Методическая разработка открытого учебного занятия «Комплексное использование приложений microsoft office для создания документов»

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «ПИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ

КОЛЛЕДЖ ИМЕНИ А.Е. КЛЕЩЕВА»

методическая разработка

открытого учебного занятия

«Комплексное использование приложений Microsoft Office

для создания документов»

дисциплина «Информационные технологии»

Автор: Нилова Н.В.

2019

Оглавление

СПРАВКА

Тема открытого урока «Комплексное использование приложений Microsoft Office

для создания документов»

Дидактическая цель учебного занятия: создать содержательные и организационные условия самостоятельного применения учащимися комплекса знаний и способов деятельности

Тип учебного занятия: комплексного применения знаний и способов деятельности.

Обобщенная цель обучения: обеспечить усвоение предметного содержания темы «Комплексное использование приложений Microsoft Office для создания документов».

на уровне понимания:

иметь представление о документах, их классификации;

определять по виду стандартные бланки документов

на уровне применения:

создавать шаблоны и формы с помощью одного из мастеров, входящих в состав программных приложений;

использовать трафаретные документы для подготовки документов на компьютере;

используя образцы бланков документов, составлять служебные документы согласно заданию;

на уровне творчества:

самостоятельно разрабатывать шаблоны и формы документов, согласно Стандартам, используя необходимое программное обеспечение.

Воспитательная цель: воспитывать культуру оформления документации; эстетический вкус; оказывать влияние на формирование и развитие ответственности и аккуратности в оформлении документов, требующего повышенного уровня образовательной подготовки; обеспечивать тесную связь обучения с жизнью, ее запросами и требованиями, формировать активное отношение к ней.

Развивающая цель: способствовать развитию технологического и логического мышления, расширению активного профессионального словаря, развивать самостоятельность, стремление к углублению и систематизации знаний, умение анализировать новую информацию, выделять главное, определять и объяснять понятия.

Методы обучения: объяснительно-иллюстративный, репродуктивный и частично-поисковый.

Вид учебного занятия: практическая работа.

Мотивация: Важность данной темы заключается в том, что она пригодится в дальнейшем при деловой переписке и подготовке документов.

Оборудование: ПК, мультимедийный проектор.

Программное обеспечение: MS Office Access, MS Word, Электронное учебное пособие «Деловая документация», тесты, инструкционные карты в электронном виде.

Время работы: 90 мин.

Межпредметные связи: Русский язык (профессиональная лексика), Деловая документация. Информатика

Обобщенная схема урока

ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ ЭТАП Логико-психологический анализ учебного материала

Основные понятия по теме «Создание шаблонов деловой информации с использованием стандартов электронных документов»

КРАТКИЙ КОНСПЕКТ ТЕОРЕТИЧЕСКОГО МАТЕРИАЛА К ОТКРЫТОМУ УРОКУ

Каждому человеку в своей жизни приходится оформлять те или иные документы.

Работа с документами является неотъемлемой составляющей труда практически всех сотрудников любой организации, любого учреждения.

Работники управленческих структур от двадцати до восьмидесяти процентов своего рабочего времени затрачивают на составление, оформление, учет и контроль исполнения огромного числа различных документов.

Хорошая организация делопроизводства обеспечивает оперативность решений и максимальную отдачу каждого сотрудника аппарата управления, экономичность и культуру работы организации в целом.

Именно поэтому необходимо изучение данной темы учебного занятия, она пригодится в дальнейшем при деловой переписке и подготовке документов.

В связи с этим мы с вами знакомимся с важнейшими правилами ведения документации и культурой составления и оформления документов.

Сейчас это все чаще и чаще делают с помощью компьютера. Но, независимо от того, пишется ли документ от руки, печатается ли на пишущей машинке или с помощью ПК, его оформление подчиняется определенным правилам.

Вопрос: Что такое документ?

Документ – это результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Вопрос: Что такое делопроизводство?

Деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы с ними называется Делопроизводством.

В настоящее время отдельные авторы термин «дело­производство» все чаще заменяют термином «документационное обеспечение». Последнее заслуживает внима­ния, так как содержит весь комплекс работ с документа­ми, включая вопросы их оборота и хранения.

Вопрос: Основные задачи делопроизводства?

СОЗДАНИЕ документов, т.е. фиксация их на каком-нибудь носителе;

ПЕРЕДАЧА документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;

РЕГИСТРАЦИЯ документов для осуществления контроля над их исполнением;

СИСТЕМАТИЗАЦИЯ и ХРАНЕНИЕ документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

Важно, что характерным свойством документов является то, что они служат источниками и носителями информации. Доку­менты широко, используются в повседневной деятельно­сти. Они служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-информационной работы, учета, являются способом доказательства (так как имеют юри­дическую силу), историческими источниками! В доку­ментах закрепляется государственное устройство, они служат также средством «общения» между учреждения­ми, организациями, предприятиями и гражданами.

Для удобства работы с документами, созданным различными организациями, а так же, для придания им юридической силы, необходимо предъявлять единые требования к их оформлению. Именно поэтому оформление служебных документов строго регламентировано (регулируется) стандартами.

Вопрос: Перечислите нормативные документы, регулирующие делопроизводство….

Для удобства работы с документами принята их классификация по различным признакам. Остановимся на самой распространенной –по функциональному назначению (электронное учебное пособие «Деловая документация»):

Управленческие документы 

Информационно-справочные

Организационные

Документы по личному составу

Распорядительные

Устав предприятия

Штатное расписание

Должностные инструкции

Правила внутреннего распорядка

Письма

Факсы

Докладные записки

Телефонограммы

Распоряжения

Решения

Приказ

Трудовые книжки

Личные дела

Контракты

Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на

Документация по снабжению и сбыту

Финансовая документация

Организационные документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основопо­лагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой.

К организационным документам относятся: устав ор­ганизации, положение о структурных подразделениях, штатное расписание, инструкции, должностные инструк­ции, правила, памятки.

Организационные документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права

Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управ­ления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. От того, насколько эффективно регулируется дея­тельность учреждения, зависят результаты работы органи­зации.

К распорядительным документам относятся: поста­новление, решение, указание, приказ

Единые требования к оформлению и обработке документов дают возможность быстро получить необходимую информацию. Умение правильно оформить документ говорит и об общечеловеческой культуре.

Использование компьютера для оформления и хранения документов открывает новые возможности для ускорения процесса обработки информации, и, следовательно, принятия решения и эффективного управления.

Появился термин– электронный документ.

Электронный документ по сравнению с твердой копией обладает рядом преимуществ:

простота внесения изменений;

использование заранее заготовленных форм документа не только с указанными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами;

экономия затрат при считывании информации непосредственно с монитора без распечатки на бумаге;

оперативность при передаче по электронной почте в другое учреждение;

возможность передачи документа по электронной почте любому количеству адресатов;

возможность архивации документов и защиты от несанкционированного доступа.

Таким образом, применение компьютерных технологий значительно облегчает создание различных документов. И для большей эффективности работы создаются специальные формы или шаблоны.*****

Вопрос: Что такое шаблоны и формы?

Шаблон- это особый тип документа, поставляющий основные средства для создания законченного внешнего вида документа. Шаблоны могут включать в себя:

текст или элементы форматирования для однотипных документов;

стили;

меню и назначенные клавиши;

панели инструментов.

Форма–это заранее заготовленный шаблон, содержащий постоянную информацию и пропуски для введения переменной информации.

Форма предназначена для сокращения трудозатрат на оформление документов за счет предварительного создания шаблона, на базе которого создаются новые документы, например формы различных справок установленного образца, бланков документов, таблиц и др.

