Интегрированный урок «Оформление служебных писем»

Конспекта учебного занятия

Предмет МДК.03.02 – Методика рационализации документационного обеспечения управления и архивного дела;

ОП.05 – Иностранный язык (профессиональный)

Возраст обучающихся: 18-19 лет гр.14ОМПТ19к

Тема занятия «Оформление служебных писем»

Тип занятия по дидактическим целям: формирование практических умений.

Вид занятия по методу обучения: практическое занятие.

Межпредметные связи: документационное обеспечение управления.

Применяемые технологии: традиционная, развивающего обучения, ТКТ.

Средства обучения: компьютер, мультимедийный проектор, презентация, дидактические материалы.

Цель занятия: формирование практических умений по оформлению служебных писем на русском и иностранных языках.

Задачи:

Систематизировать полученные знания;

Совершенствовать навыки по оформлению служебных писем;

Развивать умения по оформлению документации на русском и иностранных языках.

Показатели формируемых компетенций: понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес, осуществлять поиск, анализ и оценку информации, необходимой для постановки и решения профессиональных задач, профессионального и личностного развития; готовить и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные бланки данных, составлять служебные письма (письмо-запрос, письмо-ответ, гарантийные и т.д.) на русском и иностранных языках.

Структура занятия

 

Ход занятия

Организационный момент

Здравствуйте ребята, присаживайтесь. Откройте тетради, запишите дату и тему занятия. Тема: Оформление служебных писем. Цель занятия – формирование практических умений по оформлению служебных писем на русском и иностранных языках. Das Ziel unseres Unterrichtes ist die Entwicklung der professionellen Kompetenz in der Ausfertigung der Handelskorrespondenz. Отметим отсутствующих.

Актуализация опорных знаний

Проводится фронтальный опрос. (Вопросы и правильные ответы последовательно высвечиваются на экран в виде слайдов).

Что такое письмо?

Назовите виды писем.

На чем оформляется письмо?

What is the structure of a letter?

Was ist DIN 5008?

Wofür dient DIN 5008?

Was sind die Anforderungen an den Geschäftsbrief?

Wie beendet man den Geschäftsbrief in Deutschland?

Welche Anrede benutzt man im Brief?

Ответы студентов.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учредителями в процессе осуществления их деятельности.

Имеется множество разновидностей писем: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения и т.д.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4, если текст не превышает 7 строк, то используют формат А5.

A letter includes: 1) address; 2) date; 3) appeal; 4) the text of the letter; 5) ending; 6) signature.

DIN ist Deutsche Industrienorm.

Nach DIN schreibt man deutsche Handelskorrespondenz.

Wir müssen die Struktur des Briefes folgen. Der Geschäftsbrief muβ klar und lakonisch sein.

Den Brief beendet man mit der Schluβelformel „Mit freundlichen Grüßen“.

„Sehr geehrter Herr…“ oder „Sehr geehrte Frau…“

Объяснение выполнения работы (работа с методическими указаниями)

В соответствии с поставленной целью практическая работа разбивается на следующие этапы:

Повторение теоретического материала по описанию практической работы;

Применение теоретических знаний на практике.

Давайте обратимся к теоретической части.

Алгоритм:

А) прочитайте и определите, какие требования предъявляются к тексту письма - ясность, четкость, краткость изложения, так как цель составления и направления писем сводится к побудительным мотивам.

Б) What are the demands for the text of a letter?

- We should follow the structure of a letter.

- We shouldn’t write abbreviations in a letter.

- We should follow American and British language difference.

В) Lesen Sie bitte die folgenden Textteile und ordnen Sie sie.

A

B

C

D

E

F

G

Теоретическая часть:

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учредителями в процессе осуществления их деятельности.

Имеется множество разновидностей писем: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения и т.д.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4, если текст не превышает 7 строк, то используют формат А5. Текст письма строят по схеме: введение, доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме), заключение (излагаются выводы, предлагаются решения). В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснений. По объему письмо не должно превышать одну машинописную страницу.

