Учебно-методический материал «Рациональные приёмы работы с документами: методические указания для студентов 1 курсов»
Н.Н. Мухина
Рациональные приемы работы с документами: методические указания для студентов 1 курсов.
Аннотация: в статье рассмотрены виды документов с точки зрения характера знаковых средств закрепления информации, по способу распространения документов в обществе и регулярности выхода в свет. Также читатели могут ознакомиться с информацией о видах чтения, условиях запоминания текстов, а также способах выписывания необходимой информации из источников.
Ключевые слова: документ, чтение, выписки, запоминание текста.
Rational methods of work with documents: guidelines for students 1 courses.
Abstract: the article describes the types of documents from the point of view of the character of the iconic means of securing information by way of distribution of documents in society, and regularity of publication. Readers can also find information about the kinds of reading, memorizing texts and ways of writing out necessary information from the sources.
Keywords: paper, reading, summaries, memorizing the text.
Умение работать с документами является базовым умением при осуществлении любой профессиональной (практической и научной) деятельности.
Документ понимается как материальный носитель с зафиксированной информацией, предназначенный для ее хранения и передачи во времени и в пространстве, пригодный для использования в документационных процессах.
С точки зрения характера знаковых средств закрепления информации выделяют:
|
Вид документов |
Определение |
Примеры |
|
Текстовые (читаемые) |
Произведения письменности |
Тексты художественных произведений, монографий, учебников и т. д. |
|
Иконические (рассматриваемые) |
Документы, отображающие объекты в виде изображений |
Изоиздания, фотографии, рисунки, кинофильмы, слайды и т.д. |
|
Идеографические |
Документы, использующие условные знаки, замещающие отображение реальных объектов. Воспринимаются при умении расшифровывать знаки |
Карты, ноты, чертежи, схемы и т.д. |
|
Аудильные (слышимые) |
Документы, фиксирующие и передающие звуковую информацию |
Фонограммы, музыкальные компакт-диски и т.п. |
|
Тактильные (осязаемые) |
Документы, использующие для передачи информации изменение рельефа носителя |
Перфокарты, документы, выполненные шрифтом Л. Брайля |
|
Комплексные |
Документы, использующие для передачи информации два или более знаковых средств |
Звуковые кинофильмы, CD-ROM [5, с. 29] |
По способу распространения документов в обществе различают следующие виды документов:
|
Вид документов |
Определение |
Примеры |
|
Опубликованные |
Документы, предназначенные для широкого распространения и поэтому, как правило, проходящие рецензирование и редактирование, что приводит к повышению их значимости. Эти документы тиражируют в большом числе экземпляров |
Книги, журналы, газеты |
|
Неопубликованные |
Документы, тиражируемые в ограниченном числе экземпляров или по непосредственным запросам пользователей на основе распространяемых вторичных документов, с дальнейшим предоставлением их полного текста |
Диссертации, отчеты НИР, депонированные рукописи |
|
Непубликуемые |
Документы, изначально предназначенные для узкого круга пользователей, как правило, имеющие распространение в рамках отдельных ведомств, организаций, фирм |
Приказы, распоряжения, штатные расписания и т.д. |
|
Промежуточные |
Документы, содержащие материалы предварительного характера, распространяемые до выхода в свет издания, в котором будут помещены окончательные тексты |
Препринты [4, с. 32] |
С точки зрения регулярности выхода документов в свет выделяют:
|
Вид документов |
Определение |
Примеры |
|
Непериодические |
Документы, выходящие однократно и не имеющие продолжения |
Монографии, альбомы, открытки |
|
Продолжающиеся |
Документы, выходящие через неопределенные промежутки времени по мере накопления материала |
Нумерованные тематические сборники, труды НИИ |
|
Периодические |
Сериальные издания (документы), выходящие через определенные промежутки времени, с постоянным для каждого года числом номеров (ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежегодные и т.д.) |
Газеты, журналы, бюллетени, календари [5, с. 32] |
На современном этапе человечества чтение является одним из важнейших средств получения информации. Чтение, с точки зрения мыслительных процессов, протекает на различных уровнях: от умения понять содержание приблизительно до творческого прочтения, при котором читающий не только воссоздает ход мыслей автора, но и сравнивает, синтезирует прочитанное, принимает или отвергает основную мысль, реорганизует свою мысль или встает на новую точку зрения. Под видами чтения и характеризующихся «специфическим сочетанием приемов смысловой и перцептивной переработки материала, воспринимаемого зрительно» [6].