Формы и шаблоны можно создавать самостоятельно, а можно с помощью мастеров–вспомогательных программ, входящих в состав программных приложений.

Основные правила составления документов

Любой документ состоит из набора составляющих его элементов (названия, текста, подписи и т. п.), которые называются реквизитами. Расположение реквизитов на листе и их набор для каждого конкретного документа определяется стандартом.

Каждый лист документа должен иметь поля:

левое - 30 мм;

правое - не менее 8 мм;

верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых в соответствии с

Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь.

Система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета Республики Беларусь по стандартизации, метрологии и сертификации от 21 декабря 2004 г. № 69 (далее - СТБ 6.38-2004):

бланк для письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов.

Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Вопрос: Как оформляется реквизит «печать»?
Ответ: Печать должна охватывать часть наименования должности лица, которое подписывает документ, и начало его личной подписи.

Вопрос: Как оформляется реквизит «гриф утверждения документа»?
Ответ: Гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, расшифровки, даты.

Вопрос: Как оформляется реквизит «гриф согласования документа»?
Ответ: Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки, даты.

На бланк для письма наносятся реквизиты:

Государственный герб Республики Беларусь;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации

наименование вышестоящей организации;

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

почтовый адрес отправителя;

коммуникационные и коммерческие данные.

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.

На общий бланк наносятся реквизиты:

Государственный герб Республики Беларусь;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации;

наименование вышестоящей организации;

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

место составления или издания.

На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс.

Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс».

Текст документов на бланках формата А4 печатается через одинарный межстрочный интервал, на бланках формата А5 - точно 14 пт на компьютере.

При наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт, Выравнивание текста производится по ширине листа.

При подготовке таблиц с использованием средств вычислительной техники межстрочный интервал допускается уменьшать до 11 пт.

При оформлении документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов 73 мм на компьютере.

При печатании документов используют девять отступов от границы левого поля (см. формуляр-образец).

Составление и оформление докладной записки, служебной справки

Справочно-информационная документация служит основанием для принятия распорядительных документов и является самой массовой документацией, отправляемой из учреждения.

Условно можно выделить следующие функции справочно-информационных документов:

информационная — содержат информацию о различных событиях, фактах, явлениях и т.д.;

служебная — носят вспомогательный характер по отношению к организационным и распорядительным документам, то есть не содержат поручений в отличие от распорядительных документов;

коммуникативная — обеспечивают связь между различными подразделениями или организациями.

Кроме того, справочно-информационные документы подтверждают содержащуюся в них информацию.

Оформляются они в соответствии с требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь.

Докладная записка

Докладная записка - документ, адресованный руководителю предприятия (реже - вышестоящему органу) в связи с выполнением поручений, заданий, а также по вопросам, связанным с обычной работой: динамикой товарооборота, наличием товарных запасов, внедрением новых форм торговли и др.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание, должность и фамилию с инициалами лица, на имя которого передается записка, дату, текст с изложением выводов и обоснованных предложений, должность и подпись составителя записки с расшифровкой подписи.

Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором).

Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие организации, должны быть подписаны руководителем предприятия.

Докладные записки служат для контроля над выполнением поручений и заданий. В то же время они являются одной из форм проявления инициативы работников, направленной на совершенствование работы предприятия. Поэтому материалы докладных записок выносятся на обсуждение производственных совещаний, а также широко используются руководством предприятия для издания приказов, распоряжений, постановки вопросов перед вышестоящими организациями.

Служебная справка

Справка близка по содержанию к отчетной докладной записке — это документ информационного характера, содержащий констатацию каких-либо фактов, но без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

Различают справки служебные (о выполнении планов, о штатной численности и др.) и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения (справка о месте работы, о трудовом стаже и др.).

Реквизиты служебной справки аналогичны реквизитам докладной записки. При необходимости текст служебной справки может заверяться печатью.

