города или иного населенного пункта, где издается распорядительный, организационный или коллегиальный документ

адресату документов адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу В случае адресования документа учреждении или его структурному подразделению без указания должностного лица наименования их даются в именительном падеже, например:

Министерство юстиции Украины

Министерство здравоохранения Украины

Главное лечебное управления

Если документ адресуется конкретному должностному лицу, то название учреждения и структурного подразделения пишут в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

Министерство промышленной политики Украины

Управления делами

Главному специалисту Шовкуну ИП

Когда документ адресуется руководителю учреждения или его заместителю, наименование учреждения включается в состав наименования должности адресата, например:

Начальнику Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины Корниенко СИ

В случае необходимости в реквизите \"Адресат\" могут указываться почетное звание и ученую степень

Если документ адресуется многим однородным организациям, адресата необходимо указывать обобщенно, например:

Генеральным директорам производственных объединений, директорам предприятий и руководителям организаций

Документ не может иметь более четырех адресатов Слово \"Копия\" перед вторым второго, третьего, четвертого адресатов не относится Когда документ направляется более четырем адресатам, состоит я список на рассылку, и на каждом документе указывается только один адресодин адресат.

К реквизита \"Адресат\" может входить адрес Порядок и форма записи сведений об адресе учреждения должны соответствовать правилам пользования почтовой связью

Полный адрес указывается при направлении документа одноразовым корреспондентам, например:

Редакция журнала \"Архивы Украины\" 252110, ГСП, Киев-110, ул Соломьямська, 24

Каждый элемент реквизита \"Адресат\" - название учреждения, подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес - печатается с новой строки

Когда документ направляется гражданину, Министерство связи рекомендует оформлять адрес в обратном порядке: фамилия и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, хотя сложившаяся ранее форма запись су не удалена, например

Малахов ГС Украина

Киевское шоссе, 67, кв 4 или 327025, г Николаев-25, 327025, г Николаев-25 Киевское шоссе, 67, кв 4

Украина Малахов ГС

В документах, которые направляются органам законодательной и исполнительной власти и постоянным корреспондентам, их почтовый адрес на конвертах указывается печатным способом есть используют конверты с с заранее напечатанными адресами.

ГРИФ утверждения Особым способом удостоверения документа после его подписания является утверждении Документ утверждается соответствующими органами или посадонимы лицами, к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в этих документах

Утверждение документа осуществляется с помощью грифа утверждения или изданием распорядительного документа Нормативно-правовые акты (положения, инструкции, правила и т.д.) должны утверждаться соответствующим распорядительным документом учреждения, выдавшей акт.

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего д документ, дата утверждения, например

УТВЕРЖДАЮ

Министр финансов Украины

(подпись) (инициалы, фамилия)

Дата

При утверждении документа распорядительным актом на документе отмечается гриф за такой формой:

УТВЕРЖДАЮ Приказ Министерства финансов Украины 200497 № 15

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения

РЕЗОЛЮЦИЯ - это надпись на документе, сделанный руководителем учреждения, содержащий указания по выполнению документа

Резолюция состоит из следующих элементов: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата В том случае, когда поручение касается нескольких х должностных лиц, главным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если в документе не оговорено иное Во исполнение поручения ей предоставляется право созывать других исполнителей и координировать ихн ю роботту.

На документах со сроками исполнения, не требующие дополнительных указаний, в резолюции отмечается: исполнитель, подпись автора резолюции, дата

В резолюции, как правило, указывается решение руководителя по существу рассматриваемых в документе вопросов и пути Его осуществление Формулировка резолюции должны исчерпывающе раскрыть исполнителю идею руководителя Если в резолюции хватает указаний на то, что и как нужно делать, это означает: принимать решение должно исполнитель резолюции вроде: \"Прошу переговорить\", \"Прошу зайти ко мне\" не несут новой информации выполненных вцеви и употреблять их нецелесообразной уживати їх недоцільно.

резолюции с конкретными указаниями передаются посредством повелительного наклонения или неопределенной формы глагола и адресуются подчиненным лицам Например:

Срочно принять меры для обеспечения

О результатах и ??принятых мерах сообщите заявителей

Срочно отправить

Немедленно подготовьте письмо

Как правило, на документе должна быть не более одной резолюции Другие резолюции возможны только тогда, когда есть необходимость детализации порядка выполнения документа

Резолюцию принадлежит проставлять непосредственно на документе, ниже реквизита \"Адресат\", параллельно основного текста Если места для резолюции недостаточно, ее можно проставлять на свободном от текста м месте в верхней части лицевой стороны первого листа документа, но не на поле документа, предназначенном для подшивки Написание резолюции на отдельных листах или на специальных бланках допускается тогда, когда документ подлежит возврату или детализируется порядок исполнения документа и уточняются исполнителейся виконавці.

ЗАГОЛОВОК тексту документа, как устойчиво практикой, содержит краткое изложение содержания документа Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста

Этот реквизит отражает главную идею документа и, как правило \"начинается с предлога о (о чем говорится в документе) Например:

О приобретении факсимильной техники О предоставлении помещения в аренду

Основная функция заголовка - ускорить процесс обработки документа и его прохождения через структурные подразделения и должностных лиц в реального исполнителя

До начала выполнения документа с его содержанием знакомятся заведующий канцелярией, референт, регистратор, иногда руководитель и другие лица Каждый из них не всегда читать документ полностью, достаточно зьясув ваты, о чем идет речь (это позволяет сделать заголовок).

Заголовок, перенесен на регистрационную карточку \"определяет работу (рубрику) картотеки, куда она будет помещена, и тем самым дает возможность найти и использовать документ в период его пребывания в учреждении

Заголовок грамматически согласуется с названием документа, формируется с помощью отглагольного существительного и отвечает на вопросы о чем?, Чего? кол (чего?) Заседание экспертной комиссииї.

Если в документе говорится о несколько вопросов, заголовок может быть обобщенным

Заголовок е неотъемлемой частью документа, что пишется (печатается) на бланке или на листе бумаги формата А4 независимо от его вида и назначения Он должен быть лаконичным и точным, с максимальной по овнотою раскрывать содержание документаа.

При составлении документа на основе унифицированной формы постоянная часть заголовка, входящая в название формы, дополняется переменной информацией, которая конкретизирует его содержание

Текст документа, напечатанный на бумаге формата А5, разрешается подавать без заголовка

Заголовки не составляются к текстам телефонограмм, телеграмм и сообщений

Заголовок печатается строчными буквами через один межстрочный интервал Объем заголовка не может превышать 5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков Допускается продление с заголовка в случае большого объема до границы правого поля документта.

ТЕКСТ документа оформляется в виде сплошного сложного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм

Сплошной сложный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действия и используется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов

Как правило, тексты распорядительных документов и писем состоят из двух частей В первой указывается основание или обоснование для составления документа, во второй - выводы, предложения, решения, распорные ядження или просьбойя.

В отдельных случаях текст документа может содержать только одну резолютивную часть, например: приказ - распорядительную часть без констатирующей, письмо - просьбу без объяснения

Форма анкеты используется тогда, когда излагается цифровая или словесная информация об одном объекте по определенным объемом признаков Анкетные тексты используются в организационно-распорядительных документах, у документах по материально-техническому снабжению и сбыту, в финансовых документах тощо.

Форма таблицы используется, если преподаются цифровая или словесная информация о нескольких объектов по ряду признаков Табличные тексты используются в плановых, отчетно-статистических, финансовых, бухг алтерських, организационно-распорядительных и других документах.

Оформление приложений к документам Дополнения дополняют, объясняют отдельные вопросы документа или документ в целом О наличии приложений указывается в тексте или после текста документа перед подписью На азва приложения в тексте документа должно соответствовать названию самого доптка.

Приложения к документам могут быть трех видов:

1) приложения, которые утверждаются или вводятся в действие распорядительными документами (приложения к распорядительных документов);

2) приложения, которые объясняют или дополняют содержание основного документа;

3) приложения, которые являются самостоятельными документами и направляются с сопроводительным письмом

Дополнения следует оформлять на стандартных листах с указанием всех необходимых для конкретного вида документа реквизитов

В распорядительном документе сведения о наличии приложений указываются в тексте, например:

\"Разработать и представить на утверждение график комплексного плана научной организации труда (НОТ) в учреждении по форме, указанной в приложении 1\"

В приложениях к распорядительного документа делается отметка со ссылкой на этот распорядительный документ, на его дату и номер Отметка размещается на верхнем правом поле первого листа приложения, например:

Приложение

в приказ Министерства образования Украины 200497 № 15

При наличии нескольких приложений на них указываются порядковые номера, например: Приложение 1; Приложение 2 и т.д. Знак № перед цифровым значением не относится

Приложения к распорядительных документов руководителям структурных подразделений учреждения следует подписывать на лицевой стороне последнего листа приложения

Сведения о наличии приложений к планов, отчетов, протоколов, сообщений, писем и т.п. оформляются в следующем порядке:

1) если документ имеет приложения, полное название которых приводится в тексте, то отметка о наличии приложений имеет такую ??форму:

Приложение: на 5 л в 2 экз;

2) если к документу являются приложения, полное название которых приводится в тексте, то их необходимо перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров, напр риклад

Приложения: 1 Справка о выполнении плана разгрузочных

работ на II квартал 1998 г на 5 л в 1 экз

2 График разгрузочных работ на III квартал 1998 г на 2 л в 1 экз

3) если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: Заключение санитарно-эпидемиологической комиссии 250198 № 4 и приложение к нему, всего на 21 л в 2 экз;

4) если приложения сброшюрованных (книги, журналы), количество листов не указывается;

5) если приложений большое количество, на них составляется опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на_ л;

6) если приложение направляется не на все указанные в документе адреса, отметку о наличии документа оформляют по форме:

Приложение: на 5 л в 2 экз, на первый адрес

ПОДПИСЬ Заверение документов осуществляется путем подписания, утверждения их и проставления печати

Документы подписываются должностными лицами учреждения в соответствии с их компетенцией, установленной действующими нормативно-правовыми актами

В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы подписываются только руководителем учреждения или его заместителем, согласно их полномочиям

Документы, направляемые организациям области, подписываются руководителем, его заместителем, а также руководителями структурных подразделений учреждения в соответствии с их компетенцией

Подпись состоит из наименования должности лица, подписывающего документ (наименование полное, если документ оформлен не на бланке, сокращенное - если на документе, напечатанном на бланке), из личного подп пису, инициалов и фамилии Например:

Начальник Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины

(подпись) (инициалы, фамилия)

Если документ направляется одновременно нескольким учреждениям высшего уровня, руководитель подписывает все экземпляры

При отправке документа одновременно нескольким организациям, которые принадлежат к сфере управления учреждения, подписывается только оригинал, который остается в деле учреждения-автора, а на места рассылаются с заверенные канцелярией экземпляр.