К тексту письма предъявляются требования: ясность, четкость, краткость изложения, так как цель составления и направления писем сводится к побудительным мотивам. Текст письма должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющие адресату принять решение по поднятому в письме вопросу. В письмах не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуместные лишние детали и общие места, так как многословие и большой объем документа не способствуют усвоению сути, основного смысла письма. Тон письма в любом случае должен быть нейтральным. В письмах не следует проявлять четко выраженный эмоциональный тон, придавать им личностный характер, так как письмо является официальным документом, исходит от организации, предназначено для делового общения. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне. Самые общие рекомендации по составлению текста служебных писем – избегать вычурности слога, оборотов ложной вежливости («не откажите в любезности»). Уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе и т.п. можно выразить деепричастными оборотами: «тщательно рассмотрев Ваше предложение», «детально ознакомившись с Вашим проектом». Убедительность служебных писем достигается использованием при их составлении сложившихся в управленческой практике языковых формулировок, стандартных оборотов и устоявшихся словосочетаний типа «Оплата гарантируется…», «В порядке обмена …» и т.д.

В письмах-отказах не следует начинать текст с формулировки самого отказа, целесообразнее сначала изложить его причины. В таких письмах уместны формулировки: «завод не предполагает …», «издательство не планирует …», «институт не считает возможным …» и т.д.

Если письмо содержит формулы вежливого обращения и заключения, то они должны соответствовать друг другу: «Уважаемый Николай Егорович! … С уважением, начальник управления …». Заключительная формула вежливости отделяется от текста двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается с абзаца.

Реквизиты письма: герб или эмблема; наименование организации автора письма с наименованием вышестоящей организации, если она имеется; справочные данные об организации; дата письма; регистрационный номер; ссылка на регистрационный номер и дату документа (в ответных письмах); адресат; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения (в сопроводительных письмах); визы согласования; отметка об исполнителе; печать (только на гарантийных письмах).

Письма визируются составителем, руководителем структурного подразделения, в котором работает составитель, а также заместителем руководителя организации, курирующем это подразделение, если письмо будет подписываться руководителем организации. Визы оформляются на том экземпляре письма, который остается в организации автора.

Письма подписываются руководителем организации или его заместителем либо руководителем структурного подразделения в пределах своей компетенции.

Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей.

Деловое письмо в Германии стремится к лаконичности. Необходимо выражаться ясно, используя краткие фразы и избегая слов-паразитов, придерживаясь структуры письма (шапка письма или адрес отправителя, адрес получателя, исходные данные, тема письма, обращение, текст письма, заключительная фраза прощания, подпись, приложения). Текстовая часть письма начинается с первой строки после обращения и оформляется следующим образом:

- Все строки письма начинаются у левого края. Абзацы выделяются пустыми строками.

- В немецкой корреспонденции первое предложение после обращения начинается с маленькой буквы. Если первое слово существительное, то оно пишется с заглавной буквы.

После обращения ставится запятая. В прощальной фразе не ставятся знаки препинания.

Выполнение практического задания.

После повторения теоретического материала переходим к выполнению практической части. Ознакомление с порядком выполнения практической работы.

А) Перевести письмо с иностранного языка на русский.

Б) Оформите его в соответствии с требованиями ГОСТа Р6.30-2003.

Выполняют практическое задание по практической работе.

Вариант 1– Übersetzt den Brief und macht den Brief laut den Forderungen der geschäftlichen russischen Korrespondenz auf (Переведите письмо и оформите его в соответствии с требованиями ГОСТа Р6.30-2003).

Вариант 2 – Translate the enquiry letter from English into Russian. (Переведите письмо-запрос с английского языка на русский язык и оформите его в соответствии с требованиями ГОСТа Р6.30-2003).

Контроль за правильностью выполнения практической работы. Отчет оформляется на персональном компьютере (листы формата А4). Печатается дата, тема и цель занятия. Порядок оформления берется из методических указаний. Прикладывается письмо. Отвечают на контрольные вопросы.

5. Подведение итогов. Домашнее задание.

Читают контрольные вопросы по проделанной работе. Студенты отвечают на вопросы преподавателя по контрольным вопросам.

Вопросы преподавателя:

What new have you known today? (Что Вы узнали нового?)

Was meinen Sie, ist das Ziel des heutigen Unterricht erreicht? (Как Вы считаете, достигнута ли цель сегодняшнего занятия?)