Личная справка содержит реквизиты: наименование организации, выдавшей справку; адресат; название вида документа; дату и регистрационный индекс; место составления; текст; подпись и печать.

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы и подразделы. Дата (период времени), к которой относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом: "По состоянию на 01.06.1998", "За период с 01.01.1992 по01.01.1998".

Справка, составленная по запросу или указанию вышестоящего органа, подписывается руководителем организации или его заместителем, внутренняя — составителем.

Текст личной справки, как правило, начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте не следует использовать обороты типа: "выдана настоящая справка", "действительно работает", "дана в том".

Внешние справки оформляются на бланках, внутренние — на обычной бумаге формата А4 или А5.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ 1-ое задание

Создать форму, используя БД ACCESS, а конкретно –создать личные карточки для отдела кадров. Для выполнения задания нам потребуется уже готовая база данных Сотрудники (сделанная учащимися на предыдущих занятиях ) и папка с фотографиями.

Формы будут создаваться с помощью Мастера, а внешний вид дорабатываться в режиме Конструктора.

На эту работу отводится 15 минут.

2-ое задание

Тестирование, так называемый допуск к 3-му заданию.

Тест находится в ЭУП «Деловая документация». Этот электронный учебник был разработан специально для дисциплины «Деловая документация» (разработчик Нилова Н.В.)

На эту работу отводится 15 минут.

3-ое задание

Составление и оформление докладной записки, служебной справки.

4-е задание

(дополнительное, если позволит время). Разработать в соответствии с вариантом организационно-распорядительные документы. Можно пользоваться формуляром-образцом и образцами документов из электронного учебного пособия «Деловая документация».

Домашнее задание.

Практическая работа № 10 (Инструкционная карта для учащихся )

Тема. Создание шаблонов и форм деловой информации с использованием стандартов электронных документов

Цели:

сформировать практические умения и навыки по созданию различных видов шаблонов и форм, используя приложения MS OFFICE

развитие логического мышления;

развитие навыков самообразования.

Оборудование: ПК

Программное обеспечение: MS Office (MS Access 2003, MS Word 2003)

Межпредметные связи: Русский язык (профессиональная лексика), Делопроизводство.

Методы, применяемые на уроке: устный опрос, практическая работа, тест

Мотивация: Важность данной темы заключается в том, что она пригодится в дальнейшем при деловой переписке и подготовке документов.

Время работы: 90 мин.

Форма –это документ с незаполненными областями, в которые вводятся данные. Форма – часть электронного документа, содержащая поля  ввода данных или  списки выбора значений.  

Формы содержат поля формы (места для размещения сведений) и элементы управления (флажки, полосы прокрутки, кнопки ….).

Шаблон - особый вид документа, предоставляющий специальные средства для его оформления.

Задание 1. Создать форму – учетную карточку, используя возможности приложения MS Access

Задание 1.1. В базе данных Сотрудники (создали на предыдущих занятиях) создайте новое поле, в котором будет храниться фотография сотрудника.

Порядок и последовательность выполнения задания 1.1

В папке с заданиями создана вложенная папка Фотографии с фотографиями сотрудников.

Откройте таблицу Сотрудники в режиме Конструктора.

Вставьте пустую строку после строки Отчество. Для этого:

        выделите строку ДатаРождения;

в меню Вставка выберите пункт Строки.

В новой строке в поле Имя поля введите название — Фотография.

В поле Тип данных выберите пункт Поле объекта OLE.

Перейдите в режим таблицы.

Для вставки фотографии сотрудника щелкните правой кнопкой в поле Фото­графия в строке одного из сотрудников.

В контекстном меню выберите команду Добавить объект. Появится диалоговое окно Вставка объекта

Установите переключатель Создать из файла.

Щелкните на кнопке Обзор.

В диалоговом окне выберите папку Фотографии и откройте в ней необхо­димый файл. Диалоговое окно Обзор закроется, а в окне Вставка файла появит­ся путь к выбранному файлу.