Документы подписываются, как правило, одним лицом, а когда за содержание документа (акты, финансовые документы и т.д.) несут ответственность несколько лиц, - двумя или более лицами При этом их подписи раз смещаются друг под другом в последовательности согласно должности Напримерд:

Директор института (подпись) (инициалы, фамилия)

Главный бухгалтер (подпись) (инициалы, фамилия)

Если документ подписывается несколькими лицами одинаковых должностей, их подписи размещаются на одном уровне, например:

Заместитель Министра Заместитель Министра

здравоохранения Украины юстиции Украины

(подпись) (инициалы, фамилия) (подпись) (инициалы, фамилия)

Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем, например:

Председатель комиссии (подпись) (инициалы, фамилия)

Секретарь комиссии (подпись) (инициалы, фамилия)

Когда должностное лицо, подпись которого указана на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняет ее обязанности, или его заместитель При этом обязательно указывается должность лица, а подписала документ, и его фамилия (исправления вносятся чернилами или машинописным способом, например: во., зам)

Не допускается подписание документа с предлогом за или проставлением косой черты перед наименованием должности

ГРИФ согласования и ВИЗЫ Когда возникает потребность в оценке деятельности документа, в его обоснованности и в установлении соответствия законодательству, осуществляется согласования проекта документа

Согласование может осуществляться как в учреждении (со структурными подразделениями, должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией занимаются вопросами, затронутыми в проекте документа), - внутреннее так и за ее пределами - внешн.

Внутреннее согласование оформляется визированием проекта документа должностным лицом Оно включает: личная подпись, инициалы и фамилия лица, визирует документ, и дату визирования В случае необходимости указывается наименование п должности этого лица, напримерд:

Начальник юридического отдела (подпись) (инициалы, фамилия) Дата

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в учреждении, как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа проекта документа, если для этого на лицевой стороне последнего листа куша документа не хватает местн.

Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка по форме:

Начальник юридического отдела (подпись) (инициалы, фамилия) Замечания и предложения прилагаются Дата

Проекты нормативно-правовых актов учреждения проверяются работниками юридической службы учреждения на соответствие их законодательству и визируются ими на первом экземпляре обратной стороны последнего арку Уша проекта акт.

Внешнее согласование проектов документов оформляется соответствующим грифом Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа и включает слово СОГЛАСОВАНО, наименования должностного лиц бы, с которой соглашается проект документа (включая наименованием учреждения), личная подпись, инициалы, фамилия и дата согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра экономики Украины

(подпись) (Ф.И.О.) Дата

Если внешнее согласование проекта документа осуществляется коллегиальным органом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Высшей аттестационной комиссии Украины Дата, №

Когда содержание документа касается более трех учреждений, состоит Лист согласования, о чем делается отметка в самом документе на месте грифа согласования, например: Лист согласования прилагается

Лист согласования оформляется по следующей форме:

ЛИСТ согласования Название документа

Наименование должности Наименование должности

(подпись) (инициалы, фамилия) (подпись) (инициалы, фамилия) Дата Дата

ПЕЧАТЬ Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности Печати могут быть гербовые и простые

Гербовая печать прикладывается к документам, удостоверяющих юридические или физические права лиц; устанавливающие факты, которые вызывают расход денежных средств и материальных ценностей; уставам, поло женю, требующих согласно нормативным актам наличии оттиска печати.

Простые печати могут иметь различные формы: круглую, квадратную и треугольную Герб на них не изображается Простую печать ставят на документах, которые выходят за пределы организации, в случаях размножения примерь рныке распорядительных документов при рассылке их, на справках с места работы и т и ін.

Печать следует размещать таким образом, чтобы она захватывала последние несколько букв наименования должности лица, подписавшего документ

ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ (фамилия исполнителя и номер его телефона) Отметка об исполнителе обязательно только во входных документах (письмах), справках, выводах и т др.) состоит из фамилии исполнителя т и номера его служебного телефона, которые ставятся в нижнем левом углу оборотной или лицевой стороны последней страницы документа Напримерклад:

Петренко 277 12 64

В случае необходимости под фамилией исполнителя документа и номер его телефона указывается индекс машинистки (первые буквы имени и фамилии, количество напечатанных экземпляров и дата печати), например:

Кравченко 551 47 12 ЛГ 5 120 198

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Этот реквизит содержит следующие данные:

- краткая справка о выполнении, когда не хватает документа, удостоверяющего это;

- слова \"к делу\" и номер дела, к которому должен быть подшит документ (эта отметка показывает, что работа с документом закончена);

- дату направления документа в дело;

- подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя

Например:

Принято протоколом увязывания

от 030798 № 3

К делу № 5/8 А Петренко

040498

Предоставлено устное объяснение и рекомендовано обратиться в райисполком по месту жительства К делу № 17/3 А Ковалев

Реквизит размещается в левой или в центральной части нижнего поля первой страницы документа

ОТМЕТКА о переносе данных на машинный носитель ставится на нижнем правом поле первого листа документа Это - слова \"Перенесено на машинный носитель\", дата переноса, номер массива, подпись, ответственный за перенос данных.

ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ Отметка состоит из сокращенного названия организации, получившей документ, и даты его поступления Отметка о поступлении делается от руки или с помощью резинового штемпеля ля организации (регистрационного штампа) Отпечаток штампа имеет, кроме названия организации и даты поступления, индекс документа Отметка о поступлении ставится справа на нижнем поле левой страницы документа Для его штемпельного отражение в правой части нижнего поля первой страницы документа формата А4 предусмотрено площадь 16 х 41,6 мм, а формата А5 - 13 х 41,6 м,6 мм.

Контрольные вопросы:

1. Что такое бланк документа?

2. Какие предъявляются требования к документам?

3. Что такое образец-формуляр?

4. Что такое реквизит?

5. Охарактеризуйте реквизиты документов.

Раздел 2 Системы документационного обеспечения управления

Тема 2.1 Система организационно-правой документации

2.1.1. Назначение и состав организационно-правовой документации

 

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

установление ее структуры;

определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ETC);

регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

формирование совещательных органов управления;

регламентацию деятельности аппарата управления;

лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

установление режима работы и системы охраны;

организацию труда работников и оценка труда работников;

реорганизацию;

ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

Цель разработки организационных документов наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой — по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными "документами руководства по мере необходимости.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

 

2.1.2. Составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов

 

Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами.

Текст устава может содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Акционерный капитал (уставный капитал).

3. Порядок деятельности.

4. Управление.

5. Учет и отчетность; распределение прибыли.

6. Прочие накопления.

7. Прекращение деятельности.

В разделе «Общие положения» указываются полное и сокращенное официальные названия организации; ее статус; почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствуется в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати.

В разделе «Акционерный капитал (уставный капитал)» определяются размеры вкладов каждого учредителя (участника), оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.

Раздел «Порядок деятельности» устанавливает цели, виды деятельности, механизм отношений организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

Раздел «Управление» регламентирует состав органов управления и их полномочия. Например, в акционерном обществе с большим числом акционеров это могут быть:

общее собрание акционеров высший орган управления обществом (в разделе устанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений);

совет директоров высший орган управления обществом в промежутках между собраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются, компетенция, порядок выборов председателя и на какой срок);

исполнительные органы генеральный директор, исполнительный директор, правление (в разделе устанавливается, какие именно исполнительные органы действуют, их компетенция, права и порядок деятельности);

ревизионная комиссия орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности (устанавливается порядок формирования комиссии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности).

В разделе «Учет и отчетность; распределение прибыли» устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядок представления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, а также порядок распределения прибыли.

В разделе «Прочие накопления» устанавливаются дополнительные фонды общества, кроме уставного (страховой, резервный), если они имеются.

Раздел «Прекращение деятельности» устанавливает порядок ликвидации общества, его реорганизации, а также порядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами.

Кроме перечисленных, в устав могут быть включены и другие разделы, отражающие специфику деятельности общества.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печать регистрирующего органа.

Устав утверждается общим собранием учредителей или участников. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

 

УТВЕРЖДЕНО

Собранием учредителей

Открытого акционерного

общества «Веста»

 (протокол от 18.12.2015 № 1)

 

Отметка о регистрации устава включает наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций, дату регистрации, государственный регистрационный номер. Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб). Положения могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Различаются положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).

