Статья «Механизмы управления образовательной организацией»

Механизмы управления образовательной организацией

В статье рассматривается вопрос использования CRM-систем с целью повышения качества управления образовательной организацией.

В образовательной организации не маловажную роль в работе с документами играет организация документооборота.

Документооборот одно из звеньев делопроизводства, которое зачастую определяет качество управления в школе. Документооборот характеризуется не только этапами движения документов, но и скоростью этого движения.

Качество организации работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих кадров. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Актуальность данной статьи заключается в том, что организация работы с документами - это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления. В современном обществе образовательным учреждениям требуется системный подход к организации управления, следовательно, возникает необходимость документационного обеспечения управленческой деятельности.

Для построения качественной работы с документооборотом мною как руководителем образовательной организации изучены новые системы построения обмена документами, исполнения поручений, отслеживания исполнений поручений – CRM-системы.

CRM-система (customer relationship management) — это способ управления взаимоотношениями с клиентами и оптимизации бизнес-процессов. Ключевой составляющей данного подхода является CRM-система — специальное программное обеспечение для организации работы с лидами, отслеживания действий клиентов и автоматизации коммуникаций.

Из множества представленных программ – CRM-систем в сети Интернет нашей образовательной организацией была выбрана программа Yougile.

Внедряя новые технологии в процесс управления данная программа позволила более качественно подходить к вопросу входящей корреспонденции, телефонограмм, поручений от вышестоящего руководства. Так, телефонограммы, которые поступают из муниципального органа Управления образовательной организацией, интегрируются в программу виде задач. Ответственный сотрудник образовательной организации назначает исполнителя, указывает сроки исполнения задачи, важность данного поручения. Руководитель же видит количество неисполненных задач, просроченные задачи и т.д. Также данная программа позволяет добавлять задачи самостоятельно, не интегрируя их из электронной почты.

Таким образом, данный подход к документообороту экономит время, количество израсходованной бумаги, скорость обработки задач, позволяет осуществлять контроль (самоконтроль) за исполнением задач.

Список используемой литературы

Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 148 с.

Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). М.: Инфра-М, 2013. 304 с.

Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / И.Н. Кузнецов. Люберцы: Юрайт, 2016. 477 c.

Шувалова Н. Н., Иванова А. Ю. Основы делопроизводства. Язык служебного документа. Учебник. М.: Юрайт, 2018. 376 с.