Завершите вставку, нажав кнопку ОК.

После вставки файла в поле Фотография появится текст Точечный рисунок или Пакет (в зависимости от типа файла рисунка). Двойным щелчком на этом тексте вы можете активизировать программу просмотра фотографии.

Задание 1.2. Создайте форму для ввода данных о сотрудниках.

Порядок и последовательность выполнения задания 1.2

1. В стартовом окне базы данных выберите объект Формы в левой панели и щелкните на кнопке Создать.

2. В окне Новая форма выберите в списке пункт Мастер форм, в качестве источника данных выберите таблицу Сотрудники и нажмите кнопку ОК.

3. Создайте форму, следуя шагам мастера:

Шаг 1. Выбор из таблиц полей для формы

»

Перенесите из списка Доступные поля в список Выбранные поля все поля таблицы Сотрудники, щелкнув на кнопке Добавить все.

Выберите в поле Таблицы и запросы таблицу ДопСведения.

Перенесите из нее все поля (кроме первого поля КодСотрудника, так как оно уже есть в списке).

Перейдите на следующий шаг, нажав кнопку Далее.

Шаг 2. Выбор вида формы

Установите переключатель в один столбец - это наиболее удобный в
формы.

Перейдите на следующий шаг, нажав кнопку Далее.

Шаг 3. Выбор стиля оформления

Посмотрите список имеющихся стилей, выбирая их названия щелчком мыши..

Выберите понравившийся вам стиль.

Перейдите на следующий шаг, нажав кнопку Далее.

Шаг 4. Задание имени формы

Введите имя формы - Сотрудники.

Установите переключатель Открыть форму для просмотра и ввода данных

Завершите работу с мастером щелчком на кнопке Готово.

В окне формы посмотрите записи базы, щелкая на кнопках:

Переход к первой записи;

Переход на предыдущую запись;

Переход к следующей записи;

Переход к последней записи;

Переход на новую запись.

4. Введите еще несколько новых записей, пользуясь формой. Для вставки фото­графии щелкните правой кнопкой в поле для фотографии и выберите в кон­текстном меню команду Добавить объект.

Задание 1.3. Редактирование формы

Процесс редактирования предполагает изменение вида некоторого объекта для его улучшения. При редактировании формы можно изменить названия полей для ввода, увеличить или уменьшить размер области ввода данных, изменить поря­док расположения полей в карточке и многое другое.

Для редактирования формы надо перейти в режим Конструктора.

На рис. показана форма, полученная в результате работы Мастера.

Отредак­тируйте форму в соответствии с рис.

увеличьте размеры надписей КодСотрудника, Фотография, НазваниеОтдела, Дата-Рождения так, чтобы они были видны полностью;

исправьте названия полей (например, КодСотрудника — на Код сотрудника);

увеличьте размер поля Дата рождения;

измените размеры поля Фотография так, чтобы любая фотография сотрудника помещалась в рамку.

Откройте созданную форму Сотрудники.

Перейдите в режим конструктора (Вид ► Конструктор).

В режиме конструктора рабочее поле представляет собой сетку с выделенными областями для расположения объектов: Заголовок формы, Область данных, Примечание формы.

Если навести указатель мыши на границы области, ее можно увеличить или уменьшить.

Основные объекты расположены в Области данных. Это — надписи полей и поля. Обратите внимание, что надпись и название поля могут не совпадать.

Информация, расположенная в рамке надписи, не меняется при просмотре записей.

Это аналог неизменяемой части карточки.

Поле предназначено для ввода данных. В окне конструктора оно представля­ет собой белый прямоугольник с одной или несколькими строками.

Первоначально в режиме конструктора и для надписи, и для поля указано имя соответствующего поля. Вы можете отредактировать надпись.