В зарубежной классификации видов чтения положены практические потребности читающих: просмотр рассказа, статьи или книги, ознакомление с содержанием, занятие поиском нужной информации, детальное изучение содержания из всего многообразия факторов, оказывающих влияние на характер чтения, наиболее существенными из которых являются следующие: предполагаемое использование извлекаемой при чтении информации и вытекающая отсюда невольная установка читающего на степень полноты и точности читаемого. Эти два фактора можно считать за основные критерии при определении видов чтения, ибо они, в конечном счете, определяют характер чтения. Каждый вид чтения связан, следовательно, с решение определенных коммуникативных задач.
Выделяют следующие виды чтения [1, 2]: поисковое, просмотровое, ознакомительное и изучающее.
|
Вид чтения |
Определение |
|
Просмотровое, поисковое |
Умение просмотреть книгу, журнал, статью и т. п., чтобы получить самое общее представление о содержании работы в целом, ее теме, основных вопросах, затрагиваемых в ней, и т.д. – и определить, представляет ли она (или отдельные разделы) интерес для читающего. В данном случае имеет место локализация содержащейся в тексте информации (определение области, к которой она относится), а затем – самая общая ее оценка: нужно/не нужно. В тот момент, когда читающий приходит к отрицательному выводу, чтение соответствующего раздела (отрывка и т.п.) фактически прекращается, часто не дочитывая отрывка, переходит к следующему. В случае положительной оценки либо меняется характер чтения, либо читающий берет соответствующий раздел на заметку, чтобы прочитать его позднее более внимательно. |
|
Чтение с общим охватом содержания (ознакомительное) |
Умение бегло прочитать материал для общего ознакомления с содержащейся в ней информацией. Этот вид чтения является как бы чтением для себя, без специальной внутренней установки на обязательное последующее воспроизведение полученной информации. Типичным примером этого вида чтения является чтение художественной литературы для времяпрепровождения, для собственного удовольствия или при работе со специальной литературой. Зная, что та или иная книга, статья и т.д. относится к интересующей нас области, мы прочитываем ее с целью общего ознакомления с содержанием, причем нас интересует не только то, о чем данная работа, но и что именно говорится по тем или иным вопросам. Чтение при этом сопровождается оценкой получаемой информации – новое/известное, интересно/неинтересно, непонятно/понятно и т.п. Для вынесения такого рода оценки читающий довольствуется пониманием общей линии содержания, аргументации, доказательства и т.д., причем часто не потому, что он не может достичь полного, глубокого понимания, а потому, что оно ему не требуется в данный момент. Однако в случае оценки «новое», «интересно», «непонятно» и другие, характер чтения меняется, так как изменяется отношение читающего к получаемой информации, со всеми вытекающими из этого последствиями. |
|
Изучающее чтение |
Умение максимально полно и точно извлечь из иностранного текста содержащуюся в ней информацию. Читающий предполагает, что ему придется впоследствии воспроизводить или использовать в той или иной форме полученную информацию, а это связано с осмыслением информации, ее интерпретацией, установкой на длительное запоминание (всей или части информации) уже чтения. Так обычно читается литература, представляющая специальный интерес, необходимая для дальнейшей деятельности человека. |
Внимание при чтении [6]
Зачастую в работе с текстом мы бываем невнимательными. Это влияет на продуктивность чтения и уровень восприятия текста.
Хорошими помощниками в организации внимания являются слова-ориентиры. Их можно разбить на ряд групп, например:
Прямое развитие мысли, уже выказанной ранее (таким же образом, к тому же следует добавить ….);
Изменение хода мысли, противопоставление фактов, точек зрения (но, хотя, однако);
Подготовка к разбору нового вопроса, переход другой мысли, сопоставление фактов (разберем еще вопрос, может быть и так);
Выделение особо важного, существенного. Обращается внимание на выводы: поэтому, таким образом, в сущности…;
Подготовка итогов и выводов.
Действенный путь воспитания внимания – контроль за чтением, закрепление прочитанного.
Запоминание текста [6]
Наряду с вниманием, в работе с текстами большую роль играет память.
Первое условие хорошего запоминания и дальнейшего воспроизведения – это цель. Необходимо всегда осознавать, для чего мы читаем.
Второе условие – понимание содержания текста.