Положение об организации - правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации. Это, в первую очередь, высшие органы государственной власти и управления, федеральные органы исполнительной власти и некоторые другие.

Текст положения об организации включает разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения и связи.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8. Реорганизация и ликвидация.

В разделе «Общие положения» даются официальные полное и сокращенное наименования организации, цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.

Раздел «Основные задачи» устанавливает проблемы или комплексы проблем, которые призвана решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и направления ее деятельности.

В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.

Раздел «Права и обязанности» содержит перечисление прав, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Право в данном случае это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. В права включается право на издание распорядительных и нормативных документов, ведение переписки, право давать обязательные указания подчиненным подразделениям и лицам в целях выполнения возложенных на организацию функций, право представительствовать в соответствующих органах, запрашивать справочную, отчетную или иную информацию и др. В числе обязанностей перечисляются действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.

В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, сфера его компетенции.

Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кем осуществляется контроль за деятельностью организации, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов.

В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается, в каком порядке и кем осуществляется реорганизация и ликвидация организации.

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами положения об организации являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

Положения о структурных подразделениях (службах) можно классифицировать на:

положения о структурных подразделениях;

положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, научно-технический совет и др.);

положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Структура текста положения о подразделении (службе) нормативно не закреплена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют лишь положения о подразделениях, включающие следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

В разделе «Основные задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения.

В разделе «Функции» указываются действия или виды работ,' которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя.

В разделе «Ответственность» устанавливаются виды дисциплинарной, административной, при необходимости, и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения, утверждаются руководителем организации.

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности..

3. Права.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения.

Раздел «Общие положения» включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.

В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника, перечисляются виды работ, выполняемые работником на данной должности, характер выполняемых действий («руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т.п.).

В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей:

право принимать определенные решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции, право обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях и пределы представительства; право участвовать в.совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению, право запрашивать необходимую для работы информацию (статистическую, экономическую и др.), а также право требовать выполнения определенных действий от других работников.

В разделе «Ответственность» определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

В разделе «Взаимоотношения» указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и прочие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями. Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем (заместителем руководителя) организации куратором данного подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

Регламент - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Текст регламента состоит из разделов, пунктов и подпунктов, обозначенных арабскими цифрами. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: статус коллегиального или совещательного органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола .заседания; оформление решений коллегиального или совещательного органа; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний. Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательными реквизитами регламента являются: наименование учреждения, наименование коллегиального или совещательного органа, вид документа, дата документа, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись.

Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального или совещательного органа. В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой.

Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам.

Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на Отделе кадров (Службе персонала). Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, юридической службой, заместителями руководителя организации.

Штатное расписание подписывается руководителем Отдела кадров и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или печати организации) на грифе утверждения.

Образец штатного расписания:

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ                                                      УТВЕРЖДАЮ

_________________;№____________                     штатную численность в количестве

место составления                                                     ______________чел. с фондом

заработной платы_______руб. в месяц

на 20__год         гербовая печать                            Подпись    Инициалы,  фамилия

                              организации                                                    руководителя

                                                                                   Дата

                                                                                   Или: Протокол заседания Совета

                                                                                   Директоров (Правления)

                                                                                    От____________№___________

 

 

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует»,-«необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.

Инструкции оформляются на общем бланке организации. В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: «Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии».

Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и подлежит утверждению. Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции. Утверждаются инструкции руководителем организации.

Документы инструктивного характера могут также называться «Правила», «Положение».

Контрольные вопросы:

1. В чем особенность организационно-правой документации?

2. Каково назначение организационно-правой документации?

3. Охарактеризуйте основные типы документов данной группы.

Тема 2.2 Система справочно-информационной документации

2.2.1. Назначение и состав справочно-информационной документации

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, как распорядитель­ные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, пред­ложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка — обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информа­ционного обмена между организациями.

К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями — как состоящими, так и не состоящи­ми в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и электросвязь.

Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. Являясь связующим звеном между организациями, переписка может составлять до 80% входящей и исходящей документации. Переписку отличает широкое видовое разнообразие — от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовые заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение и др.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие тре­бования:

— письмо оформляется на бланке письма и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией;

— письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

— независимо от содержания письмо должно излагаться офи­циально-деловым стилем, содержать объективные сведения о со­бытиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых слу­чаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует ис­пользовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

2.2.2. Составление и оформление справочно-информационной документации

Докладная записка — это документ, адресованный руководи­телю данной или вышестоящей организации, содержащий обсто­ятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предло­жениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имев­ших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подраз­деления или организации; внутренние докладные записки созда­ются по инициативе работника или по заданию его непосредствен­ного руководителя с целью повысить эффективность деятельнос­ти организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги. Обя­зательными реквизитами докладной записки являются наимено­вание организации (для внутренней — наименование структур­ного подразделения), наименование вида документа, дата и но­мер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части анали­зируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные вари­анты решения, третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необхо­димо предпринять. Вторая часть в докладной записке может от­сутствовать.

В этом случае текст докладной записки содержит обоснова­ние и выводы и предложения составителя. Например:

ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ Генеральному директору агентства ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА г-ну Петрову И. Л. 10.03.2003 № 35

О необходимости увеличения штатной численности отдела

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является по­стоянный анализ средств массовой информации, в частности, прес­сы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала "Эксперт").

В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (пять со­трудников) не имеет возможности организовать подробное изу­чение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке; СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти долж­ности предлагаю подобрать из числа студентов 4—5-х курсов фа­культета журналистики МГУ или Школы рекламы.

Руководитель отдела подпись И. А. Чернышева

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руко­водитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руко­водитель организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и под­писания.

Служебная записка — это документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. работником или руководителем подразделения на имя руко­водителя или специалиста другого подразделения.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бума­ги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательны­ми реквизитами служебной записки являются наименование струк­турного подразделения, наименование вида документа, дата, ре­гистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т. п.

Служебную записку подписывают специалист или руководи­тель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Объяснительная записка — это документ, объясняющий при­чины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, состав­ляемый работником организации и представляемый вышестояще­му должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязатель­ными реквизитами объяснительной записки являются наимено­вание структурного подразделения, наименование вида докумен­та, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписа­ния.

Предложение — это документ, представляющий собой разно­видность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогич­но докладной записке, как правило, по заданию руководства.

Текст предложения содержит две части: обоснование и заклю­чение — перечень предложений. Предложения составляются ру­ководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.

Представление — это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Представления составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации.

Представление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются наимено­вание подразделения, название вида документа, дата, регистра­ционный номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Текст представления содержит следующую информацию:

— фамилия, имя, отчество;

—дата рождения; образование работника, на которого состав­ляется представление;

— занимаемая им должность и структурное подразделение;

— стаж работы (общий, в данной организации, в данном под­разделении и должности);

— оценка служебной деятельности;

— повышение профессионального уровня;

— оценка деловых и моральных качеств; участие в обществен­ной работе;

— мотивы назначения, перемещения или поощрения;

— должность и структурное подразделение, на которую пред­лагается назначить или переместить работника.

Представление подписывается составителем и адресуется ру­ководителю организации.

Заявление — это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

Заявление адресуется руководителю организации или его за­местителю (в крупных организациях — руководителю самостоя­тельного структурного подразделения) и оформляется на стандарт­ном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления явля­ются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявите­ля, подпись.

Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса ("прошу перевести...", "прошу предоставить отпуск..." и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения — документы, подтверж­дающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о при­еме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается составителем.

Служебное письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — пересылкой по почте.

Письма составляются на специальных бланках писем форма­та A4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Обязательными реквизитами письма являются наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об ис­полнителе, в сопроводительных письмах — отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах — печать.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убе­дительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в компо­зиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возник­новения вопроса или его краткая история; если поводом для со­ставления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В зак­лючении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его ав­тор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схе­мы построения, в которых один из элементов может отсутство­вать или порядок их расположения может быть иным.

Текст большинства писем излагается от первого лица множе­ственного числа (просим, направляем). Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное обращение — формулу уважитель­ного обращения к адресату ("Уважаемый господин мэр!", "Ува­жаемый господин Кудряев!") и заключительную формулу вежли­вости ("С уважением").

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два вопроса и более, письмо должно быть однопредметным по содер­жанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в ис­ключительных случаях допускаются письма до пяти страниц ма­шинописного текста.

Письмо, оформленное на бланке формата A4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?":

"О нарушении договорных обязательств" "Об оказании научно-технической помощи".

Если письмо является ответным, то в бланке письма указывают­ся номер и дата письма, на который дается ответ: "На №_от_".

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то испол­нитель составляет список рассылки.

Письма визируются составителем, руководителем подразделе­ния-автора, при необходимости — руководителями заинтересо­ванных структурных подразделений, а также заместителем руко­водителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации.

Письма подписываются руководителем организации, его за­местителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая про­ставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписан­ные письма не разрешается. Датой письма является дата его под­писания.

Телеграмма (телетайпаграмма) — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с осо­бым способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка докумен­тов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграммы подразделяются на категории и виды: "Президент Российской Федерации", "Высшая правительственная", "Прави­тельственная" и др. В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграммы. Срок прохождения от отправите­ля до адресата "обыкновенной" телеграммы составляет до 6 ч, "срочной" — до 3ч.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге).

Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный за­головок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграм­мы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и наименование от­правителя (помещается под чертой).

Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных ап­паратах. По количеству тарифных слов производится оплата те­леграмм.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указыва­ются номер и дата документа, на который дается ответ.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прила­гается список рассылки, составленный и подписанный исполни­телем.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицатель­ную частицу "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначени­ями знаков препинания: точка — "тчк", запятая — "зпт", двоето­чие — "двтч", кавычки — "квч", скобки — "скб", номер — "нр".

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, нумерации домов, индексах документов.

Знаки "№", "-", "+" и др. следует писать словами — соответ­ственно "номер" или "HP", "минус", "плюс" и др.

Текст телеграммы заканчивается точкой ("тчк") и не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят ре­гистрационный номер телеграммы.

В телеграммах не используются сложные, многословные пред­ложения, характерные для деловых писем, предпочтение отдает­ся более коротким словам, нейтральной деловой лексике, не вы­зывающей различий в толковании; не рекомендуется использо­вать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное.

Текст телеграмм должен содержать только конкретную инфор­мацию, отражающую существо ситуации.

Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и на­чинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия авто­ра телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес от­правителя и наименование структурного подразделения (без сокра­щения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обрат­ный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания.

Телекс — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи — по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс — это теле­грамма, посланная по телетайпу (телепринту) — аппарату теле­графной связи, абонируемому организацией. Телексная связь яв­ляется абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах.

Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуа­ции — точек (.) и запятых (,) — и различных шрифтов.

Обязательными реквизитами телекса являются адресат, под­пись, номер, наименование и адрес отправителя. Требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм. Телекс отличается от телеграммы содер­жанием служебного заголовка, в котором приводится информа­ция об адресате и отправителе и указывается время передачи со­общения.

Значительную часть служебного заголовка телекса занимает автоответ, который представляет собой закодированное сообще­ние, содержащее:

— маршрутный номер станции, состоящий из определенного набора цифр и букв;

— индивидуальный номер абонента;

— сокращенное название организации (фирмы);

— сокращенное наименование страны.

Автоответ может состоять из двух разделов: автоответ пере­дающего абонента и автоответ принимающего абонента.

Вторая часть служебного заголовка — указание времени вы­хода на связь и даты. В некоторых случаях указывается время окон­чания передачи телекса.

Структура служебного заголовка может иметь и другие ком­поненты — в зависимости от практики, принятой в той или иной организации или стране.

Текст телекса излагается кратко и может начинаться с обра­щения. Использование сочетаний из цифр и букв допускаются только в заводских и торговых знаках и марках, нумерации до­мов, квартир, исходящих номерах документов, номерах войско­вых частей и полевых почт, номерах поездов и вагонов и некото­рых других случаях.

Текст телекса не должен начинаться и заканчиваться цифра­ми, так как в начале ответного телекса ставится индекс докумен­та, на который дается ответ, а в конце текста ставится его исходя­щий номер.

В текстах телекса не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; предпочтение от­дается наиболее коротким словам и нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает различного толкования.

Текст телекса должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации. В отдельных слу­чаях допускается краткое доказательство, аргументация.

Последнее сообщение телекса заканчивается знаком "++". Знак "+?" в конце телекса — ожидание ответа или нового сообщения — исключает необходимость вновь набирать номер.

В конце телекса могут встречаться цифры и слова, по смыслу не относящиеся к содержанию телекса, — это знаки сличения, от­носящиеся к техническому контролю передачи телекса, и смысло­вой нагрузки не несут.

Оплата за телекс зависит от времени, в течение которого пере­дается информация.

Факсограмма (телефаксу факс) — это получаемая на бумаж­ном носителе копия документа (письменного, графического, изоб­разительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

По скорости передачи информации факсимильная связь рав­нозначна телексной связи, но обладает очевидным преимуществом: позволяет отправлять и получать графическую информа­цию на бумажном носителе, что невозможно сделать, используя телеграф или телексную связь.

Факсограмма не может считаться отдельным видом докумен­та, так как по факсу можно передать любой документ на бумаж­ном носителе — приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обла­дает юридической силой — в этом ее основное отличие от ксеро­копии, нуждающейся в специальном заверении.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствую­щему виду документа, и должны быть напечатаны четким, кон­трастным шрифтом.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлин­ника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.).

Обязательными реквизитами телефонограммы являются исхо­дящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефоног­раммы.

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных обо­ротов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подпи­сывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прила­гается список организаций и предприятий, которым ее направля­ют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или засте­нографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефоног­раммы в конце ее передачи.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизи­ты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Электронное сообщение — это документ, переданный "элект­ронной почтой" по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумаж­ной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организаци­ями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индиви­дуальный "почтовый ящик" (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообще­ниями осуществляется через эти почтовые ящики.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей), заголовка, содержащего служебную инфор­мацию, и текста.

Адрес в системе электронной почты состоит из имени элект­ронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регист­рационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком "@".

Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен — это код страны из двух букв (в сети RelCom это обычно "ги" — Россия), предпослед­ний обозначает город (fnsk — Москва) или организацию внутри страны и т. д.

Протокол заседания — это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседа­ниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.

От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой дея­тельности организаций, следует отличать протоколы следствен­ных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инс­пектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов ди­ректоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к прото­колу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в со­ответствии с Основными правилами работы государственных ар­хивов с кино-, фото-, фонодокументами.

Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несет секретарь (ответственный секретарь) коллегиального органа или секретарь руководителя.

Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, крат­кий — только фамилии выступивших и краткую запись о темевыступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с ука­занием наименования вида документа — "ПРОТОКОЛ" — или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиально­го органа или заседания. Заголовок грамматически согласуется с названием вида документа, например:

Протокол общего собрания акционеров

Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка — "Список участников прилага­ется"), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдель­ный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в кото­рой располагаются по степени их сложности и важности. Вопро­сы формулируются в именительном падеже без предлогов "о", "об". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с ука­занием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повес­тки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ)...

В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы док­ладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, от­чета). Если текст доклада представлен докладчиком в письмен­ном виде, допускается после указания темы выступления в скоб­ках делать отметку: "(Текст доклада прилагается)".

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указывают­ся только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопро­сы к докладчику. При необходимости после фамилии выступив­шего указывается его должность.

В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается при­нятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконич­но во избежание двоякого толкования. Наряду с решением ука­зываются количество голосов, поданных "за", "против", "воздер­жавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может подразделяться на пункты.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступав­шие, визы проставляются на левом поле документа на уровне за­писи выступления.

Датой протокола является дата события (заседания, совеща­ния и т. д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Акт — это документ, составленный для подтверждения уста­новленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материаль­ных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, техно­логий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ре­визии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных слу­чаев; ликвидации организации и т. д.

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содер­жат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемы­ми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоян­но действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта — установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, коли­чественные показатели и другие сведения.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специ­альном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с по­стоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются название органи­зации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпи­си, в необходимых случаях — гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например:

Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института

Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива "Феникс"

Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т. п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (кон­статирующей). Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный доку­мент, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сро­ки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделе­но на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы.

При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указываются количество составленных эк­земпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта оп­ределяется количеством заинтересованных в нем сторон или норма­тивными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержа­ние согласовывается с должностными лицами, деятельность ко­торых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или все­ми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не соглас­ное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о сво­ем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях (если этого требуют нормативные до­кументы) акты утверждаются руководителем данной или выше­стоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Справка — это документ, содержащий описание и подтверж­дение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятель­ность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как пра­вило, вышестоящую) организацию, внутренние справки — для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние — на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной запис­ке с теми же реквизитами.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос "О чем?" и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:

Справка о комплектовании книжных фондов в 1-м полугодии 2015 г.

Справка о количестве посадочных мест, предоставленных авиа­компанией "Россия" в 2003 г.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отра­жающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную си­стематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопро­сам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписыва­ются руководителем структурного подразделения или специалис­том-составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биогра­фического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами (руководителем и глав­ным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кад­ров) и заверяются печатью.

Для таких справок в организациях используются унифициро­ванные бланки с трафаретным текстом. В сводке концентрирует­ся информация из различных источников по определенным пара­метрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предло­жений, сводка замечаний и т. п.).

В сводке допускается приводить сведения об источниках ин­формации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другую организацию — руководителем.

Заключение — это документ, содержащий мнение, выводы орга­низации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу

Заключения составляются на проекты положений, постанов­лений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссер­тации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части крат­ко изложено существо вопроса, проанализированы основные по­ложения или предложения и дается общая оценка; во второй час­ти излагаются конкретные замечания по существу рассматривае­мого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нуме­руемых арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений в заключении указы­вается: "С проектом... согласны" или "По проекту... замечаний нет".

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и под­писывается специалистом или группой специалистов-составите­лей. Подписи заверяются печатью. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Отзыв — это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рас­смотрение.

В целом порядок составления и оформления отзыва соответ­ствует порядку подготовки и оформления заключения.

Перечень — это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требова­ний.

Перечни оформляются на общем бланке организации. Текст, как правило, оформляется в виде таблицы.

Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней утверждаются руко­водителем организации или вышестоящим органом.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

Список — это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

Списки составляются в целях регистрации или информирования и по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении.

Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, а при необходимости — руководителем организации.

Контрольные вопросы:

1. В чем особенность справочно-информационной документации?

2. Каково назначение справочно-информационной документации?

3. Охарактеризуйте документы данной группы.

Тема 2.3 Система распорядительной документации

2.3.1. Назначение и состав распорядительной документации

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативно правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

-  необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;

-  необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

-  документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

-  документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

К распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения, относятся приказы, распоряжения, указания.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения.