3. Измените размеры рамки для фотографии.
Для этого:

щелчком выделите рамку — по ее границе появятся маркеры;

подведите курсор к угловому маркеру так, чтобы он принял форму двусто­ронней стрелки;

потяните границу за маркер и уменьшите ее; контролируйте размер рамки по сетке (одна клетка соответствует 1 см).

4. Измените свойства рамки так, чтобы фотография полностью помещалась внут­ри рамки независимо от ее исходного размера.

Для этого:

правой кнопкой мыши щелкните внутри рамки;

в контекстном меню выберите пункт Свойства;

в открывшемся окне свойств рамки Присоединенная рамка объекта: Фотогра­фия перейдите на вкладку Макет;

щелкните на строке Установка размеров и выберите в раскрывающемся спис­ке значение По размеру рамки;

перейдите в режим формы и просмотрите все записи; убедитесь, что все фотографии сотрудников полностью помещаются внутри рамки.

Измените расположение объектов внутри формы

Для этого:

удерживая нажатой клавишу Shift, выделите группу объектов, расположен­ных под фотографией, поочередно щелкая на них;

поместите курсор внутри группы так, чтобы он принял форму ладони;

переместите группу объектов влево, освободив справа место для рамки с фотографией;

щелчком мыши выделите надпись и рамку фотографии;

захватите и переместите объекты справа;

расположите другие группы объектов

перейдите в режим формы и просмотрите сделанные изменения.

6. Измените размеры рамок надписей.
Для этого:

выделите группу объектов КодСотрудника, Фамилия, Имя, Отчество;

передвиньте выделенную группу вправо, чтобы освободить место для уве­личения размеров надписей;

наведите курсор на любой маркер слева и потяните его для увеличения рам­ки на необходимую величину;

аналогичным образом увеличьте размеры других надписей.

7. Измените названия надписей (но не полей!).
Для этого:

• выделите щелчком надпись поля КодСотрудника — при выделении по гра­нице надписи появляются маркеры выделения;

• щелкните внутри надписи (в поле появится мигающий текстовый курсор)
и измените название КодСотрудника на Код сотрудника;

аналогичным образом измените текст других надписей.

8. Для увеличения размера поля ДатаРождения:

выделите поле;

захватите мышью правый боковой маркер и потяните его вправо

9.Измените, если необходимо, размеры формы.

Для этого:

подведите курсор к нижней границе формы так, чтобы он принял вид дву­сторонней стрелки;

захватите границу формы (не путать с границей окна) и потяните вниз;

аналогичным образом измените горизонтальный размер формы.

Задание 2. Подготовить служебную справку и докладную записку.

Докладная записка из отдела по технике безопасности (инженер по ТБ), адресована главному инженеру, о соблюдении техники безопасности

Образец справки о трудовом стаже

Образец справки о заработной плате

Докладная записка директору о приобретении нового ПО и компьютеров для оборудования кабинета информатики

Задание 3. Составить и оформить следующие организационно-распорядительные документы, согласно варианту

Примечание. Для задания №2, №3 используйте электронный учебник «Деловая документация»

Контрольные вопросы

Что такое форма? Какие виды форм Вы знаете?

Какие поля используются при создании формы?

Какие инструменты используются для задания переменной части документа?

Как сохранить шаблон?

Анализ урока

Тема открытого урока

«Создание шаблонов деловой информации с использованием стандартов электронных документов»

На изучение раздела «Стандарты при обработке деловой информации» отводится 10 часов.

На изучение темы данного урока отводится 6 часов, из них на практическую работу–4 часа.

Дидактической целью изучения данной темы является создание содержательных и организационных условий самостоятельного применения учащимися комплекса знаний и способов деятельности

Анализ содержания компонентов дидактической структуры:

Учебное занятие рассчитано на 2 часа c перерывом 5 минут.

Во время проведения организационного момента установлен психологический контакт с учащимися, проверена готовность учащихся к занятию, проведено пояснение порядка работы, особенностей занятия.