Третье условие – осознание того, что можно получить из текста. Наша память фиксирует не только сам текст, но и то, что стоит за ним. Лучше всего усваивается текст, который написан эмоционально, ярко, образно, в котором много конкретного материала и иллюстраций.
Четвертое условие – это синхронная работа всех типов памяти – зрительной, слуховой, двигательной, моторной. Надолго запоминается текст, который мы и видим, и слышим, и произносим одновременно.
Пятое условие – учет закономерностей внимания и запоминания.
Шестое условие – соблюдение принципа «порционности», что особенно важно при учебе. Малознакомый и трудный текст надо разбить на более мелкие «пароли», но не более чем на 7 логических кусков (считается, что кратковременная память человека может быть выражена как «семь плюс минус два», являясь своего рода «психологической константой», т.е. некоей постоянной величиной, от которой зависит восприятие информации).
Седьмое условие – использование в запоминании мнемотехнических приемов, т.к. зачастую необходимо заучить материал, который слабо поддается смысловой обработке.
Осуществляя целенаправленный анализ содержания текста по уровням мыслей, мы в то же время непроизвольно организуем свое внимание и обеспечиваем непроизвольное запоминание в процессе активного осмысления.
Для того чтобы читать быстро, необходимо соблюдать следующие рекомендации:
читайте без артикуляции, не проговаривайте слова, внутренняя речь значительно снижает скорость чтения;
читайте сверху вниз, скользя глазами по центру страницы, а не по строчкам;
читайте не словами, а целыми строками, расширяя периферийное зрение;
читайте без регрессий, т.е. не возвращайтесь к уже прочитанным словам, фразам;
читайте внимательно, отсутствие внимания при чтении приводит к тому, что чтение происходит механически и смысл прочитанного не доходит до сознания;
читайте с интересом, легко читается и запоминается то, что нам интересно, поэтому мотивируйте себя при чтении.
Выписки
Письменное оформление результатов чтения также является второй ступенью после того, как пройдена первая – понимание читаемого.
Первичной фиксацией информации можно считать подчеркивания и пометки на полях. Для пометок можно воспользоваться следующей системой знаков:
! – очень важно;
? – вызывает сомнение, непонятно;
V – основное, обратите внимание;
= - вывод, резюме, итог;
В – выписать и др. [3]
Основное назначение записей это:
Сохранение информации;
Повышение оперативности использования наиболее значимой информации в разных целях;
Сокращение объема для облегчения запоминания.
В каждом отдельном случае для ведения записей требуется:
Решить вопрос о целесообразности ведения записи;
Выбрать оптимальную форму записи;
Обеспечить правильное содержание записи;
Придать записи нужный внешний вид.
Умение правильно и удобно вести записи приобретается практикой.
Вести записи рекомендуется на одной стороне листа, что ускоряет поиск, упрощает систематизацию и дает возможность производить дополнительные записи и вставки при дальнейшей работе.
Наиболее простой вид записи – выписки (выдержки) [3]. Они применяются при работе с любой книгой и статьей. Обычно делать большинство выписок рекомендуется после того, как книга прочитана. Так легче определить, что необходимо записывать. Выписывая текст дословно, необходимо заключать отрывок в кавычки и давать ссылки на источник (автор, заглавие, место, год издания или название журнала, год, номер, страницы). Цитировать текст надо по возможности законченными фразами. Многоточием отмечают пропуск в начале, в середине и в конце. Выписки обычно заносят на отдельный листок. Из них формируется картотека, подобранная по темам, фамилиям автора.
Одна из разновидностей выписок – рабочая запись. Она обычно делается на карточках или отдельных листах.
План – это краткая программа какого-нибудь изложения; совокупность кратко сформулированных мыслей-заголовков, в сжатом виде представляет смысловую структуру текста.
План, оставляемый при чтении помогает уяснить содержание, глубже его усвоить. План позволяет быстро вспомнить прочитанное, осознать, насколько глубоко понят материал. Читая, надо фиксировать, где кончается одна мысль автора, и начинается другая.
Чаще всего, план лишь первый этап работы. Он очень облегчает составление тезисов и конспектов.
Тезисы (от греч.) – полагаю, утверждаю – это основные положения текста.
Если в плане произведения мы только называем основные положения, то в тезисах – раскрываем само содержание этих положений. Составление тезисов позволяет более детально расчленить текст, чем запись плана. Тезисы должны быть обоснованны и доказательны. Формулировки – четкие и краткие, но, самобытность формы произведения должна быть сохранена в тезисах, иначе снизится острота восприятия материала. Тезисы полнее всего позволяют обобщать материал, передавать его суть в кратких формулировках.
