Как вести журнал посещаемости учеников: советы + шаблон

Журнал учета посещаемости занятий — это документ, в котором фиксируются сведения о ежедневной посещаемости учеников и о причинах пропусков. В итоговой таблице отображаются результаты за четверти, полугодия, год.

Зачем нужен журнал посещаемости?

Журнал посещаемости — это необходимая составная часть обучения. Например, в школах в обязанности учителя входит заполнение страницы «Сведения о количестве уроков, пропущенных учащимися». По окончании четверти или полугодия заполняется сводная ведомость учета посещаемости, в которой подводятся итоги по количеству пропущенных дней и занятий.

Заполнение сведений о посещаемости нужно, с одной стороны, для анализа состояния организационных условий в конкретном учебном заведении и, с другой стороны, выявления обучающихся из социально-уязвимых категорий. В отдельных школах ученика могут даже не аттестовать по итогам четверти в случае частых прогулов – свои правила учебные заведения закрепляют в локальных нормативных актах.​​​​​​​

Как ведется журнал посещаемости?

Данные о пропущенных занятиях заполняются по результатам переклички. Если ученик отсутствует, на листе с текущими отметками проставляется буква «Н». По итогам четверти подсчитывается число пропущенных уроков для каждого ученика и отмечается их количество во дням недели. 

Например, в случае, если учащийся пропустил день, когда было 6 уроков, в соответствующую графу проставляется «6» - по числу пропущенных занятий, а если он отсутствовал только на первом, в графу ставится «1». 

По итогам четверти или полугодия учитель собирает информацию о том, сколько каждым учеников было пропущено дней и уроков, подсчитывая как их общее число, так и те, что были пропущены по уважительным причинам. 

Как заполнять шаблон журнала посещаемости 

В наши дни журнал учета посещений может вестись в том числе в электронном виде. Заполнять подобный документ онлайн гораздо удобнее, так как в любой момент информацию можно легко отредактировать. Чтобы начать работать с шаблоном журнала посещаемости в «Р7-Офис» (посмотреть пример шаблона журнала посещаемости можно здесь), необходимо заполнить список учащихся в левой колонке. Для этого достаточно выделить область с примерами и вставить на нее место готовый список. При необходимости его можно отсортировать по алфавиту с помощью функции «Сортировка от А до Я». 

Затем напротив графы нужного учащегося необходимо проставить количество пропущенных уроков в указанный день (месяц и день обозначен в верхних ячейках). Для того, чтобы отметить, имелась ли на пропуск уважительная причина, используется функция «Добавить комментарий». В случае, если такая причина была, сюда вписывают номер справки от врача или сообщение о записке от родителей. 

Если школьник пропустил несколько дней, лучше всего объединить их с помощью функции «Объединить ячейки и поместить в центре» и в единственное поле вписать общее число пропущенных уроков, а уже к нему добавить комментарий. 

С помощью функции СУММ можно автоматически определить общее число пропущенных уроков. Вручную останется лишь подсчитать, сколько из них было пропущено по уважительной причине и вписать данные в последний столбец.