К распорядительным документам, издаваемым в условиях коллегиального принятия решения, относятся постановления и решения.

Эти распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации.

В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

2.3.2. Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний, распоряжений – включает следующие стадии:

1. Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа. 4

2. Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо прежде всего определить источники такой информации – это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое. 5

3. Подготовка проекта распорядительного документа: оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово «Проект». Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.

4. Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях).

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

Проекты и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: "Особое мнение прилагается" или "Замечания прилагаются". Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя.

Однако, если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. При этом необходимо помнить, что повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены только уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

5. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.

Контроль за правильностью оформления проектов документов осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ).

Если проект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящей организации, проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

6. Принятие решения, т. е. подписание распорядительного документа руководителем, – решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Проекты документов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути проекта, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

7. Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

2.3.3. Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиального принятия решения

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа предусматривает сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением аналитической справки. Эту работу проводят в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист или группа специалистов соответствующего структурного подразделения. Необходимая информация может запрашиваться из других подразделений, подведомственных и иных организаций. Справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию и конкретные предложения по решению проблемы. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение. Наряду со справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и проект решения оформляются на стандартных листах бумаги. Проект решения содержит обоснование решения и распорядительную часть – поручения.

2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа. На этой стадии подготовленные материалы – справка и проект решения – передаются секретарю коллегиального органа – как правило, за 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки членам коллегиального органа для предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться на заседании.

3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.

4. Принятие решения по рассмотренным материалам.

На третьей и четвертой стадиях председатель коллегиального органа знакомится с представленными материалами, проводятся организационные мероприятия по подготовке заседания (членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию), на заседании обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения и предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосуют члены коллегиального органа. В итоге обсуждения большинством голосов или квалифицированным большинством (2/3 голосов) принимается решение.

5. Оформление протокола заседания.

Эта стадия отражает специфику деятельности коллегиальных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода заседания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофонную ленту. В высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе записей оформляется протокол заседания. Если протокол составляется на основе рукописных записей, желательно согласовать с выступавшими запись их выступлений. В этом случае выступивший визирует протокол на левом поле напротив записи выступления. После согласования протокол подписывают председатель коллегиального органа и ответственный секретарь.

6. Издание распорядительного документ – издание распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления издаются высшими органами государственной власти и управления (например, Правительством Российской Федерации), представительными и коллегиальными исполнительными органами власти субъектов Российской Федерации (например, Московской городской Думой, Правительством Москвы и т. п.). Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий (например, общее собрание учредителей (участников), акционеров, совет директоров открытого акционерного общества) издают решения. Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания.

7. Доведение решения до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

2.3.4. Составление и оформление распорядительных документов

Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Проекты приказов по основной деятельности, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – «Проект». Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос «О чем?», например: «О создании филиала общества в г. Твери», «Об изменении устава общества».

В приказах текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу».

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т. е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.

Преамбула может начинаться словами «В целях», «Во исполнение» и т. д.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается в разрядку с новой строки от поля прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: «1. Создать рабочую группу в составе...».

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия.

Например:

1. Начальнику Управления производства и внедрения информационных систем Воробьеву К. В. подготовить проект «Технического задания».

2. Начальнику Управления сбыта информационных систем Ярославцевой Е. Н. подготовить проект коммерческого предложения .

Указание срока исполнения печатается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например: Срок представления 15.07.2015.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа.

Например: «5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Ярославцеву Т. П.».

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.

Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: «(приложение 1)», «(приложение 2). На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение:

Приложение 1

к п. 2 приказа

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)», а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений.

Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Приказы оформляются на бланке приказа (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т. е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Распоряжения предприятия по основной деятельности хранятся постоянно (постоянно хранят только те предприятия, которые являются источниками комплектования госархивов, другие хранят эти документы от 10 лет до ликвидации). Распоряжения по административно-хозяйственным вопросам - 5 лет (статья 6 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» – в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат».

Обязательными реквизитами указания являются: наименование организации, название вида документа (УКАЗАНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО», «РЕШИЛИ»), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: «Совет директоров РЕШИЛ: ...».

В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа («РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛО»). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа («РЕШИЛИ»).

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты.

Распорядительная часть излагается пунктами.

Решения могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части: «(приложение 1)» или «(приложение 3)». На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов решений.

Решения подписываются руководителем органа управления.

Решения совета директоров, дирекции предприятия, собраний трудового коллектива, собраний акционеров, пайщиков хранятся постоянно.

Решение оформляются на бланке решения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.

Порядок составления и оформления постановлений в целом аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ» или «ПОСТАНОВИЛИ» (в совместных постановлениях двух или более организаций), которое печатается отдельной строкой от поля прописными буквами.

Постановления оформляются на бланке постановления (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами постановления являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись.

Контрольные вопросы:

1. В чем назначение распорядительной документации?

2. Какие документы принимаются единолично?

3. Какие документы принимаются коллегиально?

4. Назовите этапы процедуры издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения.

5. Назовите этапы процедуры издания распорядительных документов в условиях коллегиального принятия решения.

Тема 2.4 Документация по личному составу

2.4.1. Понятие о документах по личному составу

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели, постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно - биографические данные о работниках, сведения об образовании и т.д.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями "кадровая документация" или "документация по личному составу" подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные учетные документы, плановые и отчетно - статистические, организационно - распорядительные.

Документы по личному составу - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

При подготовке организационно - распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации - ГОСТ Р.6.30 - 2003.

Указания ГОСТа Р.6.30-2003 по оформлению ОРД дополняются рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства - "Государственной системы документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Основные положения", включающей две составные части: общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами форм основных организационно - распорядительных документов.

Помимо нормативно - методических документов по вопросам составления и оформления кадровой документации, специалисты - практики должны учитывать требования действующих нормативов по систематизации, хранению и подготовке к сдаче в архив документов кадровой службы. В "Основных правилах работы ведомственных архивов" излагается порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение.

Важной составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТе 17.9.14-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования".

Нормативно - справочным пособием при определении сроков хранения документов кадровой службы является "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения".

Законодательные акты и нормативно - методические документы по ведению кадрового делопроизводства должны учитываться специалистами кадровых служб, организаций и предприятий всех форм собственности. Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия является документирование трудовых правоотношений.

2.4.2. Виды документов по личному составу

Виды документов по личному составу: приказы, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.п.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

прием, перевод и увольнение работников;

предоставление отпусков;

командирование.

При приеме на работу фиксируются основные анкетно - биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно - биографических данных, условий и оплаты труда.

Рассмотрим отдельно процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, и создаваемые при этом документы.

Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено предъявление военного билета.

Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

прием на работу;

перемещение по работе;

увольнение с работы;

установление должностных окладов;

отпуска;

командировки;

изменение фамилии;

поощрения;

взыскания и т.д.

Особенности приказа по личному составу. Допустимы разные варианты его оформления (оговоренные в инструкции).

Номер (индекс) пишется с буквой "к", что значит приказ по кадрам.

Заглавие - "По личному составу".

Констатирующей части в приказе может не быть.

Распорядительные пункты оформляются в последовательности - прием на работу, перевод и перемещения, установление разрядов, предоставление отпусков и т.д.

Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка и т.д.).

В приказе (пункте) о приеме на работу следует указывать на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости - вид работы (постоянная, временная, по совместительству и т.д.), особые условия работы (материальная ответственность и т.п.).

При переводе сотрудника на другую работу в приказе указываются вид и причина перевода, устанавливаемый оклад; в случае временного перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении сотрудника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения; при наложении взыскания - ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении - причина (со ссылкой на статью ТК) и дата.

Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.

Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.

К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.

Приказы вступают в силу с момента их подписания.

Вместе с тем в распорядительной части текста приказа встречаются пункты со своими сроками вступления в силу приказа. Например, приказ подписан 13 сентября, а назначение работника на должность произведено 5 октября.

Нумеруются приказы в течение календарного года.

Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник ОК должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, в котором тот должен поставить свою визу: "С приказом ознакомлен", подпись работника, дата ознакомления.

Срок хранения приказов по личному составу обусловлен рациональными соображениями продолжительности работоспособности и самой жизни человека и составляет 75 лет.

Приказы оформляются на бланках формата А4.

Состав реквизитов приказа по личному составу:

наименование министерства или ведомства;

название организации;

наименование вида документа;

место составления;

дата, номер;

заголовок;

текст;

подпись;

визы;

подписи сотрудников, ознакомленных с приказом;

отметка о направлении в дело.

Выписка из приказа по личному составу - это копия части подлинного документа.

Реквизиты выписки из приказа:

наименование министерства или ведомства;

наименование организации;

выписка из приказа;

дата и номер подлинного документа;

место составления;

заголовок;

констатирующая часть текста;

распорядительная часть (необходимый пункт);

подпись;

заверительная надпись.

Элементы заверительной надписи:

слово "Верно";

наименование должности сотрудника, заверившего выписку;

дата заверительной надписи.

Следующим видом документа по личному составу является заявление.

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Правила оформления заявления:

Пишется от руки в произвольной форме.

На трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Реквизиты заявления:

название вида документа;

дата;

адресат;

от кого направлено;

текст;

подпись.

Документ "заявление" бывает разных видов. Например, заявление с просьбой о приеме на работу, с просьбой об увольнении, с просьбой о переводе на другую должность и т.д.

