Как спланировать поездки на школьных автобусах, чтобы избежать перерасхода

Как спланировать поездки на школьных автобусах, чтобы избежать перерасхода

Предлагаем рекомендации для директора, чтобы обосновать траты на перевозки детей и избежать перерасхода. В приложении – памятка, как заполнить маршрут в путевом листе, и образец заявки на школьный автобус.

Учредитель требует, чтобы вы обосновали расход бюджетных средств на перевозки детей. Расскажем, что предусмотреть при организации поездок на школьных автобусах, чтобы не допустить штрафов.

Предусмотрите расходы и отчетность при подготовке к поездкам

Чтобы снизить расходы, избежать незапланированных трат, обеспечить точность бухучета и доказать целевое расходование средств, продумайте организацию поездок на школьном автобусе заранее.

Поездки на своем автобусе

Если в школе есть свой автобус, требуйте от подчиненных планировать количество поездок школьников заранее. Так можно избежать конфликтов, например, когда транспорт нужен сразу нескольким педагогам.

Введите в школе график работы школьного автобуса и заявку на выделение транспорта. Эти документы помогут доказать проверяющим, что автобус используется по назначению. Унифицированных форм таких документов нет, поэтому разработайте формы самостоятельно и закрепите в учетной политике.

Установите, чтобы заявку о предоставлении транспорта составляли на имя директора школы. Включите в нее указание даты, времени и цели поездки. Запрашивать автотранспорт при помощи такой заявки может любой сотрудник. Вы как директор ставите резолюцию – выделить транспорт или нет.

Назначьте ответственного за выдачу путевых листов, например, бухгалтера, который будет подписывать заявки, следить за тем, чтобы выбранный день был свободен, заносить данные в график работы школьных автобусов и на основании заявок прописывать маршруты в путевых листах. Вам останется только визировать заявки.

Контролируйте, кому из водителей и для каких целей выдавались путевые листы. Если этого не делать, инспектор может обвинить вас в нецелевом расходовании горюче-смазочных материалов, а также в использовании служебного транспорта в личных целях.

При наличии свободных мест можно объединить поездки, то есть автобус будет задействован только один день, а не два. Это поможет сэкономить финансовые средства школы.

Поездки на заказанном автобусе

Если на балансе школы нет собственного транспорта, вы можете заключить со сторонней организацией договор фрахтования, который регулирует транспортные услуги по перевозке пассажиров. По договору фрахтования школа платит за рейсы на предоставленном транспорте. В этом случае директору не нужно решать множество задач, которые связаны с автострахованием, покупкой запасных частей для школьного автобуса, техобслуживанием и др. Фиксированная оплата по договору облегчит подготовку финансовой отчетности для школы.

Подготовьтесь к длительным перевозкам детей

Проверяющие обязательно посмотрят, как школа заботится о детях в поездках. Так как длительные поездки связаны с опасностью для здоровья детей, то в этой ситуации нужно проконтролировать питание и медицинскую помощь.

Поездка дольше трех часов

Если дети будут в пути более трех часов, нужно обеспечить питание: взять бутилированную воду и сухие пайки. Вы вправе перепоручить это организатору перевозки по взаимной договоренности. Соберите документы, которые помогут обосновать расходы на питание детей в дороге.

Чтобы не попасть под штраф, проконтролируйте ассортимент сухих пайков. Его устанавливает Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека или ее территориальное представительство.

Поездка дольше двенадцати часов

При междугородней перевозке детей в транспортной колонне дольше 12 часов проконтролируйте, чтобы группу сопровождал медработник. Если заказываете автобус по договору фрахтования, договоритесь с организатором перевозки, кто обеспечит медсопровождение. Задокументируйте расходы.

Проверьте перед поездкой путевой лист

Если у школы свой автобус, особое внимание обратите на оформление путевого листа. Если же автобус предоставлен по договору фрахтования, то школа берет его в аренду вместе с водителем. В этом случае всю ответственность за медосмотр водителя несет владелец автобуса – работодатель. Соберите документы, которые помогут избежать претензий из-за неправильно организованной перевозки детей. Они указаны в пункте 4 Правил организованной перевозки детей автобусами (утв. постановлением Правительства от 17.12.2013 № 1177).

Маршрут

Акты проверок показывают, что школы неправильно указывают маршрут движения в путевых листах. Ошибка – указывать только фразу «По городу» и не указать точный путь, по которому следует автобус. Из-за этого нельзя проверить пробег автобуса, а значит, и расход горюче-смазочных материалов.

10тысяч рублей –

штраф для директора или главбуха за неправильно указанный маршрут в путевом листе (ст. 15.11 КоАП)

Медосмотр водителя

Если школа отправляет детей в поездку на собственном автобусе, то перед отправкой в путевом листе нужно проверить запись о том, что водитель прошел предрейсовый медосмотр. Без этого его допускать к работе нельзя, иначе директор заплатит штраф на сумму до 25 тыс. руб., а школа – на сумму до 130 тыс. руб. Перед отправкой отметку о медосмотре должен сделать квалифицированный медработник, который указывает дату и ставит личную печать. Если медосмотр организует школа, нужна лицензия на этот вид деятельности.

Правильно учитывайте израсходованные материалы

Акты проверок финансово-хозяйственной деятельности школ показывают, что среди самых распространенных нарушений неправильно принятые расходы по автотранспорту. Заранее требуйте от подчиненных конвертировать единицы измерения потраченного в поездке масла, бензина, закупленных продуктов питания и других материальных ценностей в общепринятые. Это нужно, чтобы не появились трудности при учете и списании и бухгалтер смог правильно оформить отчетность. Если этого не сделать, при проверке может обнаружиться недостача.

Примерный образец заявки