Преподавателем была создана мотивационная среда для привлечения учащихся к активной познавательной деятельности

изложены тема, цели и задачи урока. Учащиеся были нацелены на освоение целей урока, вызван интерес к учебному материалу.

Объем материала подобран оптимально. Применены такие элементы как новизна, проблемность, привлекательность учебной информации.

При изложении материала использовались различные методы обучения:

Сообщительная беседа позволила учителю путем постановки вопросов и их обобщению систематизировать знания по предмету

На уроке применялись следующие формы организации деятельности учащихся:

Фронтальная (использовалась в организационной части урока, при мотивации, закреплении изученного ранее материала);

Индивидуальная (проверка правильности выполнения задания)

Самостоятельная работа (закрепление знаний и способов деятельности)

На уроке применялись следующие способы повышения познавательного интереса

Показ практической роли знаний

Учебная деятельность учащихся на уроке была активной. Учащиеся работали творчески, продуктивно, что позволило глубоко изучить тему урока;

При закреплении материала было достигнуто развитие самостоятельности и аккуратности при подготовке документации . Дана объективная оценка деятельности отдельных учащихся.

Подведены итоги урока и выставлены отметки;

Задано домашнее задание.

Применены оптимальные средства обучения, соответствующие принципам дидактики и особенностям предмета.

На уроке была достигнута обучающая цель, создана благоприятная обстановка для осуществления воспитывающей и развивающей целей.

Достоинствами урока являются систематизация знаний по изучаемой теме, применение знаний в новой ситуации, создание условий для раскрытия творческого потенциала учащихся, воспитание трудолюбия, аккуратности, внимательности при выполнении экономических расчетов

Приложение1

Электронное учебное пособие по дисциплине «Деловая документация»

Приложение2

Тесты из электронного учебника «Деловая документация»

СТРАНИЦА ТЕСТА

ВОПРОС 1:

Делопроизводство это-: ?

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов 1

Оформление по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий 2

Работа с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методических материалов

Работа с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методических материалов

ВОПРОС 2:

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в: ?

Актах

Отчетах

Протоколах

Докладах

ВОПРОС 3:

Соблюдение единых правил оформления документов обеспечивает: ?

Качественное составление документов, юридическую силу документов

Юридическую силу документов, оперативность и качественное составление документов, организацию быстрого поиска документов, активное использование ЭВМ при составлении документов

Юридическую силу документов, оперативное составление документов

Организацию быстрого поиска документов, их юридическую силу

ВОПРОС 4:

Бланк для внешних документов включает реквизиты: ?

Эмблема предприятия, его адрес

Эмблема предприятия, его наименование, почтовый адрес, номер контактного телефона, дата и номер документа

Название предприятия, его почтовый адрес, дата и номер письма

Название предприятия, эмблема, номер контактного телефона

ВОПРОС 5:

Для наилучшего понимания смысла документа наиболее значимую часть нужно размещать: ?

В начале текста

В середине текста

В конце текста

Не имеет значения

ВОПРОС 6:

Правовой статус работника организации регламентируется: ?

Положением о структурном подразделении

Приказом по основной деятельности

Должностной инструкцией

Акты, протоколы, устав, учредительный договор, приказы по личному составу, бухгалтерские отчеты

ВОПРОС 7:

К организационным документам относятся: ?

Приказы по основной деятельности, устав, штатное расписание, должностные инструкции

Устав, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции

Устав, приказы по личному составу, приказы по основной деятельности, акты, протоколы

Приказом по личному составу

ВОПРОС 8:

Датой вступления приказа в силу является: ?

Дата его оформления секретарем

Дата его подписания руководителем

Дата документа, на основании которого оформляется приказ

Дата введения его в действие, указанная в тексте

ВОПРОС 9:

Бланки протокола содержат следующие реквизиты: ?

Наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место заседания, заголовок к тексту, текст, подписи

Наименование организации, наименование вида документа, номер протокола, место заседания, гриф утверждения заголовок к тексту, текст, подписи

Наименование вида документа, дата заседания, место заседания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подписи

Наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место заседания, текст, подписи

ВОПРОС 10:

Бланки протокола содержат следующие реквизиты: ?

Инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на совещание

Список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения

Список присутствующих, порядковый номер вопроса по повестке дня, заголовок к докладу, фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления

Номер протокола, место составления, заголовок к тексту, текст (повестка дня, слушали, постановили), подписи

ВОПРОС 11:

Каким документом оформляется списание материалов: ?

Актом

Приказом по основной деятельности

Протоколом

Распоряжением руководителя предприятия

ВОПРОС 12:

Документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации, является: ?

Справка

Объяснительная записка

Протокол

Докладная записка

ВОПРОС 13:

К документам по личному составу относятся: ?

Трудовые контракты, трудовые книжки, личные дела, заявления о приеме на работу

Заявления работников о приеме и увольнении, резюме, автобиография

Личные дела, трудовые контракты, приказы по л/с, трудовые книжки, личные карточки, лицевые счета по заработной плате

Заявления работников о приеме и увольнении, резюме, автобиография; трудовые контракты

ВОПРОС 14:

При приеме сотрудника на работу необходимо оформление следующих документов: ?

Заявление сотрудника о приеме, трудовой договор (контракт), приказ о зачислении

Заявление сотрудника о приеме на работу, трудовой контракт

Приказ о зачислении сотрудника на работу

Резюме, заявление сотрудника о приеме, трудовой договор (контракт), приказ о зачислении

ВОПРОС 15:

Четкая организация работы с документами необходима для: ?

Упорядочения их регистрации

Правильного хранения

Создания оптимальных условий для всех видов работ с документами

Для своевременного их использования

ВОПРОС 16:

На рассмотрение руководства передаются: ?

Документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации

Все подлежащие исполнению документы

Только документы, адресованные руководителю организации

Рассмотрение всех документов проводится работником службы ДОУ

ВОПРОС 17:

Внутренние документы: ?

Регистрируются в день поступления

Регистрируются в день подписания

Не регистрируются

Регистрируются в день утверждения

ВОПРОС 18:

Какие документы относятся к нерегистрируемым: ?

Факсы, письма- запросы

Поздравительные письма, приглашения

Письма-ответы

Контракты и договора, не состоявшиеся по каким либо причинам

ВОПРОС 19:

Основная цель организации контроля исполнения – : ?

Обеспечение своевременного и качественного исполнения документов

Обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов

Обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях

Проверка своевременного доведения документа до исполнителя

ВОПРОС 20:

Когда документ считается исполненным и снимается с контроля : ?

После исполнения заданий

После сообщения результатов заинтересованным организациям

После предоставления документированного подтверждения исполнения

Когда результаты исполнения отмечены на исполненном документе

ВОПРОС 21:

Номенклатура дел предназначена для : ?

Систематизации документов на предприятии

Группировки исполненных документов в дела и их учета

Для правильного хранения документов на предприятии

Соблюдения режима секретности на предприятии

Приложение3

Макет докладной записки

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

«____»_________________200___ г. №___

г. Минск

Заголовок (о чем документ)

Текст докладной записки Внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений, отчетные докладные записки о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов и др.

Наименование должности (подпись) И.О. Фамилия

Приложение4

Макет справки

СПРАВКА

«____»___________200___г.

№_____________г.Минск

___________________является студентом (кой) _________________курса

(Ф.И.О. студента)

____________________________________________________формы обучения (дневной/заочной/вечерней бюджетной либо дневной/заочной/вечерней на договорной основе с оплатой за обучение)__________________________факультета ___________________специальности (название факультета)

(название специальности)

Должность руководителя

структурного подразделения (подпись) И.О. Фамилия

печать структурного подразделения