Реквизиты заявления о приеме на работу:

адресат (кому направлено);

от кого (Ф.И.О., адрес);

наименование вида документа;

текст;

дата составления;

подпись.

Особенность заявления о переводе на другую должность - в адресате сотрудник указывает занимаемую в данный момент должность, а в тексте - причины перевода. Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п. должны содержать в тексте указания на соответствующие документы.

Следующим видом документа по личному составу является трудовой контракт.

Трудовой контракт (договор) - соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. ТК употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы.

Основные условия договора включают соглашения:

о работе по одной или нескольким специальностям;

квалификации;

месте работы;

сроке действия;

виде трудового договора;

об условиях оплаты труда.

Дополнительные условия могут касаться любых вопросов оплаты труда и социально - бытового обслуживания работника. Все перечисленные данные взяты из комментария к Кодексу законов о труде РФ. Контракты заключаются на неопределенный срок; на определенный срок; на время выполнения определенной работы.

Срочные договоры заключаются в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы. Срочные договоры заключаются тогда, когда работа не имеет постоянного характера. Разновидностью срочных договоров являются договоры о временной и сезонной работе.

Основные условия, которые рекомендуется указывать в договорах:

место работы;

конкретная работа по профессии, должности;

дата начала работы и ее окончания;

оплата труда;

обязанности предприятия по охране труда.

Могут быть дополнительные условия сторон: испытательный срок, совмещение профессий, дополнительный отпуск, повышение квалификации и т.д.

Контракт составляется в 2 экземплярах (первый экземпляр в организации, второй - у работника), подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации. Трудовые контракты включаются в состав личных дел.

Если личные дела не заводятся, то контракты формируются в отдельное дело по алфавиту. Трудовые контракты хранятся 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу, или 5 лет после увольнения при наличии приказа по личному составу.

Следующим видом документа по личному составу является трудовая книжка.

Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС - военный билет.

В трудовые книжки вносятся следующие данные:

сведения о работнике;

сведения о работе;

сведения о награждениях и поощрениях;

сведения об открытиях, на которые выданы дипломы;

взыскания в трудовую книжку не вносятся.

Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа. Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополняется вкладышем. Без самой трудовой книжки вкладыш не действителен. При утере трудовой книжки выдается дубликат.

Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью "дубликат" в правом верхнем углу титульного листа.

Изменения записей производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов со ссылкой на номер и дату этих документов. Ссылки на документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя, ставится печать организации или отдела кадров. Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении.

В организациях ведется документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек.

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

Документы рекомендуется включать в личное дело в следующей последовательности:

внутренняя опись документов дела;

дополнения к анкете;

заявление о приеме на работу;

анкета с фотокарточкой;

трудовой договор;

приказ о приеме на работу (копия);

документы об образовании (копии);

характеристики или рекомендательные письма.

Вначале в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно - биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы). Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личное дело ведется в одном экземпляре, внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Заверительная надпись пишется только на листе - заверителе.

Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Реквизиты автобиографии:

название вида документа;

текст;

дата;

подпись и ее расшифровка.

В тексте освещаются вопросы: Ф.И.О., год рождения, образование, с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание, награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес.

Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве. Реквизиты резюме:

название вида документа;

дата;

Ф.И.О.;

почтовый адрес претендента;

телефон;

текст;

подпись.

Текст излагается по разделам:

Цель резюме.

Образование.

Трудовая деятельность.

Специальные знания.

Семейное положение.

Характеристика - документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение организации о нем. Реквизиты характеристики:

наименование вида документа;

текст;

подписи;

дата;

печать.

Текст состоит из двух частей:

вводной, где указываются Ф.И.О., год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии;

основной, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград и поощрений, отношения с сотрудниками.

Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяется печатью.

Личный листок по учету кадров - перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.п.

Анкета - аналогичная форма "личного листка по учету кадров", содержит те же графы. Дополнение к личному листку по учету кадров - документ, в котором отмечаются сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка. Первый раздел дополнения к личному листку фиксирует перемещение по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности. Второй раздел дополнения к личному листку фиксирует изменения в образовании, изучении иностранных языков; наличие воинского звания, пребывание в загранкомандировках, награждение, повышение квалификации.

Личная карточка - основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движения кадров.

Контрольные вопросы:

1. В чем назначение документов по личному составу?

2. Назовите основные документы по личному составу.

3. Что является основанием приема на работу?

4. Какие сведения могут фиксироваться в приказе по личному составу?

5. Какие данные вносятся в трудовую книжку?

Раздел 3 Технология делопроизводства

Тема 3.1 Организация документооборота

3.1.1. Понятие и принципы организации документооборота.

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. 

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);

каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Основная  задача организации документооборота - прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки. 

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами). 

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

Существует три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма организации документооборота применяется на предприятиях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях. Смешанная форма работы с документами используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота.

3.1.2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов.

Документопоток входящих документов составляют:

документы вышестоящих организаций, органов власти;

документы подведомственных организаций, присыла­ющих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

жалобы и заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

прием входящих документов;

первоначальная (экспедиционная) обработка;

предварительное рассмотрение и распределение;

регистрация;

рассмотрение документов руководством;

исполнение резолюций;

отправка ответных документов.

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. 

Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии.

Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.

На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штам­па. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа.

Отметку при поступлении документа (реквизит 29) проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации.

В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.

В малых организациях всю первоначальную обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя.

Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в канцелярию.

Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью - отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

На документах, направляемых непосредственно структурному подразделению или исполнителю, проставляется условное обозначение (код) структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления.

Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях.

Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.

Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карте.

Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т. п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (или секретарь-референт).

3.1.3. Прохождение исходящих и внутренних документов.

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

составление проекта документа, его распечатка;

согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;

подписание (утверждение) документа;

регистрация и отправка документа.

Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается. 

Подготовленный проект документа представляется секретарю-референту для проверки правильности оформ­ления, наличия приложений, а также в необходимых случаях — материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами секретарем-референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

В экспедиции (в канцелярии, секретарем) отправляемые Документы сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи.

Канцелярией, секретарем или экспедицией документы должны быть отправлены в день их поступления.

Что касается внутренних документов, то они проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у секретаря-референта), подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии их рассылаются в структурные подразделения. Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, сводки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в соответствующие дела.

3.1.4. Работа с конфиденциальными документами.

К служебным документам конфиденциального характера относятся документы, содержащие информацию закрытого характера. 

Под служебной (коммерческой) тайной следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.

Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных - начальником канцелярии.

Для нормальной работы сотрудников с конфиденциаль­ными документами необходимо обеспечить следующие три условия:

работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально для этого обо­рудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников;

выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;

передача документов с грифом «конфиденциально» в другое учреждение (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.

Документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов - в особых помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в запертых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях — под охраной и с соответствующей сигнализацией).

По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю.

Руководители подразделений должны обучать своих подчиненных правилам обращения с конфиденциальными документами. Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении служебной тайны» по принятой в организации форме. Все сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством.

Работа с письмами и обращениями граждан.

Работа с письмами и обращениями граждан имеет свою специфику и ведется отдельно от общего делопроизводства. 

Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан и состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий и организаций, которые должны постоянно держать эту работу под контролем, принимать меры по ее совершенствованию.

Все поступающие в государственные органы, на предприятия и в организации предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках в день их поступления.

При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат централизованной регистрации.

После регистрации документы передаются руководителю для принятия решения. Решение, принимаемое по обращениям граждан, должно быть основано на требованиях законодательства, изучения обстоятельств, ставших причиной написания жалобы, заявления. 

Ответственность за своевременное разрешение заявлений, жалоб, предложений возлагается на руководство организации, а процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю.

Сроки исполнения обращений определяются в зависимости от сложности поставленных в них вопросов.

По установившейся практике заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения обстоятельств, разрешаются не позднее 15 дней со дня поступления. Если для принятия решений по жалобе или заявлению необходимо проведение дополнительных работ, допускается, в порядке исключения, продление сроков для ответа не более чем на один месяц с сообщением об этом гражданину, подавшему заявление или жалобу.

Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Если полученное обращение не относится к компетенции данной организации, оно должно быть не позднее чем в пятидневный срок направлено на рассмотрение в компетентный орган или заявителю. В ответном письме дается разъяснение, куда ему следует направить свое обращение.

Отказ в положительном решении вопроса должен быть направлен в письменном виде, аргументировано обоснован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов.

Секретарь-референт или ответственное лицо, ведущее делопроизводство по обращениям граждан, обязаны систематически проводить анализ этой категории документов.

Контрольные вопросы:

1. Что такое документооборот?

2. Какие основные характеристики потоков учитываются при организации документооборота?

3. Какие операции выполняются в процессе движения входящих документов?

4. Какие этапы проходит исходящий документ ?

5. В чем особенность работы с конфиденциальными документами?

Тема 3.2 Систематизация и хранение документов

3.2.1. Составление номенклатуры дел.

3.2.2. Формирование и оформление дел

3.2.3. Подготовка и передача документов на архивное хранение.

3.2.1.Составление номенклатуры дел.

Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Номенклатура дел- это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь, делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку.

Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, и, в конечном счете – для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними.

Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.  В  целях унификации группировки документов для предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Они являются методическими пособиями, другими словами, основываясь на них, организация может составить номенклатуру дел для себя и для своих подразделений.

В небольших организациях, у которых нет структурного деления, составляется одна номенклатура. Как правило, ее составляет секретарь-референт. Сводную номенклатуру большой организации составляет делопроизводственная служба. Далее приведена форма номенклатуры дел для сдачи документов на негосударственное хранение.