Из каких частей состоит текст письма?

Назовите основные реквизиты письма.

Кто подписывает и визирует письмо?

Ответы студентов.

We have learnt to translate an enquiry letter into Russian.

Ja, das stimmt. Das Ziel ist heute erreicht.

Текст письма строят по схеме: введение, доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме), заключение (излагаются выводы, предлагаются решения). В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснений. По объему письмо не должно превышать одну машинописную страницу.

Реквизиты письма: герб или эмблема; наименование организации автора письма с наименованием вышестоящей организации, если она имеется; справочные данные об организации; дата письма; регистрационный номер; ссылка на регистрационный номер и дату документа (в ответных письмах); адресат; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения (в сопроводительных письмах); визы согласования; отметка об исполнителе; печать (только на гарантийных письмах).

Письма визируются составителем, руководителем структурного подразделения, в котором работает составитель, а также заместителем руководителя организации, курирующем это подразделение, если письмо будет подписываться руководителем организации. Визы оформляются на том экземпляре письма, который остается в организации автора. Письма подписываются руководителем организации или его заместителем либо руководителем структурного подразделения в пределах своей компетенции.

Запишите домашнее задание.

10 дней назад из отдела социальной защиты населения Ленинского района г. Пензы в наш колледж было направлено письмо № 02-12/814 с просьбой выслать справку о заработной плате и времени работы Феоктистова Николая Михайловича. Сегодня из колледжа выслано письмо – ответ, что Феоктистов в колледже не работает и не работал, поэтому справка не высылается. Письмо-ответ готовила старший специалист отдела кадров колледжа Сизова Галина Ивановна. Оформите экземпляр письма-ответа, высланный адресату.

Schreibt die Anfrage. Das dänische Unternehmen Petersen (Thorsgade 35, DK-8800 Viborg) verkauft Stühle und Tische und sucht einen Handelsvertreter in Deutschland. Es schreibt am 12.03.2017 an Bauer Möbelfabrik (Ostracherstraße 15, 70567 Stuttgart) die Anfrage wegen ihrer Produktion und Kataloge. (Составить письмо-запрос на немецком языке в соответствии с DIN).

Write the enquiry letter in English. Avon company sells cosmetics and is looking for some business partners in England. Составить письмо-запрос на английском языке в соответствии с правилами оформления деловой документации.

6. Рефлексия

А) Sind Sie mit dem heutigen Unterricht zufrieden? (Вам понравилось сегодняшнее занятие?)

Б) Понравилась ли Вам такая форма проведения занятия?

В) What part of the lesson did you like most of all? (Какой этап более всего понравился?)

Г) Кто из Ваших товарищей на уроке был самым активным?

Д) Чья работа Вам больше всего понравилась?

Е) Hatten Sie einige Schwierigkeiten in der Erfüllung der Aufgabe? (Были ли у Вас трудности с выполнением задания?)

 

Приложение 1

Lesen Sie bitte die folgenden Textteile und ordnen Sie sie.

B

C

D

E

F

G

 

Приложение 2

Hartmann & Co

Kastanien Allee 15

80336 München

Deutschland

Spett. Ditta 15.02.2017

Cora S.p.A.

Piazza Vecchia 7

I-13051 Biella

Italia

Anfrage wegen Stoffe

Sehr geehrte Damen und Herren,

die Italienische Handelskammer in München war so freundlich, uns Ihre Anschrift zur Verfügung zu stellen.

Wir sind Hersteller von Damenkostümen und benötigen laufend Wollstoffe guter Qualität in den gängigen Farben. Bitte se4nden Sie uns so bald wie möglich ein Angebot mit Mustern Ihrer Stoffe und ausführliche Angaben über Lieferzeiten, Preise, Liefer- und Zahlungsbedingungen.

Auskünfte über unsere Firma erhalten Sie jederzeit von der Dresdener Bank in München.

Sollten Ihre Erzeugnisse im Hinblick auf Preis und Qualität konkurrenzfähig sein, wären wir an einer dauerhaften Geschäftsverbindung interessiert.

Mit freundlichen Grüßen

Hartmann & Co.

Karl Rahner