Тезисы составляются при повторном чтении. С помощью плана разбивают текст на ряд отрывков и находят в каждом из них главное, выделяют его. Затем, хорошо продумав выделенное, уяснив его суть, формулируют тезисы. Грамотно составленные тезисы вытекают один из другого. В окончательном варианте тезисы могут быть пронумерованы по порядку. Различия между тезисами и конспектом можно четко обозначить в таблице:
|
тезисы |
конспект |
|
Содержит основные мысли текста в форме утверждения или отрицания |
Воспроизводит не только мысли оригинала, но и связь между ними |
|
В каждом положении содержится одна мысль |
Сохраняет черты деления на части, свойственные оригиналу |
|
Служат для сохранения в памяти и как основа для дискуссии |
Цель – сохранение в памяти |
|
Выделяются, «извлекаются» из текста |
Сжимает, «уплотняет» произведение |
Началом подготовки к конспектированию служит внимательное ознакомление с книгой, затем вдумчивое чтение. Читая, надо разобраться в структуре книги, уяснить ее общий план, выделить важные вопросы.
Быстрее ориентироваться в книге поможет предисловие или введение, аннотация и т.п.
При конспектировании больших трудов или книг сначала составляют план.
Конспекты содержат не только основные положения и выводы, но и факты, доказательства, примеры, иллюстрации.
Выделяют 4 типа конспектов:
|
Типы конспектов |
определение |
|
Плановый конспект |
Основан на предварительно составленном плане произведения. Такой конспект краток, прост, его можно использовать для срочной подготовки к докладу, выступлению |
|
Текстуальный конспект |
Создается из отрывков подлинника – цитат. Недостаток такого конспекта – он слабо активизирует мышление, может спровоцировать автоматическое переписывание цитат |
|
Свободный конспект |
Суть его в том, что читатель не сохраняет порядок мыслей автора, а излагает материал в более удобном для себя порядке. Но он наиболее ценный вид конспекта, так как развивает умение самостоятельно и кратко формулировать основные положения |
|
Тематический конспект |
Прежде всего, надо подобрать литературу по теме, расположить в определенном порядке – по степени полноты и научности изложения темы. Далее – изучить тему с источника, где она изложена наиболее полно. По этому источнику необходим создать подробный план с указанием страниц. Затем можно приступать к изучению остальных источников. Если обнаружился новый материал, надо записать отдельный пункт к плану с указанием источника [2]. |
Необходимо соблюдать следующие правила при сокращении слов в конспекте:
не сокращать несколько слов подряд, т.к. можно потерять их согласование;
писать все предлоги и сохранять все знаки препинания;
придерживаться одной и той же системы сокращения, т.е. создать свой, индивидуальный словарь сокращений слов и наиболее употребительных обозначений.
Таким образом, процесс работы с документами достаточно творческий, хотя и направлен на определенные цели - написание реферата, курсовой и дипломной работ, статьи и т.д. Каждый человек сам должен решить, какими способами он будет работать с интересующими его изданиями. Но, при этом, необходимо учитывать все требования при записи тех или иных сведений, а также порядок их сокращения.
Вторым этапом работы с документами является оформление результатов учебной и научной деятельности.
Список использованной литературы
Андреев О. А., Хромов Л.Н. Учитесь быстро читать: кн. для учащихся ст. классов. М.: Просвещение, 1991. 160 с.: ил.
Михайлов А.И., Черный А.И., Гиляревсий Р.С. Основы информатики. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Наука, 1968. 755 с.
Паршукова Г.Б. Методика поиска профессиональной информации: учеб.-метод. пособие. СПб.: Профессия, 2006. 224 с.
Сметанникова Н.Н. Стратегический подход к обучению чтению (междисциплинарные проблемы чтения и грамотности). М.: Школьная библиотека, 2005. 512 с.
Справочник библиографа / науч. ред.: А.Н. Ванеев, В.А. Минкина. СПб.: Профессия, 2002. 528 с. (Библиотека).
Сухоруков К.М. Государственная библиографическая регистрация произведений печати в России: история и современность // Книга: исследования и материалы. М., 1997. Сб. 74. С. 35-42.
Ширшова Наталья Владимировна