Если  организация сдает документы на государственное хранение, требуется согласование номенклатуры дел с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива. 

Примерная последовательность расположения разделов в сводной номенклатуре дел может выглядеть следующим образом: канцелярия, производственно-технический отдел, отдел организации труда и заработной платы, бухгалтерия, отдел кадров, административно-хозяйственный отдел.

Сводная номенклатура дел должна предусматривать заголовки для всех документов, образующихся в деятельности организации. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий (тарифы, справочники и т. п.). Заголовки дел по не разрешенным в течение данного года вопросам считаются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Номенклатура дел организации печатается в нескольких экземплярах. Первых экземпляр (контрольный) хранится в канцелярии, второй используется в качестве рабочего экземпляра, третий находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данной организации.

О фактическом наличии заведенных за год дел сообщается архиву организации. Сводная номенклатура дел организации пересматривается не реже, чем раз в 5 лет. В конце каждого года она уточняется руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

3.2.2. Формирование и оформление дел

Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Единые требования к формированию и оформлению дел изложены в Государственной системе документального обеспечения управления (ГСДОУ), которая утверждена приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Эта система издана еще в советские времена, но, тем не менее, действует до сих пор.

Формирование  дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность поиска документов; надежность документационного обслуживания управления; сохранность документов.

Согласно ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. Основой формирования дел является номенклатура дел соответственно организации или ее подразделений. 

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

распределение и раскладка исполненных документов в дела;

расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

оформление обложек дел.

Каждое дело комплектуется из документов по одному вопросу, имеющих один срок хранения. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии). Документы постоянного или временного сроков хранения группируются в дела раздельно.

В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет (например, личные дела).

Документы в деле располагают в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Переписка группируется в пределах календарного года и располагается в хронологическом порядке. Приказы по личному составу комплектуются в дела в соответствии со сроками их хранения. Приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую должность, поощрении, длительных командировках, изменении фамилии группируются в одно дело.

Приказы о предоставлении отпуска, взысканиях, краткосрочных командировках – в другое дело. Раздельное формирование дел объясняется разностью в сроках хранения: срок хранения документов первой группы 75 лет, второй – 5.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.

Дело должно содержать не более 250 листов, при общей толщине не более 40 мм. 

Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т.д.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. 

Дела подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. Наиболее ценные документы (например, рукописи и т.п.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки.

Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов. Внутреннюю опись помещают в начале дела.

Заверительную надпись (лист-заверитель) помещают в конце дела. 

Обложки дел оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72. Надписи на обложке следует писать четко, тушью.

После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях, составляются описи дел для последующей передачи в архив. Отдельная опись составляется надела по личному составу организации.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Описи утверждает руководитель организации. Перед утверждением описи должны получить одобрение ЭК организации. Если документы передаются в госархив, то описи по таким делам согласованы (утверждены) ЭПК архивной организации.

Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в государственный архив, печатают в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатают в двух экземплярах. 

В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т.д.).

Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел.

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива. 

До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций и предприятий в течение сроков, установленных Главархивом. По истечении установленных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту их архивов организаций и предприятий в государственные архивы.

Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом.

Документы следует хранить в составе дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. Для этого отводят необходимые помещения, где устанавливают запирающиеся шкафы (столы), обеспечивающие полную сохранность документов. Хранить документы в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается.

Чтобы обеспечить оперативный поиск документов, на дверцах шкафов (с внутренней стороны) помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел указываются номера дел в соответствии с номенклатурой. Шкафы (столы) также оборудуются приспособлениями для опечатывания.

Доступ к шкафам (столам) с документами должны иметь только уполномоченные сотрудники отдела хранения документов и их непосредственный начальник. Выдавать же документы следует только под роспись и лишь на время, необходимое для ознакомления с содержанием документа, но не более чем на один рабочий день.

3.2.3. Подготовка и передача документов на архивное хранение.

Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов- это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению включает:

• экспертизу ценности документов;

  оформление документов, сдаваемых в архив;

  составление описи документов постоянного и долговременного хранения;

  обеспечение сохранности дел;

  передачу дел в архив.

Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения. Как правило, обязанность сдавать документы в госархивы, возложена на государственные и муниципальные организации.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей актов и других документов. Экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает решения ЭК. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:

постоянного хранения;

временного хранения (свыше 10 лет);

временного хранения (до 10 лет);

подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), как правило, находятся в архиве организации. Однако если документы имеют, скажем, историческую или научную ценность, то предприятие передает их в государственный или муниципальный архив. Конечно же, при условии, что с ними заключено соответствующее соглашение. Передача их осуществляется по описям.

Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются. 

Уничтожение документов и дел оформляется актом. 

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями. 

Все дела, отобранные на архивное хранение, оформляются следующим образом:

документы в деле переформировывают и располагают в хронологическом порядке;

нумеруют листы дела в правом верхнем углу;

в конце дела подшивают заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле;

на наиболее важные документы составляют внутренние описи дел и подшивают их в начале дела;

переплетают дело;

на обложке дела дополнительно указывают количество листов, срок хранения дела. Уточняют заголовок и крайние даты дела.

Контрольные вопросы:

1. Что такое номенклатура дел и для чего она составляется?

2. Из каких операций состоит работа по формированию дел?

3. Что такое оформление дел и как оно осуществляется?

4. Что включает в себя подготовка хранению?

5. Как оформляются дела, отобранные на архивное хранение?

Тема 3.3 Информационные и коммуникационные технологии в ДОУ

3.3.1. Информационные технологии в делопроизводстве

3.3.2. Системы электронного документооборота

3.3.3. Системы управления документооборотом на основе Web-технологий

3.3.1. Информационные технологии в делопроизводстве

Информационная технология – система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования ин­формации на основе применения технических средств.

Цель любой информационной технологии – получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе.

Информационная технология реализуется в рамках информационной системы.

Информационная технология – это способ преобразования информации.

Большинство систем управления является многоуровневыми, или иерархическими. Обычно различают три уровня управления в управляющей части организации – высший, средний и низший. Каждый из них характеризуется собственным набором функций, уровнем компетенции и нуждается в соответствующей информации.

Наличие функциональных элементов в управляющей части организаций приводит к появлению соответствующих подсистем в их информационных системах (например, подсистема планирования, подсистема кадров и т.п.).

Очевидно, что в разных отраслях экономики, на разных уровнях управления дискретность (частота) получения информации об управляемом процессе будет различной.

Важной частью управленческой деятельности является принятие управленческих решений.

Современная информационная технология, основанная на компьютерной технике, предполагает наличие следующих компонентов:

• комплекс технических средств, базирующийся на компьютерах;

• система программных средств, обеспечивающих функциониро­вание комплекса технических средств;

• система организационно-методического обеспечения, увязыва­ющая использование технических средств и деятельность управленческого персонала в рамках единого технологического процесса по реализации конкретной функции информационного обеспечения управленческой деятельности.

В составе комплекса технических средств обеспечения информационных технологий выделяют средства компьютерной техники и средства организационной техники.

Современные средства компьютерной техники могут быть классифицированы следующим образом: персональные компьютеры; корпоративные компьютеры; суперкомпьютеры.

Программные средства современных информационных технологий в целом подразделяются на системные и прикладные.

Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. В их составе выделяют:

· тестовые и диагностические программы;

· антивирусные программы;

· операционные системы;

· языки программирования;

· командно-файловые процессоры (оболочки).

Прикладные программные средства обеспечения управленческой деятельно­сти классифицируются следующим образом:

• системы подготовки текстовых документов;

• системы обработки финансово-экономической информации;

• системы управления базами данных;

• личные информационные системы;

• системы подготовки презентаций;

• системы управления проектами;

• экспертные системы и системы поддержки принятия решений;

• системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления;

• сетевые и коммуникационные;

• прочие системы.

Система организационно-методического обеспечения информационных технологий включает в себя:

• нормативно-методические материалы по подготовке и оформлению управленческих и иных документов в рамках конкретной функции обеспечения управленческой деятельности;

• инструктивные и нормативные материалы по эксплуатации технических средств, в том числе по технике безопасности работы и по условиям поддержания нормальной работоспособности оборудования;

• инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной информационной технологии обеспечения управленческой деятельности.

Основу современных информационных технологий составляют распределенная компьютерная техника, «дружественное» программное обеспечение и развитые коммуникации.

Можно выделить две стратегии разработки реализации современных инфор­мационных технологий в управленческой деятельности:

· информационная технология приспосабливается к организационной структуре в ее существующем виде, и происходит лишь локальная модернизация сложившихся методов работы.

· организационная структура модернизируется таким образом, чтобы информационная технология дала наибольший эффект.

Для новой информационной технологии характерны:

• сквозная информационная поддержка на всех этапах прохождения информации на основе интегрированной базы данных, предусматривающая единую унифицированную форму представления, хранения, поиска, отображения, восстановления и защиты данных;

• безбумажный процесс обработки документа, при котором на бумаге фиксируется только окончательный вариант документа, а промежуточные версии и необходимые данные записаны на машинные носители и доводятся до пользователя через экран видеотерминала;

• интерактивный (диалоговый) режим решения задачи с широкими возможностями для пользователя;

• возможности коллективного исполнения документов на основе группы автоматизированных рабочих мест, объединенных средствами коммуникаций;

• возможность адаптивной перестройки формы и способа представления информации в процессе решения задачи.

3.3.2. Системы электронного документооборота

Электронная система документооборота делает процесс управления движением документов прозрачным, позволяет автоматизировать ручные, рутинные операции, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов внутри организации, контролировать исполнительскую дисциплину, оптимизировать поиск, хранение и распространение информации, поддерживать удаленных пользователей, обеспечивать многоуровневую систему безопасности, единый интерфейс, формат хранения документов и целостность данных в общей базе данных.

Автоматизированная система документационного обеспечения управления призвана повысить эффективность управленческой деятельности организации за счет автоматизации всего комплекса работ с документами. Она решает следующие основные задачи:

• документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);

• обеспечение документооборота организации (регистрация и движение документов и их проектов, контроль исполнения поручений по обработке документов, списание в дело и поиск документов);

• архивное хранение (обеспечение поиска, выполнение правил хранения, использования и уничтожения архивных документов).

АИС ДОУ образует единое информационное пространство, предоставляющее пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также сопроводительной перепиской в течение всего их жизненного цикла. А после завершения «активной жизни» документов система должна поддерживать их архивное хранение и фиксацию информации об уничтожении.

Система должна обладать следующими свойствами:

1. Функциональная полнота системы, которая подразумевает выполнение таких функций, как:

· регистрация входящей, сходящей и внутренней документации;

· направление документов исполнителям вместе с поручениями по ним и контроль за ходом выполнения;

· списание документов в дело;

· передача дел в архив организации и ведение архива;

· рассылка исходящей корреспонденции;

· подготовка проектов документов и поручений, проведение процедур их согласования и утверждения;

· поиск по любому сочетанию параметров и выдача разнообразных сводок и отчетов.

2. Эксплуатационные характеристики определяются такими качествами системы, как:

простота ввода в действие (особое внимание следует обратить на правила номерообразования различных групп документов при их регистрации, поскольку в период ввода системы в действие отдельные участки обработки документов могут быть не охвачены автоматизацией. Желательно, чтобы на первых порах система сохраняла наряду с новым прежний порядок нумерации документов. Часто АИС ДОУ заменяет имеющуюся систему учета документов, и актуальной задачей становится импорт в нее ретроспективных данных);

· масштабируемость (т. е. возможность наращивания рабочих мест);

·разграничение доступа пользователей и обеспечение защиты от несанкционированного обращения к документам и функциям системы (подразумевается разграничение доступа работников отдельных подразделений к текстам документов и к этапам документооборота (от наложения резолюций руководителя до подготовки отчетов исполнителями), аутентификация пользователей, поддержка нескольких уровней доступа (просмотр, редактирование, создание, удаление, печать и др.), определение ролевых групп с различными полномочиями);

протоколирование работы пользователей (позволяет отсле­дить всю историю документа (кто и когда его создал, редакти­ровал, просматривал и т. д.) и дает возможность разрешать конфликтные ситуации при совместной работе над ним не­скольких пользователей);

адаптируемость (система должна быть способной поддержи­вать изменения, связанные с изменением структуры и состава подразделений, номенклатуры дел и сохранять в неприкосно­венности информацию о документах, обработанных ранее);

администрирование и обеспечение надежности (связано с на­значением и модификацией ролевых полномочий пользователей по отношению к документам и функциям системы). В качестве примера АИС ДОУ можно привести следующие: «Дело» ( www.eos.ru ), «Landocs» (www.landocs.ru), «Documentum» (www.documentum.ru), «Сотрапу-media» (www.intertrust.ru), «БО-ОС-Референт» (www.boos.ru). Средняя цена системы на 50 рабочих мест колеблется от 10 380 до 18 500 долл.

3.3.3. Системы управления документооборотом на основе Web-технологий

Наступила эпоха Internet. Стали необходимы системы, которые, во-первых, обеспечат совместное использование документов сотрудниками предприятий и взаимодействие между отделениями, во-вторых, предоставят возможность публикации документов на Web-узле и, в-третьих, поддержат электронную торговлю с бизнес-партнерами и заказчиками. Компании, имеющие собственные интрасети на базе протокола IP, имеют возможность использовать их для дальнейшего развития систем управления и обработки электронных документов. Например, можно превратить все бумажные документы в электронные и сосредоточить их в базе данных главного офиса, обеспечив к ним доступ по интрасети всем сотрудникам фирмы, а по Internet - ее клиентам. Это позволит снизить затраты на распространение бумажной документации за счет публикации необходимой информации в Internet и интрасети и повысить эффективность работы с документами служащих компании.

Последние десять лет развития сетевых средств показали, что современные предприятия не могут обойтись без систем на базе web-технологий, так как именно они позволяют окончательно перейти к безбумажной технологии, обеспечив удаленный доступ к документам. Системы управления документами, используемые в настоящее время в корпоративных сетях, выполняют загрузку и обработку всего потока документов, циркулирующих в пределах предприятия, т. е. информации, пересылаемой между служащими и отделениями, а также обеспечивают обмен документами с потребителями, поставщиками, клиентами и дистрибуторами. Основные функции системы управления документами – классификация информации, размещение ее в библиотеках баз данных и предоставление пользователям интерактивного доступа к документам. Право на работу с документами определяется с помощью идентификатора пользователя и входного пароля, а возможность обработки информации обеспечивается программными средствами, которые позволяют редактировать документы, коллективно работать с ними, а также обмениваться ими по каналам электронной почты.

Новые системы управления документами на базе Web имеют все шансы привлечь внимание предприятий, причем главная причина их популярности состоит в том, что в качестве клиентской части эти приложения клиент/сервер используют стандартный Web-браузер. С помощью таких систем служащие, работающие дома, могут мгновенно получить любые изменения, внесенные руководством в документы компании, подключившись к корпоративному серверу посредством модема или сетевой карты и браузера и найдя необходимый отчет в библиотеке базы данных. Заказчики получают возможность обратиться к Web-узлу предприятия и, щелкнув мышью по пиктограмме, соответствующей средствам обслуживания клиентов, автоматически подключиться к библиотеке базы данных, чтобы проверить, отправлены ли заказанные изделия. В прежних, традиционных системах управления документами на пользовательском компьютере требовалось установить клиентскую часть этого приложения, что ограничивало возможности использования данного продукта. Кроме того, для каждого пользователя, принимающего участие в коллективной работе с документами, компания должна была приобрести у поставщика лицензию, что приводило к значительным материальным затратам.

Наиболее привлекательная сторона систем управления документами на базе Web – экономия средств. В конечном счете, Web-системы управления документами могут также выполнять функции автоматизации деловых процедур, осуществляя не только разделение документов на категории и взаимодействие с библиотеками баз данных, но и маршрутизацию документов. Еще одна функция будущих систем управления документами заключается в предоставлении доступа к корпоративным информационным библиотекам, как сотрудникам предприятий, так и компаниям-партнерам, которые смогут получить спецификации на продукцию, графики поставки изделий и другую информацию, не представляющую коммерческой тайны.

Поскольку документы становятся все более разнообразными и ориентированными на Internet, пользователям потребуются средства, которые способны манипулировать как текстами, так и изображениями, видеоинформацией и звуком.

Internet выполняет две функции - во-первых, служит проводящей средой для обмена информацией между организациями, работающими в области стандартизации, и, во-вторых, выступает в роли среды для быстрой разработки приложений. Интрасеть доступна лишь структурным подразделениям организации, внешние пользователи имеют доступ только на Web-узел.

Традиционным средством защиты информации в интрасети служит брандмауэр, расположенный между интрасетью и Internet. Для проверки прав пользователей применяются идентификационные карточки с кодированием, а также идентификаторы и пароли. Пересылать документы через брандмауэр на внешние Web-узлы разрешено ограниченному кругу служащих корпорации. Таким образом, средства защиты серверов и полный запрет на доступ к сети из внешних Web-узлов создают условия для безопасной и удобной работы персонала.

В случае, если документ необходимо сделать общедоступным, это происходит двумя основными путями, либо через систему электронной почты, путем рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-сервере. Второй способ применим в случае, если лица, которым может понадобиться документ, заранее неизвестны. Использование электронной почты же более подходит для направления документов к исполнителям. Системой, обеспечивающей маршрутизацию документов, является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов. Маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата. С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.

Итак, электронная почта выполняет следующие функции:

обмен сообщениями между пользователями;

обмен документами между пользователями;

обмен данными между приложениями;

оповещение пользователей о наступлении определенных событий.

Контрольные вопросы:

1. Что такое информационные технологии и как они применяются в делопроизводстве?

2. Назовите преимущества электронной системы документооборота.

3. Какими свойствами должна обладать автоматизированная система документационного обеспечения управления?

4. Какими преимуществами обладают системы управления документооборотом на основе Web-технологий?

Список использованной литературы

1. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления. Учебник, 2010, http://znanium.com/catalog.php ?item=bookinfo&book=228219

2. Делопроизводство. Учебник. под ред. Быкова Т.А., Санкина Л.В., Вялова Л.М.,2012, http://znanium.com/catalog.php ?item=bookinfo&book=236384

3. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учебное пособие / Татьяна Александровна Быкова, Татьяна Вячеславовна Кузнецова, Лариса Владимировна Санкина. -2, перераб. и доп. -Москва : ООО "Научно-издательский центр ИНФРА-М", 2013. -304 с. http://inf.mesi.ru/d.aspx ?id=390575

4. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Елена Валентиновна Гладий. -Москва: Издательский Центр РИОР; Москва: ООО "Научно-издательский центр ИНФРА-М", 2013. -249 с – http://inf.mesi.ru/d.aspx ?id=304633